覚えておきたい「英語メール」のルールとマナー

公開日2018/05/13 更新日2018/05/11

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商社や外資系企業に勤務している方は、英語でのメールのやりとりは慣れているかもしれませんが、一般的な企業では、ほとんど英語でやり取りすることはないのが通常ではないでしょうか。
しかし、これからの時代は、外資系企業でなくとも英語でメールのやりとりをする機会が増えてくるはずです。そんな時に恥をかかないためにも、英語メールのルールとマナーを押さえておきましょう。

件名は一目で内容が分かるように簡潔に表現

英語のビジネスメールといっても、基本的には、日本語でのメールのやりとりと同じです。まず件名ですが、メールの内容が一目でわかるように、簡潔に表現しましょう。これは、相手への配慮でもありますし、初めてのやりとりでは先方が迷惑メールと勘違いしないためにも重要です。

件名の具体例
Schedule Confirmation for June 15th＝6月15日のスケジュールの確認
Request for Product Documents＝製品資料の要求
Urgent Request Concerning Your Invoice＝請求書に関しての緊急のお願い

次に内容ですが、こちらも要点を簡潔に、短くまとめることを心がけてください。もし、詳しい説明や資料が必要なときは、ファイルを添付するようにしましょう。

次に、送信先のアドレスの確認です。これを間違えてしまうと、場合によってはとんでもないことになります。念には念を入れて、「送信」をクリックする前に、しっかり確認するようにしてください。

ファーストネームで呼び合うのは親しくなってから

では、メールの中身を見ていきましょう。まず、受取人である相手の名前を書きますが、基本は「Dear＋Mr.（Ms.）Yamada,」となります。もし性別が分からないときは、「Mr./Ms. Yamada,」でも構いません。担当者名が不明の場合は「Dear Sir/Madam,」でOKです。

次にあいさつ、そして自己紹介です。無難な例は・・・
「私の名前は田中太郎です。私はマネジー・ジャパンで働いています。
My name is Taro Tanaka and I work at Manegy Japan.

もし、初めてメールを出す場合なら・・・
「突然のメールで失礼いたします」
I apologize for the unexpected e-mail.

次ページ　具体的なメール表現

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メールの目的を簡潔に！

いよいよ本題となりますが、あくまでも簡潔に、メールの目的が伝わるように書きましょう。

「ミーティングを設定するために来週のご都合を伺いたく、メールさせていただきました」
I am writing this e-mail to find out your availability for next week to schedule a meeting.

「貴社の現行製品についていくつか質問をしたく、メールさせていただきました」
The purpose of this e-mail is to ask some questions about your current product.