中途採用の内定通知メール作成のポイント

公開日2021/05/30 更新日2021/05/31

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一昔前は電話や郵送の書面で送られていた内定通知ですが、近年ではメールを活用する企業が増えてきました。これから一緒に働く人に送る大事なメールですので、間違いのないように気を配ることが必要です。そこで今回は、内定通知メールの作成のポイントや注意点などを例文と合わせて紹介します。人事担当の方は参考にしてみてください。

内定通知メールの注意点

注意点として、内定通知メールは早めに送ることを心がけましょう。応募者は、選考結果を気にしています。内定が決まったらなるべく早めにお知らせできるように準備しておくことがオススメです。ただし、遅い時間や早すぎる時間に送信することは推奨しません。深夜出勤や早朝出勤の必要がある企業なのではと疑われるリスクがあります。

また、文面にも注意が必要です。当たり前ですが、不適切な言葉使いはNG。上から目線に受け取られかねない文章も避ける必要があります。内定通知メールであっても、受け取った側が不快に感じた場合、内定辞退や悪評が外部に伝わるリスクがあります。メールの文面を作成したら、社内で確認してもらい不適切な言葉はないか、文面は失礼ではないかなどをチェックしてもらうと良いでしょう。新しく文面を作成した場合などは、テスト配信を行い、問題ないか事前に確認することもオススメです。

内定通知メールは、企業の顔の一つですから、丁寧に作成しましょう。配信ミスを防ぐためにも、チェックリストを作成しておくことも有効と言えます。アドレスに間違いはないか、事前の社内確認は十分か、誤字脱字はないかなどを、チェックリストの確認事項に記載していくと、ミスを回避しやすくなります。なお、近年では不採用通知をメールで行う企業も増えています。内定通知と混合させないようにしっかりと管理することが大切です。

また、心を込めた文章を作成することは必要ですが、砕けすぎた文面は相応しくありません。ビジネスの場にふさわしい範囲で心を込めた文面を作成しましょう。

内定通知メールの例文

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