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近年ではDX推進や業務効率の向上を目的に、これまでアナログで作業していたさまざまな業務がシステム化されています。
そのうちの一つに経費精算業務が挙げられます。
新型コロナウイルスの流行によって急速に広まったテレワークにより、出社をしなくても業務が遂行できるような仕組みづくりは特に重要視され、経費精算に関しては従来のように紙による領収書を担当者に提出し、そこから申請・承認・処理を経るまで多くのフローを要することがいつしか非効率とされました。効率化が可能なシステム導入を求めて、自社にマッチしたサービスを選びたい所ですが、経費精算についても、多くの企業から多様なサービスが展開されています。
業務の効率化を図るために経費精算システムを導入しようとしても多くの企業からサービスが提供されていますが、各社のサービスがどれも似たように見えてしまい選ぶことができないと頭を抱える担当者様も多いことでしょう。
今回は、経費精算システムの選び方や目的別に経費精算システムをご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次【本記事の内容】
まず、経費精算システムを導入する目的は「経費申請の手間の軽減」「業務効率化」「テレワーク対応」に大別されます。
これまでExcelを用いたアナログのやり方では申請書に入力・転記をしたり、交通費の金額のチェック、申請・承認を各担当者に得たり、紙の領収書を長期間保管したりなど、経理担当者だけでなく従業員にも負担となっていました。
また、近年のコロナ禍によるテレワークへの切り替えに伴い、出社する必要なくウェブ上で処理するために経費精算システムを導入する企業もあるでしょう。
経費精算システムはさまざまな企業から展開されているため、まずは自社で導入する際の目的を今一度見直し、最適なサービスを選択する必要があります。
経費精算システムを導入する際の目的をはっきりとさせたところで、次に経費精算システムの特徴をご紹介します。
これまでのようにExcelなどで申請書を作成し、プリントアウトしたものに領収書を貼り付けハンコを押していた経費申請と精算が、電子上で完結できるようになります。
プリントアウトや帳票類の整理・保管などの手間を削減し、電子上で完結できるため出社をする必要がなくなり、結果としてテレワークを推進することにもつながります。
電子帳簿保存法の改正により、領収書など紙の国税関係書類を電子データで保存できるようになりました。
電子データで保存することで領収書紛失などのリスクを減らすことができ、これまでのような精算帳票に添付して領収書を提出するという必要はなくなりました。
とりわけ、イメージデータを管理する際は厳格に行う必要があります。そのため、ほとんどの経費精算システムには証憑書類の管理機能が実装されています。
これまで経費や出張に関する費用の清算は、多くが直接上長にハンコを押してもらっていたことでしょう。
しかし、ほとんどの経費精算システムには承認機能が実装されていおり、モバイルにも対応していることが多いため、申請する側も承認する側も外出先や自宅で簡単に申請や承認を行うことができます。
他の会計ソフトなどと連携をするためのAPI(他のソフトにデータ連係するためのインターフェース)を備えており、主な会計ソフトとははじめからデータ連係できるように設計されています。
出張精算・交通費精算、モバイル対応、クレジットカード対応、データ分析等
経費精算システムを導入する際に、失敗しないようにある程度複数サービスを比較するでしょう。
そのような時に、多様な特徴を持つシステムを比較検討する際のポイントをご紹介します。
経費精算の規程や承認ルートは、企業規模や組織形態によって変わってきます。
経費精算システムによっては予め定められた規定や承認ルートにしか対応できない場合があり、導入後に自社の規定を変えることになり導入前よりも不便になるということもあるため注意が必要です。
また、大手企業や社員数が多い企業などでは組織構造や各種規定が複雑で、内部統制が厳しい場合があります。そのような場合は設定の自由度やカスタマイズの可否を調べ、どこまで自社の規程や承認ルートを再現できるかを把握しておきましょう。
一方で、中小企業の場合はそれほど複雑な規定や承認経路を考慮する必要はないでしょう。経費精算の運用がアナログで、煩雑な経理業務をどのように効率化するかということに焦点を当て、入力・申請業務を効率化するための機能を重視して選ぶと良いでしょう。
経費精算システムには、交通系ICカードやクレジットカードとの連携などをはじめ、領収書のOCR読み取りといった入力をサポートしてくれる便利な機能が多数存在します。
ここで重要なことは、それらの機能が自社に適しているかどうかということです。
経費精算と言ってもその内訳はさまざまで、一般経費や交通費、出張費・旅費、交際費など多様な利用シーンがありますが、その中でも「利用頻度の高さ」「入力負担がかかっている作業」など、自社に照らし合わせて優先順位をつけると良いでしょう。
経費精算のプロセス改善に大きく影響しているのはこの法律の改正が背景にあり、令和3年(2022年)1月に施行された同法の改正ではデータ保存要件が大幅に緩和されました。
以前のように原本をスキャンして保存する際、改正法に対応したシステムを利用すすることで「改ざんする余地無し」と推定されるため、外部にタイムスタンプの押印を依頼することも不要となります。
これまでの説明で、導入に関する目的や主な機能、比較ポイントがご理解できたかと思います。
最後に、マネジーがおすすめする経費精算システムをランキング形式でご紹介します。
経費精算システムを導入する前に、ぜひ一度参考にしてください。
※2021年12月に行われたWEBアンケート、および、2021年12月までのマネジー上でのアクション数を基に集計した結果をランキングに反映させております。
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いかがだったでしょうか。
コロナ禍でテレワークへ切り替えの必要に迫られたり、改正電帳法によって経費精算システムを導入しなければならなかったりなど、システム導入のきっかけは企業によりさまざまでしょう。しかし、目的をはっきりとさせて必要な機能を備えたシステムであれば、経理業務だけでなくその他バックオフィスの業務は各段に業務効率は上がり、業務負担が軽くなります。
上記を参考に、経費精算システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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