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経理担当者の負担となっている“入金消込”って何？

公開日2020/11/04 更新日2020/12/07

経理担当者を悩ませている業務の一つが「入金消込」「支払い消込」という作業です。これを入金・出勤状況と照らし合わせながら手作業で行うことは、時間もかかりミスも起こりやすくなります。しかし、この面倒な消込作業をシステム化することで効率化も可能です。手作業での消込作業の問題と、システム化のメリットについて見ていきましょう。

「入金消込」と「支払い消込」

日々の入出金の状況を帳簿に記録していくことは、重要な経理業務のひとつです。しかし、企業間の取引には売掛金や買掛金などの債権・債務が発生するため、入金になった時点で債権を消していく「入金消込」、支払った時点で債務を消す「支払い消込」という作業をしなければなりません。

経理担当者にとっては基本的な日常業務ですから、十分に理解しているでしょうが、経理以外のポジションのビジネスパーソンにとっては、どういうことなのか、よく理解できない人もいるのではないでしょうか。

しかし、経理以外の管理部門担当者にとっても、経理の基本的な仕組みは押さえておく必要があります。帳簿は、左側に「借方」、右側に「貸方」を記録しますが、借方と貸方の合計は、必ず一致していなければなりません。

企業間の取引では、一定期間後に代金を受け取る掛売による取引が一般的です。その掛売分の入金を確認するのが入金消込ですが、もし、約束した期日までに入金がなければ、請求先への確認が必要になります。

この消込作業がきちんと行われていなければ、入金済みであるにもかかわらず、再度請求してしまうなど、取引先に不快な思いをさせてしまうことにもなりかねません。

人的作業につきまとうミス

この消込作業は、請求内容と入金内容が一致しているかを、確認していかなければなりませんが、手作業で行うと、どうしてもミスが起こりやすくなります。

請求内容と入金内容が一致していれば、それほど問題とはなりませんが、たとえば取引先が、振込手数料を差し引いて入金してしまい、請求額との誤差が生じることや、振込口座名義の違いなども、ときに発生します。

正確を期すためには、請求先ごとに入金日や入金名義、入金金額を請求書の内容と突き合わせながら、一つ一つをチェックしていかなければなりませんので、手間がかかり面倒な作業となるわけです。

エクセルでの処理の限界

この面倒な消込作業を、経理担当者は、どのような方法で処理しているのでしょうか。もっとも多いと思われるのが、エクセルを使っての処理ではないでしょうか。

エクセルの関数を利用することで、膨大なデータでも簡単に突き合わせを行えるようになり、請求先ごとの入金日管理や金額管理もできます。しかし、エクセルに通帳の入金日・入金名義・入金金額などのデータを入力するだけでも大変な作業です。

また、エクセルで消込作業を完了しても、経理処理は完了していません。会計ソフトなどに入力することで、初めて経理処理の完了となりますが、データ量が多くなればなるほど、入力処理の時間や手間がかかり、入力ミスや漏れも生じやすくなります。

経理業務の効率化につながるシステム化とアウトソーシング

エクセルを使ってスムーズに消込作業を行うためには、ある程度のスキルと経験、そして関数の知識も必要となりますが、ミスが発生するリスクを減らし、作業全般の効率化を目指すのであれば、システム化することが有効です。

簡単にいえば、これまで手作業で行っていた、通帳の入金データをエクセルへ転記する作業や、目視で売掛金と入金データを突き合わせる作業などを自動化することです。

また、ほかのシステムやアプリケーションのデータと連携することもできるので、会計ソフトへの入力なども、格段にスピードアップすることができるようになります。

手作業での入力が少なくなることは、人的ミスも少なくなるわけですから、正確性の向上にもつながります。

人的ミスを少なくし、作業の効率化につながるシステム化ですが、まだまだ経理担当者の手作業による消込作業が、多くの企業で行われています。それは、取引先企業によって支払いサイクルや支払い方法などが異なるために、システムをうまく構築できないためです。

しかし、システム化により誰でも入金消込に対応できるようになるほか、確認作業などにかかる時間の削減、入金状況をリアルタイムで確認できる自動化システムも登場しています。また、決済代行サービスもありますので、経理業務の効率化を、さまざまな角度から検討されてはいかがでしょうか。

まとめ

経理業務の効率化がなかなか進まないのは、人的作業に頼らざるを得ない作業が多いからです。しかし、システム化や決済代行サービスなどにアウトソーシングすることで、ミスを減らし、作業時間の大幅な短縮になるのであれば、導入を真剣に考える必要があるのではないでしょうか。

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