属性別でわかる請求書のメールでの送り方｜テンプレートとマナーも解説

請求書のメール送付、本当に正しくできていますか？
毎月のルーチンワークですが、それ故に意外と見落としがちなポイントがあるかもしれません。

この記事では、請求書をメールで送付する方法から、具体的な例文、件名の設定方法まで、幅広くご紹介します。PDF形式での送り方や、フリーランス特有の書き方にも触れています。

正しい方法で請求書をメールで送付することで、時間とコストを削減でき、事務作業の効率化を実現できます。これにより、他の重要な業務にもっと集中する時間を確保できるようになるでしょう。

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請求書をメールで送付する場合の例文

ビジネスの日常では、請求書の送付が欠かせない業務の一つです。特にメールを利用した請求書の送付は、その迅速さと効率性から多くの企業で採用されています。このセクションでは、メールで請求書を送る際の具体的な例文を紹介し、件名の設定方法、PDF形式での送付の際の注意点、原本を郵送するケース、そして送り主がフリーランスの場合の書き方まで、さまざまなシチュエーションをカバーします。

請求書をメールで送る際の件名

メールで請求書を送る際の件名は、受取人が一目で内容を理解し、必要に応じて迅速に対応できるように明確かつ具体的である必要があります。そのため、件名には何月の請求書を添付しているかをハッキリと記載すると良いでしょう。

■件名の例
・【請求書】株式会社〇〇様宛 2024年5月分
・2024年5月の請求書 - 株式会社〇〇
・請求書送付のお知らせ - 株式会社〇〇 2024年5月
・株式会社〇〇様 - 2024年5月請求書【締切日: 2024年6月15日】
・2024年5月度 請求書 No. 12345 - 株式会社〇〇

これらの件名は、請求書がどの企業あてで、どの期間のものかを明確に示し、場合によっては支払い期限も含めることが推奨されます。これにより、件名から直接的な情報を得られ、受取人がメールを適切に管理しやすくなります。

請求書をPDFで送り原本郵送しない場合の例文

請求書をPDF形式でメール送付する際には、件名と本文に請求書であることが明確になるよう記載します。件名には「請求書送付」とし、メール本文では請求内容の詳細と共に、PDFファイルが添付されていることを確認してもらうようお願いすることが大切です。また、誤送信のリスクを避けるために送信前に再確認を行い、送付先の正確さを保証することが必要です。

請求書の原本を郵送する場合の例文

原本を郵送する場合、送付状を同封することでより正式な印象を与えます。送付状には送付日、宛先、差出人情報、請求書内容とともに、取引内容の要約を記載します。封筒の選び方や書き方にも注意が必要で、封筒には「請求書在中」の表記を忘れずに入れ、確実に取引先の正しい部署や担当者に届くよう配慮することが求められます​。

送り主がフリーランスの場合の例文

そもそも請求書をメールで送付するのは問題ないのか？

そもそも、大事な書類である請求書をメールで送付するのは問題ではないのでしょうか。

実際にManegyの会員にアンケートをとったところ多くのビジネスパーソンは「郵送」と「メール」で請求書を送付していることがわかっています。つまり今の時代、メールで請求書のやりとりをするのは問題がないと言うことです。

具体的には、請求書を郵送で送付している企業が68.0％、メールを利用している企業が60.9％に上ります。一方で、デジタル化の進展に伴い、請求書発行サービスを利用する企業も18.0％存在し、新しい技術の採用が進んでいることがうかがえます。

さらに、FAXで送付する企業も12.5％、Slackなどのチャットツールを使う企業も5.5％と、多様な手段が用いられています。その他の電子手段を利用する企業も2.3％おり、請求書送付の方法は多岐にわたっています。これらのデータから、企業間での請求書のやり取りにおいては、郵送とデジタル手段が共存している現状が見て取れます。

事前に先方の了承を得ておく

アンケートからわかるとおり、取引の効率性を保つために、請求書をデジタル形式で送付することが一般的になりつつあります。しかし、すべての企業が電子メールを通じた請求書受領に対応しているわけではありません。このため、取引を開始する前に、請求書の送付方法について相手方と事前に合意を形成することが極めて重要です。

押印形式について確認しておく

多くの業界や取引では、請求書に対する押印が法的な効力を持つことが求められる場合があります。しかし、デジタル化が進む現代においては、物理的な印鑑を押す代わりに電子印鑑を使用する方法が普及しつつあります。電子印鑑の利用は、文書処理の迅速化だけでなく、保管や管理の簡便さからも多くの企業に採用されています。

それでもなお、電子印鑑の採用は業界や取引の内容によって異なる場合があります。例えば、不動産業界や法律関連の取引では、印鑑が求められることが多いです。これに対し、IT業界やコンサルティング業界などでは、電子印鑑の使用が一般的であり、これが契約の有効性を担保する役割を果たしています。

このような背景から、取引を開始する際には、相手方の業界標準や法的要件を理解し、押印の形式について事前に確認し合意を形成することが重要です。特に電子印鑑を利用する場合には、その有効性についての確認や、相手方が電子印鑑を受け入れるかどうかの確認が必要となります。これには、相手方との契約書内で電子印鑑の使用について明確に記載し、双方が合意することが望ましいです。

