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初めての社内報がスムーズに作れる4つの手順

公開日2021/06/06 更新日2021/06/07


企業が持続的な発展をしていくために社内報は重要なツールです。ただ発行するだけで、誰にも読まれない社内報では制作する意味がなくなってしまいます。そのためには作成マニュアルだけではなく、基本的な役割や目的などを理解する必要があります。
読まれる社内報、そして経営課題を解決できる社内報作りのために、作成に関する4つの手順を、具体的にわかりやすく解説します。

社内報の基本

社内報の作成の基本を理解していきましょう。

社内報とは、従業員や労働組合に対して企業が行う広報活動の1つです。略称で「社報」とも呼ばれています。

PR（パブリック・リレーションズ）の取り組みの1つであり、「エンプロイー・リレーションズ」や「インターナルコミュニケーション」とほぼ同じ意味で使われています。発行を担当するのは、主に広報部門です。

社内報の起源は、1902年にまで遡ります。日本生命保険相互会社による『社報』が始まりといわれています。翌年、鐘淵紡績会社（現・クラシエホールディングス株式会社）兵庫支店の工場長であった武藤山治氏によって発行された『兵庫の汽笛』も、日本における社内報に影響を与えました。

当時は、従業員の娯楽のために、いわば福利厚生の1つとして制作されていました。しかし現在、押し寄せるグローバル化の波や、市場における競争の激化によって、経営課題を解決するためのソリューションとして社内報は見直されています。

ここが大変重要なポイントです。経営課題とは、おもに組織を強化するために向き合うべき問題のことです。その上で、社内報が担っている役割は以下のようなものがあります。

  • 経営方針・ビジョンの伝達・浸透
  • 自社の最新情報や成功事例、方向性の共有
  • コミュニケーションの活性化
  • 従業員のモチベーションアップやスキルアップ
  • 定着率の改善、従業員満足度の向上

社内報を作成する際は、まずどんな課題があるのかを整理しましょう。その解決のために、どんな企画や内容、特集が効果的なのかをピックアップして見ましょう。

社内報の種類

社内報の種類は、主に3タイプあります。紙媒体、オンライン、オフラインです。

紙媒体
壁新聞・冊子・ポスター

情報量が多く、レイアウトやデザインの自由度が高いことが特徴です。オフライン作業中心の従業員にも、情報を発信できます。

オンライン
WEBサイト・スマホアプリ・メールマガジン

鮮度の高い情報を届けられることが特徴です。社内SNSであれば、フィードバックにより双方向のコミュニケーションが可能になります。

オフライン
朝礼・社内イベント・フォーラム・映像・放送・掲示板(ホワイトボード)

オフラインでは、顔と顔と合わせて直接的なコミュニケーションができます。ペーパーレス化にもつながります。
どの方法にするかは、目的や発行頻度、コスト感によって変わります。例えば、費用をかけずに月一回のペースであれば、オフラインで十分です。
しかし毎日、情報を届けて、閲覧数や反応率をデータ分析したいのであれば、オフラインが適しています。

また紙媒体は印刷代・紙代・郵送代などの費用がかかりますが、企業のブランディングをしっかり演出することができます。
最新情報はアプリで、定期的な内容は紙媒体という使い分けも可能です。いずれにしても、どういう方法が自社の従業員にとって読まれやすいのかを考えてみましょう。

読み手は、新入社員なのか、子育て中の従業員なのか、情報を届けたい層をイメージすることで詳細を決めやすくなり、円滑に進めることができます。

社内報作成の手順

社内報を作成する目的や方法を決めた上で、どのような手順で進めるのかを見ていきましょう。

  1. 運用方針を決める
    企業の中長期ビジョンや戦略、今の社内の状況・トレンドに応じて、それに沿った方針を決定します。2～3年ほどのペースで見直せる内容がいいでしょう。例えば、「経営理念を浸透させる」「社内コミュニケーションの活性化」など

  2. 年間テーマ・計画を決める
    運用方針に合わせて、1年間のテーマ・計画を組みます。毎年度、見直せる内容にします。例えば、上半期は「社内の成功事例・ナレッジの共有」、下半期は「経営層からのトップメッセージ」など。複数でも、一つのテーマでも構いません。

  3. 企画を決める
    企画は、特集とコーナーにわけるとメリハリのある社内報になります。例えば、特集なら「各事業部の紹介」、コーナーは「従業員の座談会」など。

  4. デザイン・レイアウトを決める
    どの方法で社内報を作成するかによってデザイン・レイアウトは変わります。それぞれに合った構成にすることがポイントですが、共通して言えるのは、読みやすさ・わかりやすさに徹底すべきということです。

例えば、以下の点を工夫してください。

  • 写真・イラスト・図・余白を効果的に使用すること。すべて文字で埋め尽くさないよう注意しましょう。
  • 「Zの法則」(左上→右上→左下→右下)、「Fの法則」(左上→右上→少し下に下がって左→右→下)を使って、ユーザーの視線の動きに合わせたレイアウトにします。
  • キャッチコピー・見出し・吹き出しをつけること。拾い読み・ななめ読みができるように、読むストレスを軽減します。

このような手順で作成することによって、目的に沿った社内報をターゲットに届けることができるようになります。

まとめ

社内報の作成マニュアルについて説明してきました。
ただマニュアルに沿うのではなく、しっかりと経営課題から向き合うことが重要です。最も避けたいのは、コストをかけて作ったのに読まれない、さらには効果がないという事態です。

対策の一つとして、他の成功事例を調べてみるのもよいでしょう。同じ業界や同じ事業規模の企業で、どのような社内報が評価されているのかを情報収集することで、具体的にシミュレーションもしやすくなるでしょう。

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