業務の可視化から始める、バックオフィスDXのすすめ方

デジタル庁の発足や電子帳簿保存法の改正など、社会全体のDX推進に拍車がかかっています。この傾向は企業の管理部門においても例外ではなく、デジタル化への対応はもちろんのこと、限られた人数で高い生産性を維持していくことは人材不足への対策としても必須となっています。

今回はそうした管理部門における「業務効率の改善」や、「業務の属人化を防ぐためにはどうすべきか」などについて、バックオフィスの業務プロセスを改善し、チームの生産性向上をサポートする「Bizer team」（バイザーチーム）を提供しているBizer株式会社（バイザー）の代表取締役 畠山友一氏と執行役員 田中秋生氏にお話しを伺いました。

働き方が変わる管理部門。その一方で課題も顕在化

（筆者）出社してオフィスで仕事をするイメージが強かった管理部門ですが、近年では様々な要因で働き方に変化が起きています。一方でテレワーク未導入、導入したもののマネジメントや業務に支障が出ているといった声も聞きますが、具体的にはどのようなことが課題になっているのでしょうか？

（畠山）営業やマーケ、開発などの多くの部門では新型コロナウイルス感染拡大の影響や働き方改革などでテレワークの普及が進みましたが、なかなかテレワークを実施できない部門が管理部門でした。その要因の一つは業務の属人化で、特に人事部門などでは業務の幅が広く、属人化しやすい傾向にありました。業務が属人化すると「仕事が引き継げない」、「他者が手伝えない」、「マネジメントが機能しない（管理しにくい）」、「業務の効率化が進まない」、「社員の成長機会が失われる」などの弊害が出ます。

（筆者）業務が属人化すると、社員の成長の機会にまで影響が出てしまうのですね！？

（畠山）はい、業務が属人化していると、本人も周りのメンバーもスキルアップの機会がなくなるのです。いわゆるジョブローテーションができない。そうすると、若い人であれば、外に成長の機会を求めて退職してしまうこともあり得ます。

（筆者）上記のような課題はどのように解決するべきでしょうか？

（畠山）まずは業務を可視化することです。 業務が可視化できれば全員がチーム全体の業務を把握でき、急な対応に追われても対処が可能になります。また業務目的の明確化、ノウハウの蓄積、業務の効率化、コストカット、引継ぎなどが容易になることもメリットですね。他の部署とも連携が可能になりますし。 これからは管理部門内だけで業務を行う時代ではないのです。

（田中）業務プロセスが可視化できていないと、マネージャーもメンバーのやっていることを把握しにくくなります。出社しているマネージャーから、「隣にあの人（担当者）がいてくれないと不安だ」なんて声もありましたね。これではテレワークは普及しませんよね（笑）。

DXはとても壮大で何からやれば良い？その第一歩は業務の可視化から

（筆者）数年前からDXの必要性と推進が叫ばれていますが、「Bizer team」を提供している貴社から見て各社のDX化の状況はいかがですか？

（畠山）DXの内容はとても壮大で、実際にはデジタル化で止まっている会社が多いのではないでしょうか。DX＝ペーパーレス化だけではないとわかってはいても、次に何をやればいいのかわからない。私たちは、業務の可視化や整理はDXへの最初の一歩だとお客様に伝えています。

当社では月に一回程度セミナーを開催しているのですが、管理部門のDXについてお話しする回は、毎回多くのお客様にご参加いただいています。お客様とお話する中でもよくDXについての質問をいただきますし、皆さんDXの推進方法について迷っておられるのではないかと思います。「Bizer team」はペーパーレス化だけではなく、プロセスやコミュニケーションまで可視化・デジタル化します。DXの第一歩としては最適なツールだと思います。

「Bizer team」開発のきっかけは、管理部門の業務負担軽減を考えたこと

（筆者）なるほど。管理部門の課題解決やDXへの第一歩として業務の可視化が必要とのことですが、それに気づいた背景や「Bizer team」を開発するに至った経緯を教えてください。

