納品書と請求書の違いや納品書兼請求書の使い方・注意点を解説

日々の取引で、「納品書」と「請求書」という2つの書類がよく使われます。一見似たようなものに思えるかもしれませんが、それぞれ果たす役割や発行のタイミング、記載すべき内容などには明確な違いがあります。

とくに経理や取引管理の場面では、両者を正しく理解し、適切に運用しなければなりません。本記事では、納品書と請求書の基本的な概要から、両者の違いや使い分け、そして納品書兼請求書という形式までわかりやすく解説します。

納品書とは

納品書とは、商品・サービスを取引先に納品した際に発行される書類です。「何を、いつ、どれだけ納品したか」を記録するために使われます。現場・受領側はこの書類をもとに、品目・数量・仕様の過不足やミスがないかをチェックします。

さらに納品書は、取引があったという客観的な証拠にもなる書類です。万が一トラブルが生じた際も、納品書があれば責任の所在やミスの特定ができます。たとえば「商品が届いていない」とクレームが入っても、納品書に受領印があれば、受領者の確認ミスとして請求を正当化できるのです。

記載内容は、以下の通りです。

●納品書を発行する事業者の名称、インボイス制度に登録している番号
●商品やサービスをやり取りした日（取引日）
●どのような商品・サービスをやり取りしたのか（軽減税率の対象かどうかも記載）
●消費税の税率ごとに、合計金額（税抜または税込）と、その税率
●それぞれの税率に対する消費税の金額
●納品書を受け取る側の会社やお店の名前

納品書の場合、フォーマットの定めはありませんが、上記の内容が盛り込まれていれば問題ありません。

納品書は、商品納品時または納品後すぐに発行されるのが一般的です。

請求書とは

請求書は、取引先に対して金銭の支払いを求めるために発行される書類です。納品が完了したのを前提として、金額・振込先・支払期限などを記載し、代金回収の根拠となります。つまり発行タイミングとしては、納品書よりも後です。

請求書は、相手に支払いを促すための書類であるため、納品書に記入する項目に加えて支払期日や振込口座などの情報も必要になります。都度発行される納品書とは異なり、締め日や支払条件など決まったタイミングで発行されるのが一般的です。

納品書と請求書の違い

納品書と請求書は、どちらもビジネスの取引においてよく使われる書類ですが、それぞれ役割が異なります。納品書は、取引先に商品やサービスを届けた際に、「これだけの内容を納品しました」という旨を伝えるための書類です。金額が書かれている場合もありますが、必須ではなく、あくまで納品内容の確認が主な目的です。

一方で、請求書は「これまでに納品した商品やサービスに対して、これだけの金額をお支払いください」と相手に正式に伝えるための書類です。金額はもちろんのこと、消費税、支払期限、振込先口座など、お金のやり取りに必要な情報が詳しく書かれています。とくにインボイス制度の開始以降は、適格請求書としての要件を満たしているかどうかも重要です

前述のように、両者は発行のタイミングも異なります。納品書は商品を納めた際やその直後に発行するのが一般的ですが、請求書は納品が完了した後、月末や締め日に合わせて発行されるのが一般的です。どちらも正しく使い分ければ、スムーズに取引を進めつつ、トラブルを未然に防げます。

納品書兼請求書の概要と注意点

基本的には、納品書は請求書の代わりにはなりません。納品書にも金額が記載されているケースはありますが、支払期限や振込先、消費税の内訳、請求日などの支払いに関わる情報は含まれていない場合がほとんどです。そのため納品書だけでは、取引先が正式な支払い処理を行うには情報が不足しており、会計処理や税務対応の面でも不十分です。

しかし「納品書兼請求書」という形であれば、発行できます。納品書兼請求書とは、納品書と請求書の役割を1枚の書類にまとめたものです。通常、納品書と請求書は別々に発行しますが、取引の内容やボリュームによっては一度にまとめて処理したいというニーズがあります。たとえば単発取引やスポット受注の取引では、1回限りの納品で完結するため、書類を分ける必要がありません。

納品と請求を1枚で済ませれば、発行・保管・確認の手間が減るため、双方にとってメリットがあります。ただし社内システム上、納品と請求を別伝票で処理している場合は、一体化がかえって混乱を招くケースもあります。またインボイス制度が適用される取引では、適格請求書（インボイス）としての記載要件を満たしていなければ、仕入税額控除を受けられない可能性があるため注意してください。

まとめ

納品書は、納品内容を記録・確認するための書類であり、取引の事実を裏付ける証拠としても活用されます。一方の請求書は、代金の支払いを正式に求めるための書類であり、金額や支払期限、振込先などの詳細な情報が必要です。

しかし「納品書兼請求書」という形であれば、発行できます。納品書兼請求書とは、納品書と請求書の役割を1枚の書類にまとめたものです。通常、納品書と請求書は別々に発行しますが、取引の内容やボリュームによっては一度にまとめて処理したいというニーズがあります。たとえば単発取引やスポット受注の取引では、1回限りの納品で完結するため、書類を分ける必要がありません。

単発の取引や事務処理の効率化を考えている場合は、「納品書兼請求書」を発行するケースもあります。納品書と請求書を正しく使い分ければ、スムーズな取引とトラブルの防止につながります。今一度、自社の運用方法を見直してみるのもよいかもしれません。

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