【無料資料も紹介】今年こそ業務効率化を実現！ 進め方や方法を解説

業界、業種、職種問わず、企業にとって「業務効率化」は、共通の課題であるようです。 Manegyでは昨年（2023年）春と夏に、管理部門のビジネスパーソンを対象とした業務上の課題に関するアンケートを実施しました。 その結果、総務・人事・経理・法務の全分野において、いちばんの課題は「業務の効率化・時間短縮」と答えた人が最多でした。

「今まさに業務効率化に取り組んでいる！」という方が役に立つ情報として、本記事では、管理部門をはじめ、あらゆる部署に共通する業務効率化の重要性や進め方、方法を解説し、併せて無料ダウンロードできる資料を紹介します。

業務効率化はなぜ重要？

多くの企業が業務効率化に取り組んでいる理由は、大きく2つあります。 まずは「働き方改革」への対応です。日本は年々、労働人口の減少が進んでいます。多様な働き方を可能にすることで労働力の確保を目指す「働き方改革」は、どの企業にも求められている施策です。

長時間労働が当たり前の働き方ではなく、さまざまな立場の人が働きやすくなるように、限られた時間で業務を行なうには、業務効率化が不可欠でしょう。働きやすい環境になれば、従業員のモチベーションアップに繋がります。

そしてもう一つが「生産性の向上」です。効率よく業務に取り組めれば、かつてより時間をかけずに生産量を保てたり増加できたりします。人件費などコストダウンを図ることもでき、その分の人材や資金で新規事業の創出や他の事業の強化も可能になるでしょう。

業務効率化の進め方

業務効率化は効果的に進めましょう。基本は以下のとおりです。

（1）業務を可視化し、現状を把握する

まずは、効率化したい業務の課題を洗い出すため、現状を可視化します。現行の業務プロセスを詳しく分析し、何が不要で簡略化できるものはあるかなど、ムダや重複を特定します。

（2）課題に優先順位をつけ、改善策を検討する

洗い出した課題は、取り組む優先順位を決めたうえで、改善策を検討します。課題は「どのように変えたいのか」具体的にピックアップします。例えば「○○の作業は、確認回数を減らして所要時間を短くしたい」といったように、現在の問題点と今後どのようにしたいかを導き出しましょう。

（3）改善方法を決め、効率化に取り組む

業務を効率化するには基本的に、ムダや重複を“減らす”ことが必要です。工数や量など、業務自体を減らすことで、業務にかかる時間や手間が減り、効率化に繋がります。 ただし、工数や量を減らすことができない業務に関しては、他の方法（システムなどの活用）を検討する必要もあります。改善に取り組んだら、その効果を分析し、よりよい仕組みを構築していくのが大切です。

業務効率化の方法

業務効率化を実現する方法はいくつかあります。多くの企業で取り入れられている主な方法は、以下の4つです。

（1）業務をルール化する

業務上でルールを明確にすれば、ムダや重複を極力減らして作業を最適化できます。まずはマニュアルやフローを作成してスタッフ間で共有し、仕事の優先順位や管理を意識して取り組みましょう。

（2）管理システムなどを導入する

膨大な業務を共有して作業する場合には、管理システムなどの利用で自動化すると効率がよくなります。主に、ワークフロー管理ツールやクラウドサービス、業務アプリケーションなどがあります。業務の自動化によってチーム内でタスク管理しやすくなり、ペーパーレスになれば情報の扱いもラクになるでしょう。 企業でよく利用されているのが、勤怠管理システムや人事評価システム、経費精算システム、販売管理システムなどです。

（3）アウトソーシングを利用する

アウトソーシングは「外部委託」という意味で、社内業務の一部を外部企業に委託することです。自社に足りない技術や人材を専門の外部企業に託し、生産性を向上させます。

（4）外部の専門家に協力を依頼する

業務効率化そのものがうまく進まない場合は、業務改善を専門とするコンサルティング・ファームなどに依頼して、ビジネスプロセスの最適化や改善のアドバイスを受けるとよいでしょう。効率化を図るうえでの課題や改善案を得られるほか、実践をサポートしてくれるところもあります。

以上が、業務効率化を実現する主な方法です。
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