公開日 /-create_datetime-/
春といえば人事異動のシーズンですが、異動に伴い発生するのが業務の引き継ぎです。引き継ぎがうまく行われなければ、後任の担当者が業務を進めていくうえで支障をきたすこともあります。スムーズに業務を引き継ぐポイントをまとめてみました。
業務の引き継ぎに必要な事項は、担当業務の目的、業務全体の流れ、業務を行う際のポイントや注意点、顧客の連絡先の一覧に加え、担当顧客や担当窓口に関する情報、起こりやすいトラブルと対処法、社内資料や必要書類の保管先などです。
また、業務の状況によっては、スケジュールや予算など、メンバーでなければ知ることのできない情報も必要になります。
これらの引き継ぎ事項を口頭だけで伝えるには、どう考えても無理があります。そこでおすすめしたいのが、分かりやすくまとめた業務の引き継ぎ資料を作成することです。後任が担当者と同じ部署で働いていたのなら、口頭でも伝わるでしょう。しかし、別の部署から異動してくる場合には、後任に滞りなく業務を引き継ぐためにも資料が必要となります。
口頭による引き継ぎ事項の説明では、聞き間違いや書き間違いのリスクが生じます。しかし、資料として作成することで、ミスを減らすことができますし、後から何度でも見返すことができます。
引き継ぎ資料は、誰が見ても分かりやすくまとめられていることが重要です。前任者にとっては慣れた業務であっても、後任にとっては初めての業務です。組織がスムーズに運営されるためにも、必要な情報を漏れなく後任に伝えなければなりません。
業務内容や進め方については、企業によっては「マニュアル」を用意していることでしょう。しかし、マニュアルは標準的な内容を記載したものです。引き継ぎ資料は、より具体的で、担当者でなければ得ることができない情報も含まれます。
たとえば、顧客の中には、一筋縄でいかない気難しい人もいます。機嫌を損ねかねない微妙な対応方法などは、マニュアルでは把握することはできません。前任者ならではの経験則を後任に伝えることも、引き継ぎ資料の大切な役割といえるでしょう。
引き継ぎ資料の作成には、後任の経験値に合わせることも大切なポイントです。後任が新人であれば、用語の解説やミスを防ぐための注意書きも必要です。また、作業漏れをなくすためのチェックリストなどがあれば、かなり助かるのではないでしょうか。
経験値が高い後任であれば、用語解説などは不要です。後任の経験値に合わせて、内容のレベルや説明の範囲を決めるなど、後任の立場での行き届いた配慮があれば、異動した後の評価にもつながるでしょう。
引継ぎマニュアルの作成に困ったら・・・、便利なツールでマニュアル作成を効率的に!
スムーズに業務を引き継いでもらうためには、十分な内容を盛り込むことが大切ですが、文章でびっしりと書き込まれた資料を何枚も渡されては、読みこなすのも大変な作業です。
文章だけではなく、図や写真などテキスト以外の要素も適度に盛り込みましょう。長い文章での説明より、すんなりと頭に入るのではないでしょうか。業務全体の流れも、業務フローと業務詳細手順を横に並べるなど、レイアウトを工夫するだけでも見やすくなります。
スムーズな業務引き継ぎの最大のポイントは、後任が困らないように引き継ぐことです。まずどんな小さな仕事であっても、担当していた業務のリストアップからはじめ、ポイントをおさえながら資料作成を進めることが大切です。また、社内はもちろんのこと社外の関係者などにも「業務から離れること」「後任担当者へ引き継ぎを行ったこと」を、メールや、場合によっては直接出向いて挨拶しましょう。
引き継ぎ資料を作成するのは大変な作業ですが、詳細な引き継ぎ資料は、後任から感謝されることにもつながるだけでなく、あなたの評価が上がる可能性もあります。「前任は最後まで丁寧な仕事のできる人だった」と思われるような、引き継ぎ資料を作成できるようにしておきましょう。
【入門ガイド】はじめての電子署名
50名未満の中小企業でも実現できる!従業員にも会社にもうれしい!福利厚生の新しいカタチ
雇用契約書の記載事項を知りたい方必見!必須事項や注意点を解説
eNPSの大幅向上を実現。メンタルヘルス対策の道のり-Smart相談室導入事例-
新型コロナウィルス問題と見直しておきたい契約条項
公認会計士は食えない?年収や就職先などを解説
開催直前企画!「Manegy ランスタWEEK for 経理&法務」の全てをご紹介!
ランスタ開催直前告知!成長企業の経理担当者なら押さえておきたいウェビナーは…?
【管理部門・士業の実態調査】2024年度の給与アップと人事評価の実態とは?
経費精算システムで経理業務を劇的効率化! おすすめサービスも厳選紹介
契約ライフサイクルマネジメント(CLM)ソリューションの導入に向けて
押印に合わせた電子署名形態の選択
Adobe Acrobatで電子署名する方法とその見え方
若手社員の早期離職を防止するためにできること
コスト最大30%削減!賢い引越しの在り方
ホールディング経営とは? グループ経営との違いについて解説
雇用就農資金とは?次世代の農業経営者育成を支援!最大2年間の人件費や住居費等を助成します
2024年版中小企業白書・小規模企業白書が閣議決定されました など|5月6日~5月12日官公庁お知らせまとめ
【5月20日(月)スタート】経理担当者おすすめウェビナーをご紹介!「Manegy ランスタWEEK for 経理&法務」
【管理部門450名に聞いた5月病経験実態調査】最も経験率の高い職種とは?
公開日 /-create_datetime-/