源泉徴収票とは？作成方法などの手続きを解説

源泉徴収とは、日本の税制度の重要な部分で、雇用主が従業員の給与から所得税を自動的に引いて国に納めるシステムです。このシステムにより、従業員は自ら税金を計算し納付する手間を省くことができ、税務の単純化と確実性が保たれます。

給与や賞与が支払われるたびに、雇用主は源泉徴収票を作成し、これには給与の総額や徴収された税金が記載されます。この記事では、源泉徴収の仕組みとその運用について詳しく解説します。

源泉徴収とは

源泉徴収は給与所得者に対する税金徴収手法で、雇用主が労働者の給与から所得税を天引きし、納税する仕組みです。この手続きにより、税金が確実に徴収されると同時に、従業員は自身で税金を計算し、納付する手間を省くことができます。源泉徴収の利点は、税務の単純化と確実性の向上にあります。雇用主は、税金を計算し、適切なタイミングで国に納付する責任があり、これにより税収の安定と納税の透明性が保たれます。

源泉徴収票とは

源泉徴収票は、給与や賞与などの支払いを受けた際に、その所得から所得税を事前に徴収するシステム、つまり源泉徴収に基づいて作成される公式な文書を指します。この徴収票には、一年間に支払われた給与の総額とそこから差し引かれた税金の額が記載されています。

雇用主はこの情報を利用して、従業員それぞれの年間の税務申告を助け、正確な税額の計算が行われるようにします。また、従業員はこの徴収票を使って、自分の年間所得と支払った税額を確認し、必要に応じて確定申告を行います。

源泉徴収票は2種類ある

源泉徴収票には主に2つの種類が存在します。一つは給与所得者向けの「給与所得の源泉徴収票」で、もう一つは退職所得者向けの「退職所得の源泉徴収票」です。給与所得の源泉徴収票は、1年間に支払われた給与の総額とその給与から徴収された所得税額などが記載されます。

一方、退職所得の源泉徴収票は、退職金に対する徴収額やその他の退職に関連する所得が記されています。これらの源泉徴収票は、それぞれの所得に応じた税金の計算と納税のために必要とされ、年末調整や確定申告の際に重要な書類となります。

退職時の源泉徴収票の取り扱いについては「専門家が回答！源泉徴収票の退職時の取り扱いと概要」をご覧ください。

源泉徴収票の記載項目

源泉徴収票には、従業員の氏名や住所、給与の総額、徴収された税額、保険料控除額などが記載されます。これらの情報は、正確に記入される必要があり、誤りがあると確定申告時に問題が生じる可能性があります。

1.従業員の情報：名前、住所、生年月日、社会保険番号など。
2.支払い金額：年間で支払われた給与の総額や賞与、その他の所得。
3.税金の情報：源泉徴収された所得税額、住民税額、社会保険料の額。
4.雇用者情報：企業名、所在地、雇用者の社会保険番号。
5.その他の控除：生命保険料控除、社会保険料控除、扶養控除など。

これらの項目は、年末調整や確定申告の際に重要な役割を果たし、従業員が正確な税額を確認し申告するための基礎データとなります。

引用：令和　年分　給与所得の源泉徴収票（令和４年分以後用）| 国税庁

源泉徴収票はいつ発行すべき？

源泉徴収票は、毎年1月1日から12月31日までの給与や賞与を受けた従業員や業務委託者に対して、翌年の1月末日までに発行する必要があります。この期限は、従業員が確定申告を行う際に必要な情報を提供するために設けられています。

特に業務委託に関しては、業務を提供した個人や法人に対して支払われた報酬についても源泉徴収の対象となります。業務委託の場合、契約が終了した時点や、定期的な支払いがあった場合にはその都度、源泉徴収票を発行することが必要となります。これにより、業務委託者は自身の所得と納税額を正確に把握し、必要に応じて確定申告を行うことになります。

このように、源泉徴収票の発行は税法に基づいて厳格に行われ、雇用者だけでなく業務委託の発注者にとっても遵守すべき重要な手続きとなります。

業務委託の源泉徴収については「業務委託における源泉徴収の要点を把握：企業の人事が知るべきこと」をご覧ください。

源泉徴収票は再発行できる？

結論からお伝えすると、源泉徴収票の再発行は「可能」です。このセクションでは再発行時の手続きの流れや依頼先などを詳しく解説していきます。

再発行可能な期間と手続きの流れ

源泉徴収票の再発行は通常、即日から最長で2週間程度で処理されることが一般的です。企業は法律により、源泉徴収票の発行および再発行を行うことが義務付けられているため、通常は迅速に対応されます。

また税務上の規定により、源泉徴収票は7年間保存される必要があります。そのため、過去7年間の源泉徴収票も再発行が可能となります。確定申告を行う際など、自分で計画を立てて適切なタイミングで再発行を依頼することが重要です。

