４つの問題に対して研修管理システムに求められる機能
この連載記事では、全４回にわたって、人事担当者を悩ませる非効率で煩雑な業務の代表例である研修管理に焦点を当てて、非効率の原因追及から、最新のITサービスであるクラウドLMSを利用して、現状から脱却する方法までを解説します。
題して「めざせ脱Excel～クラウドLMSで楽々研修管理（全4回）」をお送り致します。
第2回：研修管理に求められる機能
前回の連載第1回「Excelによる研修管理はなぜ非効率なのか？」では、Excelによる研修管理の問題を、人事担当者、マネージャ、一般社員それぞれの立場から解説しました。その結果、このような問題を根本的に解決するには、Excelによる研修管理から脱却して、よりきちんとしたシステムを使った研修管理に移行する必要があることがわかりました。
それでは、このようなシステムには、どのような機能が求められるのでしょうか？？
連載第２回の今回は、Excelによる非効率な研修管理業務から脱却するために必要となる「研修管理システムに求められる機能」について解説します。
前回の連載第１回では、Excelによる研修管理での問題として、「ファイル管理」、「進捗管理」、「履歴管理」、「集計」の４つを取り上げました。
今回の連載第２回では、この４つの問題それぞれについて順番に「研修管理システムに求められる機能」を説明していきます。
１．ファイル管理
Excelによる研修管理では、データが研修コース単位や部門単位に分割されますので、データのやり取りも、ファイルをメールに添付してデータをやり取りしたり、ファイルサーバー上で管理するといった煩雑なものになります。
したがって、研修管理システムでは、すべてのデータを１つのデータベースに格納し、組織や役割に応じたアクセス権限を設定する必要があります。
そうすることで、すべての人事担当者、マネージャ、社員がそれぞれの権限に応じた範囲の最新のデータを参照できるようになります。
２．進捗管理
Excelによる研修管理では、研修受講のプロセスが進んでいる間、進捗状況を把握する仕組みがないため、メールやファイルのやり取りといった１対１のコミュニケーションに頼るしかありません。
したがって、研修管理システムでは、受講申請、受講報告などのデータ入力や更新をデータベースに対して直接行うことで、入力や更新の発生を自動的に検知し、つねに最新の状況が把握できるようにしておく必要があります。
そうすることで、人事担当者がマネージャに、マネージャが社員にメールで受講実績を確認するいった作業は必要がなくなります。
３．履歴管理
Excelによる研修管理では、研修コース単位で受講履歴を管理するのが一般的であるため、特定の社員に関する受講データは複数のファイルに分散されてしまいます。
したがって、研修管理システムでは、受講情報をデータベースで一元管理し、時系列にデータを並べ替えたうえで、情報を参照できるようにする必要があります。
そうすることで、例えば、特定の社員の評価が過去どのような研修を受講してきたかを調べたりすることができるようになります。
４．集計
Excelによる研修管理では、データが複数のExcelファイルにまたがって存在するため、集計作業が煩雑でミスが起こりやすくなります。
したがって、研修管理システムでは、受講情報をデータベースで一元管理し、手作業によらず自動的に受講データの集計が行えるようにする必要があります。
そうすることで、単純な集計ミスを防ぐことができようになるだけではなく、部門別や月別といった異なる集計単位が必要になっても、すぐに対応できるようになります。
まとめ
研修管理システムに求められる機能の最大のポイントはデータベースによる情報の一元管理であることがわかります。
このような研修受講情報の一元管理を実現するシステムの中で最新のものがクラウドLMSです。
クラウドLMSとは、クラウド上に構築され、利用者がインターネットを介してアクセスする研修管理システムです。
次回の連載第３回では、この「クラウドLMSを利用した研修管理の効率化」について解説します。
「めざせ脱Excel～クラウドLMSで楽々研修管理（全4回）」
第2回：研修管理に求められる機能
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社員教育をカンタンに。クラウド型ｅラーニングAirCourseなら、データベースによる情報の一元管理が可能ですので、研修管理を総括的に行えます。
