契約書管理に限界が来たときの対処法は？

契約書は業種業態を問わず、あらゆる企業にとって最重要書類です。しかし契約数がどんどん増えていくと、とくに人的資源に限りがある中小企業・ベンチャー企業では、管理が大変になって管理がずさんになってしまう恐れもあります。

そこで今回は、契約書管理の限界が生じる要因とそれによって直面する問題、対処方法としての契約書管理システムの活用について解説します。

契約書管理の限界はなぜ起こる？

企業が事業活動を行う上では、取引先・得意先との間で作成する契約書管理の作業が必須です。契約書は契約期間中のみならず、期間終了後もすぐに破棄することはできず、所定の期間は保管を継続する必要があります。その理由は、法人税法（7年）、会社法（10年）、電子帳簿保存法（7年）、労働基準法（5年）など、契約書の種類はそれぞれ異なりますが、法律によって保管期間が定められているためです。

また法的要請以外にも、従業員が過去の契約の内容やプロセスなどを参照できるようにしておくため、取引した証拠を残すため、といった点においても、契約書の適切な保管・管理は重要です。企業としては、契約期間が終わっても契約書を保管し続けなければいけない理由が多数あり、どうしても契約書管理の作業負担が発生します。

しかし企業が契約書管理を継続する中で、その管理に限界が生じる可能性があります。その理由は以下の通りです。

紙の契約書が増えすぎる

契約書を管理する方法として、最もオーソドックスで昭和の時代からから行われてきたのが、紙の契約書を企業・業種ごとにまとめてファイリングし、専用の部屋・スペースに置かれたキャビネットなどに保管して管理する方法です。

パソコンに慣れていない人でも行えるので、中高年世代にとってはやり慣れた管理方法です。しかし契約数が膨大になって、契約書の数も増えてくると適切な管理が難しくなってきます。契約書のファイリングは、企業名ごとに五十音順で整理して行われるのが通例ですが、契約先が増えると検索するのに時間がかかるようになり、生産性の低下を招くようになります。

また多くの従業員が出入りして検索していくうちに、閲覧後にどこか間違った場所に戻して次に閲覧する人が困ったり、紙なので閲覧の中で痛んでしまったりもします。紛失に備えてコピーを取っておくなら、そのコピーを保管する場所も確保する必要があります。保管場所のために社内の部屋が占有されるといった事態も生じてきます。

パソコンでの手作業が大変

契約書管理の現場では、紙の契約書をいちいち検索しなくても良いように、パソコンに契約書の内容をデータとして保管し、従業員がいつでも閲覧できるようにする取り組みも行われています。そのために作られるデータのことは、契約書管理台帳と呼ばれます。契約書管理台帳はGoogleの機能（Googleスプレッドシート、GoogleDrive、GoogleWorkspace）やWordなどのワープロソフト、Excelなどの表計算ソフトを使用し、従業員の間で情報共有できる形で管理されるのが通例です。

しかしこの場合も契約書のデータ自体は閲覧しやすいですが、原本である紙の契約書は保管しておく必要があり、契約数が増えてくると保管場所の確保が大変になる、損傷・紛失のリスクが伴う、といった問題点が生じます。

さらに契約書管理台帳の作成は手作業が基本であり、紙からデジタルデータに移す作業に膨大な時間と労力が必要です。また契約書の更新・修正は契約書管理台帳では行えないため、紙の契約書の取り交わしを改めて行う必要があります。

契約書管理がうまくいかないと起こる問題

契約書管理に失敗すると、以下のような問題が生じます。

法律違反の問題

先述の通り契約書の管理は、契約内容を管轄する法律によって、契約書の保管が規定されています。もし管理不行き届きで紛失・損傷といった事態が起これば、端的に法令違反となります。またもし紛失・損傷によって閲覧できないといった事態が起こると、契約相手と紛争が生じた場合、訴訟対応で必要となる証拠の文書を提出できない、説明責任を果たせないといった問題が生じます。証拠がない、説明ができないとなると、訴訟で不利になります。

情報漏えいリスクの問題

契約書には守秘すべき情報が多く含まれ、雇用契約書であれば重大な個人情報が含まれています。企業の契約書管理がずさんだと、守るべき情報が外部に漏れてしまうリスクが高まります。もし実際に情報漏えいが起これば訴訟にも発展し、それがマスコミなどに報じられれば名声・評判を大きく落とします。

契約内容の確認ができないことで生じる問題

契約書管理がずさんで契約内容を確認できず、もし契約不履行などの契約違反をしてしまうと、契約不適合責任による損害賠償請求を契約相手から求められる可能性があります。また契約更新のタイミングを見逃し、行うべき取引が行えなくなったり、不必要な支払いをしてしまったりといった事態も起こり得ます。

契約相手からの信頼喪失

契約相手は当然ながら、取り交わした契約書の内容を相手が守ると信じて契約に踏み切ります。しかし契約内容の不確認によって、契約にない要求、期日を誤った対応などルールから外れた行動を繰り返すと、契約相手からの信頼を失ってしまいます。

契約書管理の限界を克服できる契約書管理システム

契約書管理システムとは、契約書を電子データ化して一元的に管理できるシステムのことです。契約相手も対応する必要があるとの条件もありますが、契約書管理システムの導入により紙の契約書の取り交わしが必要ありません。電子データの契約書をオンライン上で取り交わすので、契約書を送付するなどの物理的なやり取りも不要です。

さらに契約書の入力機能、検索機能もあり、作成・保管ともに負担を大幅に減らせます。契約書の電子データはサービス提供者が責任を持って保管、管理するので、企業側が情報の機密保持に神経をすり減らす必要はありません。有効期限のアラート設定もできるので更新時期を見逃すこともありません。

契約書管理システムを選ぶ際は、データ化・検索の精度はどの程度か、検索や一括更新などの便利機能がどの程度備わっているか、セキュリティ対策の内容はどうか、などに注目し、自社の要求水準に対応できているかを検討しましょう。

まとめ

契約書管理は本業に付随して発生する業務なので、意識が向かないと軽視しがちです。しかし企業が事業活動を行う中でどんどん積み上がっていく契約書の管理がおろそかだと、コンプライアンス違反や情報漏えい、訴訟の発生、ビジネスの場での信頼喪失といったリスクに直面します。自社だけで有効な解決策が見つからない場合は、コストはかかるものの契約書管理システムを活用することをお勧めします。

参考サイト
Hubble｜契約書管理の理想的な方法とは？リスク・手順やベストプラクティスを法的観点から徹底解説！
OPTIM Contract｜Excel台帳の限界を超える！契約書管理ツールの導入で効率アップ
OPTIM Contract｜契約書管理の方法4つを比較！理想的な状態・システムの選び方も解説
マネーフォワード｜契約書はどの部署が管理すべき？管理体制やメリット・デメリットを解説

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