公開日 /-create_datetime-/
オフィスワークをされている方であれば、多かれ少なかれエクセルに触れる機会はあるでしょう。実は、エクセルで行った仕事を見ただけで、その人の性格や「仕事ができる・できない」といったことがわかってしまう可能性があるのです。
今回はエクセルで人の資質を見抜く方法と、仕事に必要なマインドについて考えてみましょう。
エクセルは言わずと知れた表計算ソフトです。文章作成や一覧表を作るのはもちろん、合計や平均といった数値計算も可能です。さらに、関数やマクロを使いこなすことができれば、ルーチン化した複雑な計算や煩雑な入力作業も自動化することができます。
例えば、元データが記載されているシートのある項目だけを新しいシートに抽出して資料を作成するとしましょう。
ある人は2つのシートを開いて見比べながら手入力するかもしれません。
またある人はひたすらコピーアンドペーストを繰り返して資料を完成させるでしょう。
そしてある人はマクロを組んで必要な項目だけを抽出する方法を選択します。
どれもゴールは「資料作成」です。
しかし、そこまでの道のりは何通りもあります。どの道を選ぶかで、その人の資質が見えてくるのです。
手入力をする、コピーアンドペーストをする、マクロを駆使する。どれも不正解ではありません。
しかし、業務効率には大きな差が生まれます。
手入力やコピーアンドペーストをして途中で投げ出さず、時間をかけてミスのない完璧な資料を作ったという人も一定の評価はできます。しかし、マクロを駆使して数秒で、しかもミスなく資料が仕上げられる人のほうが、効率が求められるビジネスという現場においては評価されてしかるべきと言えます。
もっとわかりやすく例えてみましょう。
上司に提出するレポートや書類をすべて紙とペンを使って手書きしたら非常に時間がかかります。
ある種マメさは感じられるかもしれませんが、すべての書類を手書きで仕上げていたら今の時代とても間に合いません。「パソコンでやれ」と怒られるかもしれません。
多くの方はパソコンで書類を作成してプリントアウトして提出するか、メールに添付して送信します。
今や基本的なパソコン操作ができない人は「仕事ができない」という烙印を押されかねない時代です。
極端な例ですが、エクセルにも同じようなことが言えます。
時間をかけて丁寧に一つひとつ入力するよりも、関数やマクロを駆使してゴールに早く・正確にたどり着ける人のほうが「仕事ができる」と評価されるのです。
とはいえ、知識やスキルには個人差があります。
エクセルで関数やマクロを使えないこと自体は悪いことではありません。
重要なのは「調べる」こと。今やあらゆる情報がネットで検索できる時代です。
ある課題に直面したとき、それを解決できる方法を調べられるか?調べられないか?で仕事の成否は大きく違ってきます。
特にエクセルの場合はそれが顕著です。
関数やマクロのスキル・知識がなくても、調べればすぐに出てきます。調べて実行してみて、効率や正確性を向上させることこそが、今ビジネスで求められている資質の一つだと言えます。
ただ、もう一つ問題なのは「調べようという気持ちがあるか」です。
エクセルで手入力やコピーアンドペーストをしている人は、関数やマクロの知識やスキルがないのに加え、手作業に問題を感じていないケースが考えられます。
非効率的であるという課題を解決することを放棄し、あるいは問題に気づかず、「よくわからないから手作業のままでいいや」と今までのやり方に囚われてしまっているのです。
こうした問題に気づくためには、ある種の「楽をする」ということが必要なのかもしれません。
「歩くのが大変だから」「楽に移動したいから」という気持ちがあるから、自動車などの便利な乗り物が普及しました。「手書きが面倒だから」という気持ちが人々にあるから、ワープロが生まれ、さらに高性能なパソコンが浸透したのです。
「楽したい」という気持ちから、数々の便利な発明品が生まれたと言っても過言ではありません。
エクセルも同様に、「苦労してでも仕上げる」という考え方から、「なんとか楽をしたい」「早く仕上げる方法を見つけたい」というマインドに切り替えることで、効率的な方法を調べて実行するという行動が生まれるのです。
「楽をする」というとネガティブなイメージがあるかもしれません。
学生時代を思い返すと、算数や数学のテストでは電卓を使わず手で計算する、英単語や漢字をひたすらノートに書き写して覚える、持久走では最後まで自分の足で走り抜くなど、「楽をしないことが美徳」という価値観が教えられてきた節があります。
たしかに真面目にコツコツ物事に取り組むのは素晴らしいことです。知識や技術を習得するためには楽をせず、ひたすら努力しなければいけない時期もあり、学生時代はその期間でもあります。
しかし、ビジネスでは結果がすべて。道具を使う、不必要な手間を省くなどして結果を出せる人のほうが評価は高いのです。
仕事をサボったり手を抜いたりして楽をするのは論外ですが、「楽な方法はないだろうか?」「時間や手間をかけず仕上げる方法はないだろうか?」という、いい意味で「楽する」ことができる人は非常に優秀と言えるでしょう。
エクセルは顕著にその人の資質が表れます。そして、それは単なる一作業にとどまらず、ビジネスのあらゆる点に作用します。一度、ご自身の作業手順や仕事への向き合い方を見直し、「楽して」みてはいかがでしょうか?
フリーアドレス制準備完ぺきガイドBOOK ICTツール編
人事給与アウトソーシングサービス導入検討のポイント(中堅規模企業向け)
OFFICE DE YASAI 総務様必見!お役立ち資料
サーベイツールを徹底比較!
土地建物売買契約書の見直し方法と5つのチェックポイント
開催直前企画!「Manegy ランスタWEEK for 経理&法務」の全てをご紹介!
副業制度がある会社は約3割で前回調査より増加傾向。一方、副業人材を活用している企業は1割未満
25卒生の“企業選びの軸”は? 4割超が「DXの取り組み」を重視、“テレワークの採用”がポイントか
ランスタ開催直前告知!成長企業の経理担当者なら押さえておきたいウェビナーは…?
【管理部門・士業の実態調査】2024年度の給与アップと人事評価の実態とは?
債権管理・入金消込効率化『Victory-ONE/G4』導入事例 ~30時間かかっていた入金消込がほんの数十秒に! 伊藤忠エネクス株式会社~
【入門ガイド】はじめての電子署名
知らないともったいない!ビジネスカードのマル得活用ガイド
新型コロナウィルス問題と見直しておきたい契約条項
オフィスステーション導入事例集
社内不正被害、人材の流動性が高い4月から6月は要注意 被害の6割近くは「情報持ち出し」
学生の就職観は「楽しく働きたい」「ノルマがきついのは嫌!」~企業が採用活動をするときのポイント~
【2024年度の賃金動向】企業の約6割が“賃上げ見込み”過去最高記録を更新へ。半数超が「ベースアップ」を実施予定
経費精算システムで経理業務を劇的効率化! おすすめサービスも厳選紹介
労働者との間で増加するトラブル、不当労働行為を回避する企業の心得
公開日 /-create_datetime-/