CXOを手こずらせる株主総会の準備、最新技術でどう変わる？

株式会社の健全な運営において、毎年避けて通れない株主総会。経営を主導するCXOと呼ばれる立場になれば、抜かりなく遂行する手腕を期待されるものです。

とはいえ、株主総会の準備は一瞬で終わるものではありません。目の前の業務に追われながら取り掛かった経験をお持ちのマネジー読者も多いのではないでしょうか？　

昨今は株主総会を取り巻く環境が変化し、開催を支援するサービスも注目を集めています。マネジーでは昨年「株主総会に関するアンケート調査*」を実施していますが、最新のデータをもとに改めてこのテーマに切り込んでみることにしました。

*調査方法：インターネット調査
調査対象：20代～60代の管理部門・士業に従事する男女457名
調査期間：2022年5月16日～23日

株主総会の準備を重荷に感じるCXOの実態が明らかに

昨年末、株式会社FUNDINNOが運営するサービス「Fundoor」は「CXOの株主管理・経営管理に関する実態調査**」」を実施しています。その集計結果から浮かび上がってくるのは、世のCXOが株主総会の準備で苦心している様子でした。

**調査方法：IDEATECHが提供するリサーチPR「リサピー®︎」の企画によるインターネット調査
調査対象：CXOの株主管理・経営管理の責任者・担当者110名
調査期間：2022年12月13日〜14日

準備期間の長さについて

約半数が「1カ月未満」と答えていますが、「1カ月以上」との回答が20％を超えています。必要な準備の多さを考慮するなら、1カ月を超えてしまっても不思議ではないでしょう。それにもかかわらず約半数のCXOが1カ月未満で準備を終えていますから、並々ならぬ努力を感じさせます。

平成29年の法改正で申告期限の延長が可能となりましたが、議決権行使の基準日や法人税の申告期限の影響から、日本では決算日から3カ月以内に総会の開催が要求されてきました。しかし欧米では以前から4～5カ月の猶予が与えられる国がいくつもあります。「日本のCXOは長いこと、急ピッチでの総会の準備を課されてきた」ともいえるでしょう。

ハードな準備作業について

この設問では、25.5%のCXOが「書類の作成や郵送手配作業」と回答しています。その次に多かったのは「人的コストの高さ」を問題視する回答でした。

作業人数に関する設問でも、人的コストの犠牲は裏付けられています。1名で準備しているという回答が全体の4割を記録した一方で、2～3名という回答が24.5%に達しています。4名以上という回答は15％を超えました。

事業報告・監査報告・貸借対照表……etc.と、そろえる書類の数が多い上に株主一同を納得させる内容が必須となるため、この点は今後も大きな課題として残りそうです。

他の業務との兼ね合いについて

株主総会の負担が顕著である中で、「コア業務に集中できている」といった回答が合計すると約1/3に達しています。しかし「集中できていない」といった回答もほぼ同じ数値を記録しています。

いずれにしても、準備の負担を軽減できるなら歓迎したいと感じるCXOは決して少なくないと思われます。

準備・運営を快適に変えるサービスを選べる時代に

企業の規模や業種を問わず、日本中のCXOのリソースを少なからず奪ってきた株主総会の手配作業。とはいえ、変化の兆しは確実に訪れています。

デジタル化の導入について

日本社会全体でペーパーレス化がスローガンとなって久しいですが、株主総会で提供される書面については、法令で紙媒体での作成が以前から義務付けられていました。

しかし電子媒体の有益性が認められた結果、令和元年に会社法が改正されました。今年3月1日以降は、まだ上場企業等に制限されるものの「株主総会資料の電子提供制度」の適用がスタートします。晴れて電子文書を、株主総会で配布できることになったのです。

※電子文書はオンラインにアップロードすれば、URLのような形式での配布が認められます。したがって、郵送という手間も大幅に省略できることになります。

オンライン通信システムの活用について

令和2年はじめから2年以上の間、世界中で新型コロナの影響が続いています。

この間にリモートワークが推奨され、不可欠なミーティングや会議に関してもZOOMやGoogle Meetを用いて開催することが多くなりました。その風潮の中で画期的な出来事がありました。

