勤怠ルールを守らない社員を厳しく注意したいのですが、気を付ける点はありますか？

Q. 勤怠ルールを守らない社員を厳しく注意したいのですが、気を付ける点はありますか？

当社では、法令遵守や長時間労働の防止のため、勤怠管理システムを通じて労働時間を正確に申告するよう、社内で繰り返しアナウンスしています。時間外勤務の申告があれば、それに沿って三六協定の手続きや残業代支払いを行っています。
多くの人はこのルールに従っていますが、「面倒くさい」「時間が長くなると色々言われるのが嫌だ」などの理由から、きちんと申告しないまま残業する社員が一部見受けられます。会社ルールに反するとして注意してもよいですか？

A. 勤怠ルール違反とリスク惹起という2つの観点から注意可能

（１）労働時間の把握と企業リスク

企業は、労働者の始業・終業時刻を把握することを求められています。厚生労働省のガイドラインによれば、勤怠管理システムでの時間申告など、自己申告制をとる場合には、社員に対して、労働時間の実態を正しく記録して適正に申告するよう十分な「説明」を行うべきとされています（労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン）。

正確な労働時間を把握できていなかった場合、実際には三六協定の枠を超えた残業が行われてしまったり、本来は支払うべき割増賃金の未払いが起きてしまったりする可能性（労働基準法違反のリスク）が生じます。かつ、健康を守る職場環境づくりが社会的に求められる中、社員の長時間労働を見過ごすことにもなりかねません。

そのため、Qにある企業も、厚生労働省のガイドラインに沿って、自社の社員たちに対して「勤怠管理システムで正確な時間を申告してください」とアナウンスしているところです。

（２）本件の実務対応

それにもかかわらず、一部の社員が未申告を起こした場合、会社の勤怠ルールに反する点で問題ですし、会社に労働基準法違反や長時間労働（労働災害、安全配慮義務違反による損害賠償責任など）のリスクを負わせる点でも問題です。会社経営にとってのリスクを惹起させる行為は許し難いとして懲戒処分を検討すべき、といった役員の声を聞くことすらあります。

実務的には、勤怠ルール違反と法的リスクを惹起する行為という2つの観点から、本人に対して「会社は法令遵守のために適正な申告を求めています。実際に残業した分は三六協定や残業代の計算対象にするのできちんと申告するように」と注意を行います。その際に「今後、ルールを守らない場合には企業秩序違反として懲戒処分の対象になることがあるので改善してください」と強めの言い方をすることも可能です。

ただし、業務量から見てその社員が長時間の残業を余儀なくされる状況にある中、上司から「三六協定の枠を超えるなよ」といった圧力をかけられ、やむなく未申告の残業をせざるを得ないような状況に追い込まれていないかは気を配りながら進めるべきです。

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