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出張が多い企業をサポート、出張管理システムを導入するメリットとは？

公開日2024/11/19 更新日2024/11/19 ブックマーク数

出張は出張する社員にとっても、それを管理する総務や経理担当者にとっても負担が大きい業務です。手続き、手配、立て替えなどで手間がかかり、スケジューリングや経費精算などの煩雑な処理も必要です。こうしたプロセスの負担を軽減したいと感じたら、出張管理システムを検討するとよいかもしれません。

目次本記事の内容

出張管理を効率化したい！
出張管理システムを利用するメリット
最適な出張管理システムを選ぶポイント
まとめ
おすすめ出張管理のサービス一覧

出張管理を効率化したい！

出張のスケジューリングから、移動手段や宿泊先の手配、経費精算までのプロセスを一元的に管理して、さらに申請や報告まで一括処理できるのが出張管理システム（BTM）の特徴です。

従来は担当者が直接各種手配を行い、出張先での手続きや支払いは社員本人が行い、出張が完了すると経理関連の処理が必要でした。しかし、出張管理システムの登場で出張に関わる業務の大幅な効率化が可能になりました。コスト削減にもつながるため、出張業務が多い企業では早めに導入を検討するべきでしょう。

出張管理システムを利用するメリット

出張管理システムを活用すれば、出張に関わる全員にメリットが生じます。担当者ごとに、主なメリットをまとめてみましょう。

準備担当者のメリット（総務・出張する社員）

効率的で低コストなスケジューリングにするための、移動手段・宿泊先の比較検討から手配までをシステムで一括管理できます。出張の申請と承認手続きも含めて、準備はすべてシステム任せという手軽さです。出張する社員が直接スケジューリングする場合も同様です。

出張する社員のメリット

出張先で生じるコストは、システムにより後日まとめて請求されるため、社員本人が現地で支払いを立て替える必要がなくなります。立替費用の精算も不要です。

経理担当者のメリット

複数の出張に関わるコスト計算や精算処理が不要になり、請求も一本化できるため仕訳や帳簿作成が大幅に効率化できます。また業務が細分化されないことから、ミスやトラブルの防止にもつながります。

企業にとってのメリット

最適なスケジューリングによって、社員を送り出す企業側はコストカットを実現できます。各部門の負担も軽減できるうえ、業務上のミスや不正を防ぐ効果も期待できるでしょう。

最適な出張管理システムを選ぶポイント

多くの出張管理システムが提供される中で、自社に最適なシステムを選ぶ重要なポイントを3つ挙げます。まず1つ目は、予約できる交通機関や宿泊施設などの充実度です。提携先が多いほど、利便性やコスト面でのメリットが増えるからです。

また、たとえば経理などほかの業務関連システムとの連携も重視しましょう。出張に関する業務がすべて連携できないと、業務効率化が制限されるおそれがあります。最後にもう1つ、システムの使いやすさも大きなポイントです。操作性や便利な機能などを比較し、サポートの充実度も参考にしてシステムを選択しましょう。

出張管理システムについては、以下のページで詳しく紹介しています。
https://www.manegy.com/service/travel_management/

まとめ

出張管理システムを使うと、今までは出張する社員と複数の部門が別々に対応していた処理を、一括して扱えるようになります。1度の出張を1つのパッケージとしてとらえることで、大幅な業務効率化が可能になるでしょう。出張が多い企業は、費用対効果を詳細に検証したうえで、一度サービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。