公開日 /-create_datetime-/
仕事ではさまざまな書類を作成するシーンがあります。しかし書類作成に時間を取られてしまい、本来やるべき業務の時間を確保できなかったり、残業してしまったりすることも少なくありません。
本記事では、書類作成を効率化するためのポイントやコツを解説します。ぜひ参考にして、作成にかかる時間を短縮しましょう。
目次【本記事の内容】
「書類作成に時間がかかる」という人は、行き当たりばったりで作成に取り掛かることが多い傾向です。何も考えずに書類の作成を始めると、内容が思いつかなかったり、完成しても満足のいく出来ではなかったりし、何度も修正をしたりなど時間がかかってしまいます。
効率的に書類を作成したいのであれば、まずは大前提となる以下の原則について意識しましょう。
書類作成に入る前に、書類の目的とゴールを明確にします。それらが不明確だと、書くべき内容について考えが浮かばなかったり不自然な終わり方になってしまったりして、予想以上に時間がかかってしまう原因になるからです。
たとえば、顧客に対するプレゼン資料を作成するときには「新商品の紹介」が目的であり「新商品を購入してもらう」ことがゴールとなります。
このように目的とゴールが明確になっていることで、どのように資料に落とし込めば良いのかを把握でき効率化につながるでしょう。
書類作成を効率化するには、最初に構成を考えることもポイントです。ゴールが見えていても、そこに至るまでの道筋を立てられなければ、途中で軸がブレてしまい時間がかかってしまいます。
書類のストーリー展開や書く内容についてあらかじめ設計してから書類作成に入ることで、スムーズに資料を作成できるでしょう。
書類作成を効率的に終わらせるためには、作成する際の環境も関係してきます。周囲がザワザワしていたり電話や来客があったりすると、せっかく早く終わらせたいという気持ちがあっても集中できません。
このような課題に対し、作業に集中できるようにオフィスに「集中席」「集中ボックス」などを設置する企業も増えてきました。周りを気にせず集中できる空間作りは、作業効率を高めます。また机や椅子などにこだわったり、周りを整理整頓して必要な書類やデータをすぐに取り出せたりするような工夫も重要です。
前項の大原則のほかにも、書類作成を効率化するためのちょっとしたコツやポイントがあります。
パソコンを使う書類作成では、パソコン操作に慣れておくことで格段にスピードが速まります。
特にタイピングに慣れることは重要で、どれだけ早く・正確にタイピングできるかが作業時間を左右します。タイピングはスピードだけでなく正確さも求められるので、タイピング練習ソフトを活用してタイピングに慣れておきましょう。
また、マウスを使わずにキーボードだけで操作する、ショートカットキーをマスターしておくこともおすすめです。
ぜひ覚えておくべきショートカットキーをいくつか紹介します。
ほかにもさまざまな種類のショートカットキーがあります。またWord・Excel・Power Pointなどソフトごとの便利なショートカットキーもあり、書類作成の効率化をサポートしてくれるでしょう。
自社の書類作成のパターンがある程度決まっているのであれば、テンプレートを活用してフォーマット化するのも一つの手です。テンプレートに沿って内容を落とし込んでいくだけなので、効率化が図れます。構成にかける時間も短縮できるでしょう。
テンプレートを自社で作成する場合には、汎用性のあるテンプレートにすると全員で共有できます。いくつかテンプレートのパターンを作っておくと、さまざまなシーンに応用できるので安心です。
また書類作成のテンプレートはインターネット上でも入手できます。デザイン性の高いテンプレートを活用できるので、探してみるのも良いかもしれません。
書類作成では時間を短縮するだけが効率化ではありません。クオリティが高い書類を作成することで、修正や改善の手間を省けます。
また、できるだけ第三者にチェックしてもらうと、自分では気づけなかった修正点や改善点が見つかるでしょう。チェックしてもらうのは、作成に慣れた上司や先輩がベストです。
完成してからのチェックだと、大幅な修正が必要になった場合に多大なリソースがかかってしまうため、不安な人は作成の途中でもチェックしてもらい、その都度修正していきましょう。そのようにすることで、大幅な修正を避けられます。
自社で書類作成のリソースを割けない場合は、書類作成代行サービスに外注するのもおすすめです。プロの手によりクオリティの高い書類が完成します。
書類作成の時間を丸々削減できるため、本来やるべき業務に時間をかけることができ生産性も向上するでしょう。
書類作成を効率化するためには、目的・ゴールと構成を決めてから取り掛かることが大前提です。また集中できる作業空間の確保も、書類作成の効率化につながります。
今回紹介した内容を基に、効率的に書類作成を行い生産性向上に努めましょう。
OFFICE DE YASAI 導入事例
はじめての人事給与BPO(アウトソーシング)活用ガイド
雇用契約書の記載事項を知りたい方必見!必須事項や注意点を解説
休職・復職への対応と産業医の活用法
失敗しない! 産業医選任の手引き
定時株主総会の事前準備総まとめ、各部門担当者の役割と業務上のポイントを解説
AGSクライアントの商材・サービス紹介サイト開設のお知らせ
管理部門・士業に聞いた!「残業」の実態調査2024
個人投資家はどこをチェックする? 企業の非財務情報やESGの取り組みを整理するモデル開発
ローカル10,000プロジェクトとは?最大5000万円で地域起業と新規事業展開を支援!
人手不足解消の打ち手 「多様な」人材活用チェックポイント 人事給与アウトソーシングサービスを提供する三菱総研DCSが解説!
コロナで変わった人事現場の実態 人事給与アウトソーシングサービスを提供する三菱総研DCSが解説!
空間共有システム選び方ガイド
債権管理・入金消込効率化『Victory-ONE/G4』導入事例 ~30時間かかっていた入金消込がほんの数十秒に! 伊藤忠エネクス株式会社~
「人事部の実態と業務効率化」に関するサーベイ結果調査レポート【MURC&DCS共同制作】
代表取締役等住所非表示措置について など|4月15日~4月21日官公庁お知らせまとめ
管理部門のChatGPTの普及率は?【管理部門327名に聞いた実態調査】
【管理部門199人に聞いた実態調査】 2024年GWの10連休取得率や最多連休日数などを発表!
東証プライム市場とは?コンセプト、上場基準、他市場との違いを解説
【〆切は4月30日】バックオフィスで頑張るアナタへ。新年度応援キャンペーン!豪華賞品が当たるチャンス
公開日 /-create_datetime-/