再発行の依頼先

源泉徴収票の再発行は、基本的にはその発行元である企業へ直接依頼します。税務署や市役所など他の公的機関では再発行を行っていませんので注意しましょう。再発行が必要な時期や状況に応じて、依頼先は以下の通りです。

• 現在勤務中の企業の源泉徴収票が必要な場合は、現在の勤務先に依頼。
• 以前勤めていた企業の源泉徴収票が必要な場合は、その企業に依頼。
• 会社が倒産している場合は、裁判所によって選任された破産管財人に依頼。

再発行の手続き方法

源泉徴収票の発行や再発行は法的な手続きではないため、形式に捉われずに依頼することができます。再発行を依頼する際は、発行元の企業の経理部門に連絡を取り、必要な源泉徴収票の再発行を依頼します。退職者でも手続きは同じであり、代理人が連絡を取ることも可能です。

手続き時には、特定の年度の文書を正確に指定する必要があります。紛失が自己の過失による場合は、返送用の封筒と切手を同封することが望ましいでしょう。

源泉徴収票の作成方法（やり方）

源泉徴収票の作成には、雇用者が年間を通じて記録した給与支払いの詳細が必要です。多くの企業では給与計算ソフトを使用してこれらの情報を管理し、自動的に源泉徴収票を生成することができます。

源泉徴収票の作成方法には、正確な記録と計算が必要です。まず、従業員や業務委託者の個人情報（氏名、住所、社会保障番号など）と、支払われた金額、徴収した税額を正確に記載する必要があります。これらの情報は、給与管理システムや会計ソフトを使用して効率的に管理することができます。

特に、業務委託に関しては請求書に源泉徴収額を記載することが一般的です。これを行うには、請求書に支払額とともに適用される源泉徴収税率を適用し、計算した税額を明記します。請求書には次のように記載します。

1.支払額の合計：業務の対価として支払う総額。
2.適用税率：源泉徴収に適用する税率（例：10.21%）。
3.源泉徴収額：計算された税額。

この請求書をもとに、業務委託者は自己の税務申告を行う際の基礎データとして使用します。業務委託者にはこの請求書のコピーを渡し、会社は源泉徴収票としての役割も果たします。

これらの手続きを適切に管理することで、税法の遵守を保証し、税務上の誤りを避けることができます。

源泉徴収票について企業が注意すべきポイント

冒頭で記載したとおり、源泉徴収は、企業が従業員の給与から所得税や社会保険料を差し引いて、国や自治体に代わって納付するシステムです。適切に管理されないと法的な問題につながるため、企業は特に注意を払う必要があります。特に従業員が退職する場合や副業をしている場合には、さらに留意すべきポイントがいくつか存在します。

従業員が退職した場合

従業員が退職する際、企業は最終給与の支払いに伴う源泉徴収を正確に行う必要があります。この際、以下のポイントに注意することが重要です。

1.　最終給与の計算: 従業員の退職日に応じて、その月の給与から正確に日割り計算を行います。未消化の有給休暇があれば、これも給与として計算に含める必要があります。

2.　退職所得の源泉徴収: 退職金に対しても源泉徴収が必要ですが、その徴収額は通常の給与とは異なる税率が適用される場合があります。税法に基づいた正確な計算が求められます。

3.　年末調整の実施: 退職が年内に行われる場合、退職時点での年末調整を行う必要があります。これにより、従業員が過不足なく適切な税金を納められるようにします。

従業員が副業している場合

副業を許可している企業の場合、従業員の収入に対する源泉徴収には以下の点が重要です。

1.　収入の全体像の把握: 副業による収入がある場合、その収入に対しても源泉徴収の義務が生じます。従業員に副業収入の報告を義務付け、これを給与と合算して徴収額を計算する必要があります。

2.　二重徴収の回避: 従業員が複数の雇用主から収入を得ている場合、源泉徴収が重複しないように調整することが重要です。このためにも、従業員には副業先でも徴収されている情報を提供してもらう必要があります。

3.　所得申告の支援: 副業を行っている従業員は、年末調整だけでなく、必要に応じて自分で所得税の確定申告を行う必要があります。企業は、必要な情報を従業員に伝える必要があります。

まとめ

源泉徴収は、給与所得者に対して雇用主が直接給与から所得税を引いて国に納める手続きです。このシステムは、従業員にとって税金の計算と納付の手間を省くことができる大きな利点があります。さらに、源泉徴収票は給与や賞与の支払いがあった際に発行され、従業員の年間の所得と納税額を確認するための重要な書類です。

源泉徴収とその関連書類の適切な理解と管理は、税務上の誤りを避け、スムーズな税務処理を保証するために非常に大切です。

経理財務限定！業務に役立つ資料を無料プレゼント

業務過多や属人化などの課題を解決する資料から経費精算の効率化など業務に役立つ資料をプレゼント。また法令関係など正しく理解しておきたい方に向けた資料もご用意しております。
すべて無料でダウンロードできます。