公開日 /-create_datetime-/
社内の情報共有をスムーズにすれば、業務の効率化につながり、生産効率もアップするとされています。しかし、情報共有と一口にいっても、そう簡単にできるものではありません。そこで注目されているのが、ネットワークを活用したグループウェアです。グループウェアでの情報共有のメリットや、導入において注意すべき点をまとめてみました。
グループウェアは、社内での情報共有を行うためのメールやチャット、スケジュール管理、連絡先一覧など、複数の機能が組み込まれたソフトウェアです。
社内での情報共有手段のツールといえば、少し前まではメールが主流でした。しかし、メールではリアルタイムでのやりとりがスムーズにいかない場合もあるため、最近はチャットやSNSを活用する企業も増えてきました。
ところが、メールやチャット、SNSでやりとりするためには、それぞれのソフトやアプリを、その都度立ち上げなければならず、面倒だと感じていた人も多いのではないでしょうか。そうした手間を省くために、メールやチャットなどの複数のコミュニケーションツールを組み込んだのがグループウェアです。
社内の情報共有なら“SNSで十分”という人もいるでしょう。しかし、SNSはコミュニケーションが主体です。たとえばファイルの共有や会議室の予約など、ビジネスの生産性向上につながるツールも組み込まれているのが、グループウェアの特徴といえるでしょう。
また、それぞれの企業の状況に応じて、必要なツールを組み込める点もグループウェアのメリットです。タスク管理や日報管理など必要なツールを組み込めば、作業の進捗状況を共有することもできるでしょう。
では、どのようなグループウェアが活用されているのでしょうか。某サイトの「グループウェアランキング」で1位となったのがサイボウズ株式会社の「Garoon(ガルーン)」です。
ガルーンは、10人から数万人での利用に適した中堅・大規模組織向けグループウェアで、カスタマイズ性や他システムとの連携性、そして何よりも使いやすさが魅力です。
同じく7位に入ったのが、株式会社アイアットOECの「WaWa Office」です。
特徴は、シンプル画面で直観的に操作できることです。また、ASPで提供するため、導入コストを大幅削減できます。
もう一つ、注目のグループウェアを紹介しましょう。ディサークル株式会社の「POWER EGG3.0」です。ドラッグ&ドロップでスケジュールの登録ができるため、会議の調整もスムーズです。
また、スマートフォンでスケジュールアプリとの連携ができるため、スケジュールを二重管理する必要もなくなり、日常の業務に役立つ機能が簡単に使えるように工夫されている点などで、ユーザーの評価が上昇しているグループウェアです。
グループウェア導入の最大のメリットは、スムーズな情報共有です。1つのシステムで情報共有できるため、社内に限らず外出先でも内容のチェックや更新することができるようになります。
また、テレワークという働き方が定着しつつあるなか、グループウェアを利用すれば場所を選ばずに大勢での会話も可能となり、Web会議にも対応できます。
グループウェアにはクラウド型とパッケージ型があり、クラウド型は安価で導入が可能、導入期間が短い、モバイルからのアクセス可能といったメリットがあります。
一方、パッケージ型では情報漏洩のリスクが少ない、既存システムと統合が可能、カスタマイズがしやすいなどのメリットがありますので、双方の特徴を理解して選択するとよいでしょう。
グループウェアの導入の際は、社内で必要とされているツールは何かをしっかり把握する必要があります。一度導入すれば、社内でのスムーズな情報共有が実現でき、業務の効率化につながることでしょう。
はじめての人事給与BPO(アウトソーシング)活用ガイド
オフィスステーション導入事例集
OFFICE DE YASAI 総務様必見!お役立ち資料
契約不適合責任とは?売買契約書で 注意すべきポイントについて
日本の裁判手続きと電子署名
25卒生の“企業選びの軸”は? 4割超が「DXの取り組み」を重視、“テレワークの採用”がポイントか
【管理部門・士業の実態調査】2024年度の給与アップと人事評価の実態とは?
学生の就職観は「楽しく働きたい」「ノルマがきついのは嫌!」~企業が採用活動をするときのポイント~
【2024年度の賃金動向】企業の約6割が“賃上げ見込み”過去最高記録を更新へ。半数超が「ベースアップ」を実施予定
ホールディング経営とは? グループ経営との違いについて解説
フランチャイズ契約を締結する前にチェックすべきポイントとは(加盟店の立場から)
株式会社I-ne導入事例~月間の受注データ件数は20万件以上!『 Victory-ONE【決済管理】』の導入で 業務効率化と属人化の解消を実現~
eNPSの大幅向上を実現。メンタルヘルス対策の道のり-Smart相談室導入事例-
働く人の意識を変える定点観測
海外法人との取引を成功させる!英文契約の基礎知識
約9割の上司が“部下に忖度”…上司と部下の関係性に変化か。立場の違いによる「理想」と「実態」のギャップとは?
高ストレス者への法的に正しい対応と産業医面談の注意点
2024年版中小企業白書・小規模企業白書が閣議決定されました など|5月6日~5月12日官公庁お知らせまとめ
人材採用は“キャリア採用シフト”の傾向。過熱する人材獲得競争を背景に「応募者の質」が最大の懸念点に
よりよい職場環境を整備するために、企業に求められるラインケアの取り組みとは?
公開日 /-create_datetime-/