失敗しない請求書の作り方【テンプレートあり】

請求書の作成では、請求者の名前と住所、受取人の名前と住所、日付、請求項目の明細、合計金額、支払期限など、基本的な情報を正確に記載することが不可欠です。また、会社のロゴや税番号のような追加情報も必要に応じて含めることが望ましいです。

エラーを避けるためには、提供した商品やサービスの内容と数量、単価を正確に記載し、適切な税率を適用することが重要です。合計金額が正しく計算されているかの確認も欠かせません。また、受取人の連絡先情報が最新のものであるかどうかを確認することも、支払いの遅延を避けるために重要です。

Manegyでは、初心者でも請求書を作成できるテンプレートをご用意しています。このテンプレートは専門家が監修しており、請求書作成の基本的なフォーマットを事前に設定してあり、編集が必要な箇所は簡単にカスタマイズ可能ですので、ぜひ活用してください。

請求書をメールで送る際の注意点

請求書をメールで送付する際には、数多くの注意点があります。主に、法的要件の遵守、送信ミスの防止、および情報セキュリティの確保に関連しています。このセクションでは、電子帳簿保存法に対応した請求書の作成方法、送信ミスを防ぐためのチェックポイント、PDFファイルのセキュリティ対策など、メールで請求書を送る際に留意すべき具体的なガイドラインを提供します。

電子帳簿保存法に対応した電子請求書を作成する

請求書をメールで送付するのは「電子帳簿保存法」の下での電子取引に該当するため、法的要件に従って適切に請求書を作成、保存することが大切です。

●請求書作成時の注意点
検索しやすいファイル名: 請求書のファイル名は「取引年月日」「取引金額」「取引先名」を含む形式に統一することが推奨されます。これにより、税務調査などで提出が求められた際に、必要なデータを迅速に検索し、提供することができます。

●いつでも誰でも読める状態にする
請求書のデータは常に閲覧可能な状態を保つ必要があります。これには、適切なモニターやプリンターを用意し、データがいつでも出力可能であることを確認します。

●改変や削除を防ぐ
請求書は一度作成後、故意に改変や削除がされないように管理する必要があります。タイムスタンプや修正履歴が記録されるシステムの利用が有効です。

●電子データの保存規定
電子取引のデータは、発行側も受け取り側も、法人の場合は7年間、個人事業主の場合は5年間、原本を保存しなければなりません。これには、データの紛失や改ざんを防ぐための厳格な管理が求められます。

●トラブル対応の準備
電子化の初期段階では、保存フォーマットの誤りやスキャンミスなどのトラブルが想定されます。これらを前提としたトラブルシューティングマニュアルを作成し、責任者を定めて迅速な対応ができるよう体制を整えることが重要です。

このガイドラインに従い、電子帳簿保存法の要件を遵守することで、企業は法的リスクを避けながら効率的に電子請求書を管理することができます。

送信ミスがないようにチェックする

送信ミスは相手に手間をかける上に、支払いの遅延や誤解を引き起こす可能性があります。以下のステップに従って、送信前に適切なチェックを行うことで、これらのリスクを最小限に抑えることができます。

●確認事項リスト
□宛先の確認
送信先のメールアドレスが正しいことを確認します。特に長期間取引のなかったクライアントや、新しい取引先の場合は、最新の連絡先が反映されているかを再度チェックすることが重要です。

□添付ファイルの確認
請求書が正しく添付されていることを確認します。請求書ファイル名が明確であること（例: Invoice_20230501_株式会社ABC.pdf）も確認し、受け取り手が内容を直感的に理解できるようにします。

□メール本文の確認
メール本文が適切かつ必要な情報を含んでいるか確認します。これには、請求書に関する簡潔な説明、支払い期限の明記、お問い合わせ先の情報が含まれます。

●効率的なチェック方法
□チェックリストの利用
上記の確認事項をチェックリストとして作成し、毎回送信前に一つ一つ確認を行うシステムを導入します。これにより、ミスを防ぐルーチンを確立できます。

□二重チェックの導入
可能であれば、別の担当者による確認を導入します。これは特に大きな取引や重要なクライアントに対する請求書送信の際に有効です。

□自動化ツールの活用
メール送信プロセスを自動化するソフトウェアを利用することで、宛先や添付ファイルの誤りをシステムがチェックするように設定します。これにより、人的ミスをさらに減らすことが可能です。

PDFに暗号を設定しセキュリティ対策をする

請求書に含まれる情報は極めて機密性が高く、場合によっては不正アクセスから保護するための適切な対策が必要です。

パスワード保護
PDFファイルには、閲覧、印刷、編集を制限するためにパスワードを設定することができます。これにより、許可されたユーザーのみが内容を閲覧や操作ができるようになります。パスワード設定は、Adobe Acrobatやその他のPDF編集ソフトウェアを使用して簡単に行うことができます。

暗号化レベルの選択
現在、多くのPDFソフトウェアはAES（Advanced Encryption Standard）128ビットまたは256ビット暗号化を提供しています。より強力な暗号化を選択することで、データの安全性が向上します。