（田中）当社はもともと、一人で起業した場合でも管理部門業務を容易に行えるシステムの開発をしていました。そんな中、ある会社の管理部門担当者と話している時に、管理部門の標準的なツールがないことに気がつきました。 営業であればSFA、顧客管理ならCRMと、標準的な呼び名のツールが存在していますよね？管理部門にはこれがなかったのです。 これがきっかけとなって100社以上にヒアリングし、管理部門の未来を考えるようになりました。業務が属人化して大変な思いをしている人たちが、少しでも働きやすくなる環境にしたい。これが「Bizer team」開発の原点です。

管理部門業務の効率化にピッタリな「テンプレート機能」が好評

（筆者）実際に「Bizer team」の提供を始めてお客様の評判はいかがですか？

（畠山）「Bizer team」各種機能の中でもテンプレート機能は、お客様にとても好評です。 管理部門では、月次処理や四半期に一回の定型作業など、繰り返しの業務が多いと思います。テンプレートは、一連のプロセスを一度登録すれば、先々いつでも誰でも再現できるようになる機能です。 もちろん修正も簡単で、業務プロセスに変更があった場合など編集しやすくなっています。「Bizer team」を使いこなしているお客様ほど、テンプレートの変更履歴がすごいですよ。

（田中）日々の達成感が持てるということも好評です。管理部門は常にルーチンで業務がつづいていくため、達成感を味わいにくいといわれています。反面、決められたことをやっているようで実はイレギュラーな業務も多い。「Bizer team」では作業を進めるごとにチェックをつけていき、タスクの完了ボタンを押して業務を完了するので仕事の区切りをつけやすくなります。あるお客様では、以前はなんとなく不安で残業が増えていたが、「Bizer team」導入後は業務全体が見えて日々の進捗がわかるので、帰りやすくなったと伺いました。

他にはITに慣れていない人でも使いやすいユーザーインターフェースと、複数のチェックリストを業務の流れに沿って細かい粒度で登録し、対応状況を最新の状態に保ちやすいことも好評です。業務を可視化することで「誰がいつ何をしているか」が手に取るようにわかり、マネージャーが困っているメンバーをフォローするのにも役立ちます。

組織文化を変えるきっかけにもなる業務の効率化

（筆者）機能面以外にも様々なお声が届いているとのことですが、例えばどんな声がありますか？

（畠山）あるお客様からは企業文化を変えるきっかけになった、というお話しをいただきました。 そのお客様はDX化を推し進めたかったのですが、現状維持を好む企業文化が邪魔をして思うように改革が進んでいませんでした。管理部門内でも現状維持を好むという点では同じでしたが、まずは「組織の改善を回し続けることができるエンジン」として「Bizer team」を導入したのです。 「Bizer team」の導入によって業務を可視化すると、社内で変革について話すきっかけができ、半年後には現場スタッフの人たちの意識に変化が現れはじめました。管理職だけが旗を振っても、現場スタッフの意識はなかなか変わりません。まずは小さいところから始め、それが会社全体の企業文化の変革にも繋がったという事例です。

（筆者）便利な機能だけでなく、企業文化の変革にまでつながるとは、まさしくDXの第一歩ですね。畠山様、田中様、本日はどうもありがとうございました。

インタビューを終えて

業務のプロセスを可視化して改善、チームの生産性向上をサポートする「Bizer team」。ITに慣れていない人でも負担を感じない使いやすさと、シンプルなユーザーインターフェースが特徴のツールです。提供されるさまざまな機能は、プロセスの可視化や標準化、リアルタイムな進捗共有まで、驚くほど容易に実現してくれます。 今なら14日間の無料トライアルも可能ですので、バックオフィスのDXの第一歩として、気になる方は、一度詳しい情報を見てみてはいかがでしょうか？