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“デキる”ビジネスパーソンのスケジュール管理はここが違う

公開日2019/08/11 更新日2019/09/17
“デキる”ビジネスパーソンのスケジュール管理はここが違う

仕事が“デキる”ビジネスパーソンのイメージとは、どういうものでしょうか。仕事での成果を上げることが大前提となりますが、きちんとスケジュール管理ができているかどうかも、大きな判断材料の一つではないでしょうか。

今回は“デキる”ビジネスパーソンのスケジュール管理の方法、そして、おすすめの手帳やツールをピックアップしてみました。

“デキる”と“デキない”の違い

仕事の出来不出来は、段取りにあると言われます。段取りが上手なビジネスパーソンは、成果を上げているケースが多く、段取りが下手なビジネスパーソンは、やはり、成果も芳しくないようです。

その段取りに大切なのが、スケジュール管理です。たとえば、取引先との面会を約束していた日時を忘れていたり、間違えたりしているようでは、仕事がスムーズに運ぶはずがありません。

いつまでに、何を、どの程度まで仕上げておくか、そのために必要な資料は…など、仕事を成功に結び付けるための段取りは、いくつもあります。“デキる”ビジネスパーソンは、それを予定通りにこなすためにスケジュールをしっかりと管理し、確実に成果に結びつけているようです。

効率よくこなせるかどうかが分かれ目

“デキる”ビジネスパーソンの特徴の一つに、仕事の処理能力の早さがあります。同じ仕事を行っても、テキパキとこなす人と、モタモタしている人がいます。処理能力そのものには個人差があるでしょうが、“デキるデキない“の分かれ目は、効率よくこなせるかどうかです。

効率よくこなすためには、何から手をつけるべきかといった、仕事に優先順位をつけることです。さらに、その仕事をやり遂げるために、どのくらいの時間が必要なのかを見極める必要もあります。

自分の処理能力以上に抱え込んでしまうと、オーバーワークになってしまい、定められた期限までに間に合わないばかりか、ミスも犯しがちとなります。正確に、そして期限までに余裕をもってこなすために必要となるのが、スケジュール管理なのです。

手帳を選ぶかスマホを選ぶか

スケジュール管理の方法としては、手帳やパソコン、スマホなどが一般的な方法です。手帳でのスケジュール管理は、アナログの代表格のようですが、自分で手帳にメモすることで、覚えやすいという利点があります。

ただ、日程のメモ程度ならポケットに入る手帳でも十分ですが、いろいろ書き込むとなると、大判サイズの手帳が必要となり、持ち運びには不便です。

2019年用のビジネス手帳ランキングの1位に輝いたのは、高橋書店の「ティーズビュー7」で、書きやすい紙質と使いやすい機能、ポケットや小さめのバッグに入れて持ち運ぶことができるサイズ感（A6相当）が人気となっています。

日本能率協会マネジメントセンターの「NOLTY ポケットカジュアル1」、マークスの「EDiT 1日1ページ スープル」、パイロットコーポレーションの「手帳 スリムバインダー」、博文館の「手帳 B7 マンスリー スケジューラーL」なども、使いやすいと評判です。

若手ビジネスパーソンは、スマホでスケジュール管理をしている人も多いでしょう。いろいろなアプリがありますので、それを上手に活用できるかが肝です。個人の予定はもちろんですが、チーム全体で予定を共有する機能や、予定を自動で通知するという機能を持つアプリもあります。

おすすめのアプリは、Google カレンダー、Yahoo!カレンダー、ジョルテ カレンダー、TimeTree（タイムツリー）などです。

パソコンなら自分なりのスケジュール表作成も可能

手帳やスマホは持ち運び用ですが、デスクでのスケジュール管理となると、パソコンや大型のシステム手帳を活用しているようです。パソコン用のスケジュール管理アプリも各社からいろいろ出ていますが、ExcelやWordで自分なりの管理表を作成することもできます。

書き込む内容が多い場合や、打ち合わせや会議の場に持ち込んだりする場合に重宝するのがシステム手帳です。高橋書店の「手帳 2019年 デスクダイアリー」は、マンスリーブロックが上下に分割されているので、仕事とプライベートの予定を、1冊で管理することができます。

コクヨ「ジブン手帳Biz Spring 2019年」、段取り達人の「定番システム手帳」、ダ・ヴィンチの「2019年版システム手帳」も、ビジネスパーソンに人気の高いシステム手帳です。

まとめ

仕事をスムーズに進めるためのスケジュール管理は、ビジネスの基本です。次々と舞い込んでくる仕事をテキパキとこなし、確実に成果に結びつけていくためにも、スケジュールを管理し、“デキる”ビジネスパーソンを目指しましょう。

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