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テンプレート紹介　～入社時提出書類一覧表～

公開日2021/03/23 更新日2023/01/13


新社会人の入社シーズンが近づいてきましたが、入社時に提出が必要となる書類が多数あります。1枚、2枚なら問題はありませんが、不慣れな担当者にとっては、すべての書類を揃えるだけでも大変な作業です。そんなときに便利なのが、入社時に必要な書類の一覧表です。

入社手続きに必要となる書類

企業にとって、新入社員を迎え入れることは、とても喜ばしいことです。しかし、入社手続きの業務を担う総務や人事の担当者にとっては、大きな負担でもあります。

入社する社員から、年金手帳や雇用保険被保険者証、源泉徴収票、住民票記載事項証明書、扶養控除等申告書、健康保険被扶養者異動届、給与振込先の届書、マイナンバーなどの書類を提出してもらわなければなりません。

また、企業によっては入社誓約書や雇用契約書、身元保証書、健康診断書、卒業証明書、免許・資格証明書などの提出が必要な企業もありますし、雇用形態によっても必要となる書類が違います。

そこでマネジーでは、業務経験の浅い総務、人事担当者でも戸惑わないように、入社時提出書類を一覧表にした、マネジーと提携している有資格者が監修したテンプレートを用意しています。

【マネジー事務局公認テンプレート　入社時提出書類一覧表】

【便利なテンプレート】
入社時提出書類一覧表 無料ダウンロードはこちらから！
【マネジー事務局公認テンプレート　入社時提出書類一覧表】
ファイル形式
Excel
作成者
事務局(株式会社MS-Japan)
監修：社会保険労務士・西方克巳先生

いろいろな雇用形態に対応したテンプレート

新入社員を雇用すると、各種保険加入など、すみやかに行わなければならない手続きがあります。健康保険の加入手続きが遅れると、医療機関の受診に支障をきたすこともあります。安心して働いてもらうためにも、早急に手続きを進める必要があります。

しかし、何を用意しておけばよいか、どのような手続きが必要か、いつまでに書類が必要かなど、慣れるまでは大変です。さらに、入社手続きを複雑にしているのが、雇用形態によって必要となる書類も手続きも違うことです。

新入社員も、新卒か中途採用、または扶養家族がいるのかなどによっても、準備する書類や手続きも違ってきます。そのすべてをマスターするためには、それなりの経験が必要ですが、入社時に必要な書類の一覧表が手元にあれば、手続きもスムーズに進むことでしょう。

「入社時提出書類一覧表」テンプレート（Excel）は、新卒、中途（フルタイム）、中途（雇用保険のみ加入）、中途（雇用保険社保加入なし）の4シートに分かれ、使用しやすいようにさまざまな雇用形態にも対応しています。ぜひご活用ください。

社内で行うべき手続き

健康保険や雇用保険の加入手続きはすみやかにしなければなりませんが、労働者名簿への記入など、社内的に行うべき手続きもあります。

新入社員の氏名・住所・緊急連絡先・入社日などを記す労働者名簿は、賃金台帳、出勤簿とともに、「法定三帳簿」の一つで、必ず各事業所に設置しなければならないものです。

また、業務で使用するデスクやPC、文具類、タイムカード、名刺などの備品も、準備しておかなければなりません。最近は、社内ビルへの入退室にIDカードや指紋登録でドアロックを解除するケースも増えています。

その用意も必要ですし、新入社員をどの部署に配置するかを、当該部署へ連絡しておく必要もあります。

とにかく、新入社員の入社時に必要な手続きや準備は多岐にわたります。新入社員がスムーズに業務を開始できるように、必要な手続きや書類のリストがあれば、新入社員はもちろん、迎える方も安心なのではないでしょうか。

まとめ

新卒一括採用から通年雇用を導入する動きもありますから、これまでは4月に集中していた入社手続きも、年間を通しての業務になるかもしれません。いつでも適切に対応できるように、必要書類や手続きの手順を整理しておくようにしましょう。

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