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「Excelの便利機能活用術」 「ドロップダウン」で選択肢の変更を自動化するワザ

公開日2019/09/26 更新日2019/09/27
「Excelの便利機能活用術」 「ドロップダウン」で選択肢の変更を自動化するワザ

セルにドロップダウンで入力可能にする「データの入力規則」は便利な機能だが、選択肢が追加された場合に設定を変更するのは大変だ。そこで今回は、選択肢の増減に自動対応するテクニックを紹介する。

列全体を指定すればよさそうだが……

「データの入力規則」機能を利用すれば、ドロップダウンから選択肢を選ぶだけでセルにデータを入力でき、手間と時間、入力ミスのリスクを最小化できることは、以前の記事で取り上げた。その際、選択肢はあらかじめセル上に用意しておき、そのセル範囲を指定する方法を紹介した。だが、この方法ではもし選択肢が増減したら、指定するセル範囲を変更しなければならないという問題が発生する。

例を挙げて解説しよう。今回は以下のように、4つの選択肢をワークシート「Sheet2」のA2～A5セルに用意したとする。先頭行のA1セルは見出しとして、「商品」を入力したとする。

図1

「データの入力規則」はワークシート「Sheet1」のC4～C24セルに対して、選択肢のセル範囲に「Sheet2!$A$2:$A$5」と、ワークシート「Sheet2」のA2～A5セルを設定したとする。そうすると、ドロップダウンの選択肢は全部で4つとなる。

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ビジネスのサプリメントサイト「ビズサプリ」
ＮＥＣネクサソリューションズが運営。注目の経営者や スポーツ選手へのインタビュー、元ＮＨＫアナウンサー松平定知氏による書き下ろし歴史秘話、朝礼スピーチで使える小ネタなど、ビジネスに役立つ情報が満載です。

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