2021年度へ向けて　管理部門がチェックすべきこと　2.テレワークの体制

今回のテーマはテレワークの体制です。テレワークができる環境は、自社でどれだけ整っているでしょうか。

2020年度は新型コロナウイルスの影響で在宅勤務や時差出勤など、働き方が多様化していきました。テレワークの推進が企業に求められる中で、業務に支障がない環境をいかに整えるのかが課題となっています。

管理部門が、2021年度に向けてチェックすべきことをシリーズでお届けしていますが、第2弾としてテレワークの体制に注目をします。現状の業務課題をチェックしながら、解決するためのシステムを紹介します。

そもそもテレワークって何？

そもそもテレワークとは、どういう働き方を意味するのでしょうか。日本テレワーク協会による定義を見てみましょう。

「情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方」であり、「tele = 離れた所」と「work = 働く」を合わせた造語です。

（引用：テレワークとは｜日本テレワーク協会）

テレワークは働く場所によって、以下の3種類に分類されます。

•  自宅利用型テレワーク

インターネット環境のもと、自宅で業務を実施します。いわゆる一般的な在宅勤務がこちらです。会社から支給された、もしくは自前のパソコンやタブレット、スマートフォンなどの端末を使ってコミュニケーションや会議、打ち合わせ、商談を行います。

•  モバイルワーク

出張先や顧客先、移動中、乗り物の乗車中、ワークスペース、宿泊先、カフェなどの飲食店で業務を行います。

•  施設利用型テレワーク

サテライトオフィス勤務と呼ばれています。勤務先（本社や支社）以外の遠隔地に設けられたオフィスで仕事をします。
今までテレワークは、働き方改革において重視されてきました。多様な働き方を実現することで業務が効率化するだけでなく、オフィススペースの削減にも期待ができます。
しかし2020年以降は新型コロナウイルスの影響で、感染拡大防止のための対策として普及しつつあります。
とくに2021年1月8日に発令された緊急事態宣言では、政府が出勤する人を7割削減するよう企業にテレワークの推進を求めました。

どこまでできている？

テレワークが導入できても、体制が整っていなければ、通常の業務に支障をきたすことになります。

いかにテレワーク体制を構築していくかは、2021年に管理部門が取り組むべき課題だといえるでしょう。

そのためには、現状を把握することが優先です。自社のテレワーク体制を確認ができるように、チェックリストをご用意しました。

以下の項目で、該当するものに☑チェックをしてください。

□テレワークでの勤務管理ができている

□完全在宅の社員を受け入れられるようになっている

□PCのシンクライアント対応ができている

□文書管理システムのクラウド対応を完備している

□コワーキングスペースの法人契約を締結している

□リモートワーク化の通信コスト補助がある

□バーチャルオフィスを利用している

□コミュニケーションツールを導入・活用している

□プロジェクトベースのタスク管理をしている

□Web会議のツールを導入している

□在宅勤務者が利用できる社用パソコン・タブレット・スマートフォンを完備している

いかがでしょうか。

☑が5個以下の場合、テレワークの体制に課題があるかもしれません。まずはシステムを導入する前に、基本的な知識を身につけておきましょう。実際に、どのようなテレワークのシステムがあるのかを解説します。

どんなシステムがあるの？

・勤怠管理・労務管理システム

始業・終業時刻の記録をオンラインで行います。会計システムと連動して、毎月の給与を自動計算したり経費精算したりできます。

・Web会議ツール

音声通話やビデオ通話で会議をするシステムです。資料共有やカレンダー連携も可能です。

・クラウドストレージ

インターネット上でファイル共有スペースを設けて、データや情報を共有するサービスです。

・ビジネスチャットツール

メールよりも手軽にコミュニケーションができるツールで、タスク管理もできます。

・監視ツール

在席確認、アクセス監視、キーロガー監視などによって社員の勤務状況をモニタリングするシステムです。

・リモートアクセスツール

インターネットに接続し、会社にあるPC端末を遠隔操作するツールです。社内のデータやシステムにアクセスしたり、他人のPCを操作したりできます。

・ICT環境

現在、利用しているIT資産を活かすことが可能です。例えば仮想デスクトップ、リモートデスクトップが挙げられます。

チェックすべきポイントは？

テレワークの体制を構築するために、代表的なシステムを取り上げました。自社がどの会社の、どのシステムを選ぶべきなのか、チェックするポイントを確認しましょう。

•  セキュリティ

システムごとにセキュリティの体制が異なります。情報漏えいや改ざん、データの持ち出し、不正アクセスなどのリスクがテレワークにはあります。万全なセキュリティ体制があるシステムを選びましょう。

•  適合性

どれだけ良質なシステムでも、自社の課題を解決しなければ意味がありません。テレワークの体制を構築する上で、何を優先したいのかを整理しましょう。そのために必要な機能やサービスは何でしょうか。ゴールを実現するために、もっとも近道となるシステムを見極める必要があります。

•  従業員への教育

システムを導入した際、社員に使い方を教育・指導する必要があります。使用されなければ、業務に活かされません。管理部門はシステムの選定だけでなく、浸透するまでの道筋をしっかり考えることが大切です。そのために研修やマニュアルなどを準備しておきましょう。

テレワーク活用のポイントをまとめたお役立ち資料をご用意しています。こちらも参考にしてみてください。

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まとめ

2021年度に向けて、管理部門がチェックすべきことの一つとして、テレワークの体制について取り上げました。

テレワークの体制を構築するためには、自社の現状を把握して、課題を解決するためのシステムを導入することが重要です。そのために今回のチェックポイントを活かして、テレワークを推進していきましょう。

また管理部門がチェックすべきこととして、次回は「電話ツール」について取り上げます。こちらもあわせてご覧ください。