1回の採用メールで求職者の印象が変わる？採用通知・不採用通知のメール連絡の最適案！

公開日2019/11/13 更新日2019/11/14

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一通りの選考を終えて採否が決まれば、自社の選考を受けてくれた応募者に向けて結果の通知を行わなくてはなりません。採用を決定したからといって、その応募者が必ず入社してくれるとは限りませんので、スピード感ある対応が求められます。一方、不採用者に対しても、不採用の決定がその人の今後の転職活動の進捗に影響を与えてしまうのを考えれば、早急に通知する必要があるのはいうまでもないでしょう。以下では、採用通知・不採用通知を行う際、知っておくと便利な知識をまとめていきます。

1.採用通知・不採用通知はメール・電話・郵送、どの方法がいいのか？

1-1.採用通知・不採用通知はメール連絡が基本

採用通知・不採用通知を行う際、まずその連絡手段を考えなければなりませんが、基本的にはメールで通知したほうが後々のトラブル回避につながります。その理由は、記録を残すことができるためであり、連絡事項のミスリードも極力減らすことができるからです。選考の最終結果である採否はとても重要な情報なので、相手に誤った解釈をされないように注意を払う必要があります。この点を考えたとき、“言った、言ってない”という状況を招く可能性のある電話での連絡はやや危うさがありますので、送信の事実と内容を確認できるメールでの連絡がより良いとされています。

1-2. 採用内定通知書や労働条件通知書はメールと郵送で

同じ理由から、採用内定通知書や労働条件通知書もメールで送った後に郵送で送るようにするといいでしょう。いずれも重要な情報が記された書面なので、受け取った採用決定者は内容を確認しなければなりません。事前にメールで同内容を送っておけば、確認作業がとてもスムーズとなります。メールでコンタクトが取れる状況としておくことで、記載事項についての質問等がしやすく、相互に履歴を残しながらやり取りできるため、より一層の信用の構築にもつながっていきます。就業しながら転職活動していた採用決定者であれば、電話よりもメールのほうが都合がいいだろうことはイメージしやすいのではないでしょうか。

1-3.電話連絡の場合は時間帯に注意

どうしても電話で採否通知を行わなくてはならない場合には、かける時間帯に配慮するようにしましょう。就業中や就寝中である場合も考えられるため、それらを避けられるだろう時間帯を見計らう必要があります。例えば、お昼休みである12時～13時や就業後の18時以降などが良いでしょう。

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