経理のテレワーク促進に期待がかかる「請求書受取代行サービス」とは？

公開日2021/08/08 更新日2022/04/25

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経理部門のテレワーク導入が遅れているのは、請求書など紙の書類のデジタル化がなかなか進まない現実があるからです。そこで注目を集めているのが「TOKIUMインボイス」などの請求書受取代行サービス。テレワークを「したくてもできない」という状況の経理部門において、テレワークを実現するための課題とはどんなことでしょうか。

目次【本記事の内容】

コロナ禍でも経理担当者の働き方は変わらない
紙の請求書を代行で受け取り電子化
選択のポイントは会計ソフトとのデータ連携
まとめ

コロナ禍でも経理担当者の働き方は変わらない

経理の新しい働き方を共創する「日本の経理をもっと自由に」プロジェクトが実施した「経理1000人に聞いた請求書電子化と働き方に関する実態調査」によると、新型コロナウイルスの感染拡大により社会の働き方が変わっている状況の中で、「経理の仕事は変わらない」と答えた経理担当者は83.4%にも上っています。また「在宅勤務を希望しても全くできない」と回答した人は56.6%という結果になりました。

請求書などのペーパーレス化の必要性は、実は10年以上も前から叫ばれていましたが、長く続いてきた紙ベースでの業務が慣習化しているため、仕事のやり方を変えてしまうことに抵抗を感じる人も多いのが現実です。また、企業ごとに異なるITリテラシーの違いが、社会全体のペーパーレス化の促進を妨げている要因であることも否めません。

しかし、働き方改革やコロナ禍によって、企業のDX化はいまや避けられない課題となっています。経理担当者がテレワークを促進するためには、ペーパーレス化やオンライン化が重要となってくるでしょう。

紙の請求書を代行で受け取り電子化

自社で経理業務のオンライン化に取り組んでも、取引先が対応していなければ、結局は紙ベースでのやりとりが続きます。また、たとえ請求書の電子化などに対応している取引先があったとしても、すべての取引先が1つのプラットフォームに合わせて請求書を発行してくれるわけではありません。

そのため、せっかくテレワークを導入したにもかかわらず、経理部門は出社を余儀なくされるなど、経理部門のデジタル化やテレワークが、なかなか進まないというのが現状です。

こういった状況の中、経理業務のオンライン化を後押ししているのが「TOKIUMインボイス」です。このサービスは、取引先から紙・メール・PDFなどあらゆる形式で届く請求書を代わりに受け取り、データ化した請求書をクラウド上に納品してくれます。このサービスを活用することで、ペーパーレス化が進んでいない企業との取引であっても、電子化した請求書などの書類を受け取ることができるようになるのです。

紙の請求書が残り続けたとしても、請求書の受け取りという業務に関しては、このシステムを利用することにより完全なペーパーレス化が実現するということです。

選択のポイントは会計ソフトとのデータ連携

「TOKIUMインボイス」と同じようなサービスは他にもたくさんあり、それぞれ一長一短です。そこで選ぶ際のポイントとなるのが、会計ソフトとのデータ連携ができるかどうかです。

なかには、受け取った請求書の金額や仕訳情報などのデータをユーザーが利用している会計ソフトに入力しなければならないものもありますから、思いのほか作業効率アップとはならないこともあり得るのです。

しかし、「TOKIUMインボイス」はCSVファイルを取り込めるすべての会計システムでデータの連携が可能です。またFB（データ全銀データ）の出力もできます。会計ソフトへデータ連携をすることで、承認・支払・仕訳・保管業務などの会計処理をすべてクラウド上で完結することが可能になるのです。

まとめ

今後ペーパーレス化やオンライン化に対応していくことは、企業にとっては喫緊の課題です。受取代行サービスで、請求書の受領に第三者が介在することに対しては、不安感や懸念もあるでしょう。セキュリティがきちんと保障されているのかなど、確認しなければならないこともありますが、導入することで請求書の受け取りや印刷など物理的な作業から解放されることは間違いなさそうです。