必要なのは経理部だけじゃない？知っておきたい会計・経理関係の書類保管について

公開日2019/03/15 更新日2019/03/16

経理部が取り扱う会計・経理書類は法人税法をはじめとするさまざまな法律により、保管期間が定められています。

「経理部だけが知っていればいいんでしょう？」と思われがちな会計・経理書類の保管期間ですが、他部署で作成された会計・経理書類の元となる書類も保管の対象となるものがあるので注意が必要です。

「保管が必要な資料を捨ててしまった」ということがないよう、ここでしっかりと必須知識を確認しておきましょう。

目次【本記事の内容】

会計・経理関係で保管が必要な書類とは

会計・経理関係の書類は「会計法」「法人税法」「国税通則法」などの法律で保管期間が義務付けられたものが多くあります。

例えば、貸借対照表や損益計算書などの財務諸表、仕訳帳や固定資産台帳などの帳簿、監査報告書などが対象となります。

主には、経理部や財務部など財務書類の作成や保管に携わる部署が、重点的に対応することになりますが、他の部署でも、「会社の取引に関わる方」は自身の作成した書類が保管の対象となることをしっかりと押さえておかなければいけなません。

保管の対象となる書類には、請求書や注文書だけではなく、契約書や見積書も含まれます。

デリバリー担当者などは、経理部から書類の保管について指導を受けて、厳密に保管しておく必要があるでしょう。

一部の見積書を営業担当者が受領しており、「保管期間を知らなかった」として保管していないのはよくあるケースです。心あたりのある方は注意してください。

対象書類を作成・保管する可能性のある人は、次の会計・経理関連書類の保管期間について詳しくチェックしてみましょう。

主な会計・経理関連書類について保管期間ごとに、下記の通り表にまとめました。

わかっているつもりの方も、改めて見落としがないか確認してみてください。

保管期間	該当する書類
10年	①貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書などの財務資料 ②元帳、補助簿、株式台帳、印鑑簿など、会計帳簿や事業関連の重要書類
7年	①仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳、売掛帳、買掛帳など帳簿 ②決算書類 ③領収書、預金通帳、借用証、小切手など現金出納関連の証憑 ④有価証券取引のために作成された書類 ⑤請求書、注文請書、契約書、見積書、仕入伝票など取引書類 ⑥電子取引に係る電磁的記録 ⑦扶養控除などの控除申告書 ⑧賃金台帳 ⑨仕入消費税などの控除に係る帳簿、請求書
5年	①監査報告書 ②会計監査報告書 ③会計参与が所持する計算書類、附属明細書、会計参与報告 ④ 金融機関が保存する非課税貯蓄申込書、非課税貯蓄申告書、非課税貯蓄限度額変更申告書、非課税貯蓄異動申告書、非課税貯蓄勤務先異動申告書、非課税貯蓄廃止申告書などの写し ⑤ 金融機関が保存する海外転勤者の財産形成非課税住宅貯蓄継続適用申告書、海外転勤者の国内勤務申告書などの写し ⑥ 金融機関が保存する退職等に関する通知書