アクセス権限の管理
ファイルの特定の機能に対するアクセスを制限することが可能です。例えば、文書の印刷禁止やテキストのコピー禁止設定などがあります。

その他のデータ保護技術

デジタル署名
PDFにデジタル署名を追加することで、ファイルが改ざんされていないことを保証し、送信元の真正性を確認できます。デジタル署名は、受信者に文書が信頼できる出所から来ていることを保証し、内容が変更されていないことを証明します。

セキュアな送信方法の利用
ファイルを送信する際には、安全なファイル転送サービスを利用することが推奨されます。これにより、データが暗号化された状態でインターネットを経由して送信され、中間者攻撃のリスクを低減します。

定期的なセキュリティ評価
セキュリティ対策は継続的な評価と更新が必要です。新たな脅威に対処するため、使用している技術のセキュリティ設定を定期的に見直し、必要に応じて更新することが重要です。

請求書をメールで送るメリット・デメリット

請求書をメールで送付することには、次のようなメリットがあります。

・時間の節約
メールで請求書を送ることは、郵送に比べて格段に迅速です。デジタルファイルを即座に送信できるため、受取人はすぐに文書を受け取り、処理することができます。これにより、請求から支払いまでのサイクルが速くなり、キャッシュフローの改善に寄与します。

・コスト削減
郵送費用、印刷費用、その他の物理的な資料の管理にかかるコストを削減できます。電子メールを利用することで、これらの経費を大幅に節約し、効率的な経営が可能になります。

一方、デメリットは以下の通りです。

・セキュリティリスク
電子メールでの請求書送信は、セキュリティリスクを伴います。不正アクセスやフィッシング詐欺のリスクがあり、重要な財務情報が漏洩する可能性があります。これを防ぐためには、強化されたセキュリティプロトコルや暗号化技術の使用が不可欠です。

・すべての取引先が対応できるわけではない
デジタル請求書の受け入れが一般的ではあるものの、すべての取引先がデジタルデータの受け取りや処理に対応しているわけではありません。特に、中小企業や伝統的な業界では、デジタルプロセスに適応するためのリソースが限られている場合があります。

これらのメリットとデメリットを理解し、自社の事業環境や取引先の特性に合わせて、適切な請求書送付方法を選択することが重要です。デジタル送付の利点を最大限に活用しつつ、そのリスクを適切に管理することで、効率的かつ安全なビジネス運営を目指すことができます。

請求書をメール送付に変更するタイミング

既存のクライアントで請求書の送付をメールに変更の申し出をするのはどのタイミングが良いのでしょうか。

・料金変更時
物価上昇や経済状況の変化により、商品やサービスの価格を見直す際は、請求書の送付方法をメールに切り替える絶好の機会です。価格調整を行うことを伝える際に、郵送コストの削減への協力を依頼することが効果的です。値上げの場合は、コスト削減の努力として、値下げの場合はさらなる顧客サービスの向上と効率化を目指す理由から、メール送付への移行を提案すると良いでしょう。

・インボイス制度の開始
新しい会計や請求のシステム、例えばインボイス制度の導入は、請求書送付方法を見直す絶好の機会です。制度がスタートするタイミングでメール送付への変更を提案し、これがコミュニケーションの迅速化やコスト削減にどのように貢献するかを説明すると受け入れられやすくなります。

・環境問題の配慮
環境保護への意識が高まる中、紙資源の使用を削減することは多くの企業にとって重要な課題です。請求書のメール送付への移行を、環境への配慮として提案することで、企業イメージの向上にも寄与します。

これらのタイミングで請求書のメール送付に切り替えることを提案することにより、取引先は経済的および運営上の利点を理解しやすくなります。説得力のある理由付けによって、取引先からの協力を得やすくなるでしょう。

まとめ：請求書発行の自動化も視野に入れよう

ビジネスの現場では請求書の送付が欠かせない業務の一つであり、メールを利用した請求書の送付はその迅速さと効率性から多くの企業に採用されています。適切な件名を設定すること、PDF形式での送付時の注意点、さらには原本を郵送する場合の正式なアプローチが含まれます。フリーランスなどの個人事業主にとっても、明確でプロフェッショナルな請求書をメールで送ることは重要です。

デジタル化の進展は、請求書発行サービスの利用や電子印鑑の使用など、新しい技術の採用を推進しています。これにより、紙の使用を減らし、送付コストを削減し、環境に配慮したビジネス運営が可能になっています。しかし、すべての企業がデジタル形式での受領を受け入れているわけではないため、取引先との事前の合意形成が重要です。

電子帳簿保存法に遵守した請求書の作成と保管、送信ミスの防止、セキュリティ対策としての暗号化やデジタル署名の利用は、電子請求書の安全な管理に不可欠です。これらの手順は、法的リスクを回避し、企業の効率を高めるために重要です。

最終的には、請求書の自動化を含むデジタルプロセスへの移行が、時間の節約、コスト削減、および業務効率の向上に寄与します。各企業は、これらのメリットを活用し、それに伴うリスクを適切に管理することで、効率的かつ安全なビジネス運営を目指すべきです。

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