数年前からバーチャル株主総会の開催は提唱されていましたが、令和3年6月の法改正で「バーチャルオンリー株主総会」の開催が解禁されたのです。ただし、上場企業が経産相・法相の許可を受けた場合に限定されるなど厳しい条件があります。

※会場への出席とオンラインでの出席を両立させる「ハイブリッド型株主総会」は、以前から行われており、こちらのほうが開催頻度はずっと高いです。東京証券取引所のデータ***によると、令和4年3月期の株主総会でハイブリッド型を選択した企業は317社に上りました。しかしバーチャル型を選択した企業はわずか3社にとどまっています。

***調査対象：2022年3月期の東証内国上場会社2,301社（プライム市場、スタンダード市場及びグロース市場上場会社）
調査期間：2022年4月6日～24日

世の中の株式会社からは、どんな本音が多いのか

バーチャル型の総会を実施するためには、映像配信の設備はもちろんのこと、セキュリティ面をはじめさまざまな面で隙のない技術が要求されます。現時点ではまだ準備が楽とはいえませんが、将来的には負担が大幅に軽減される可能性は高そうです。

最新のテクノロジーを導入して、株主総会を便利に変えていくCXOが増えていくことを期待したいものですが、現時点ではまだその歩みは緩やかな模様です。

前述の株式会社FUNDINNOのアンケート**では「SaaSツールを導入しているか？」との設問に対し、「検討もしていない」との回答が約2/3に達しています。これは、便利な技術・便利なサービスが登場していることが世の中に知れ渡っていないことが原因と思われます。

まとめ

定期的に開催する義務のある株主総会は、CXOに少なからぬ負担をかけます。時間的コストも人的コストも軽視できません。

時代の変化に合わせて、法制度もしだいに改められている今、紙ベースから電子ベースでの文書作成やバーチャル総会の開催が解禁されています。しかし複雑な条件が用意されている上に、技術にも限界はあります。

最大の課題は、情報が行き届いていない点にありそうですが、この弱点は時間とともに解決されていくはずです。今のうちに検討しておく価値は十分にあるのではないでしょうか。

※今回ご指示をいただきました参考サイトの調査情報の利用条件は、下記の通りです。
≪利用条件≫
1 情報の出典元として「Fundoor」の名前を明記してください。
2 ウェブサイトで使用する場合は、出典元として、下記リンクを設置してください。
URL：/news/detail/6716/?url=https%3A%2F%2Ffundoor.com%2F

■参考サイト
記事執筆に際し、参考資料として閲覧したサイトです。リンク先としてご使用される場合は、許可取りの要否などご確認いただけますと幸いに存じます。

PR TIMES｜CXOの株主管理・経営管理に関する課題は？　約4割のCXOが、事業やコア業務に集中できていない実態
Manegy｜株主総会 準備がしんどい業務No.1は!? 調査の結果を発表
JTB法人サービスサイト｜株主総会の運営方法は？スケジュールや事前準備、当日の流れ、留意点を解説
日本の人事部｜株主総会の準備
PR TIMES｜【バーチャル株主総会に関する実態調査】バーチャル株主総会の導入に約82％が取り組む。
株式会社第一生命経済研究所｜6月定時株主総会開催日の動向
経済産業省｜バーチャル株主総会について
Digital Workstyle College｜バーチャル株主総会開催支援サービス比較6選
BRIDGE｜株主総会開催効率化の「株主総会クラウド」が正式ローンチ、ユーザからのフィードバックを受け新機能を追加
ContractS CLM｜進む？株主総会の電子化　株主総会資料電子提供制度が2022年施行予定
大和総研｜株主総会資料の電子提供制度開始①
日経クロステック｜「バーチャルオンリー株主総会」開催はわずか0.3％、コロナ禍でも広がらない理由
東京証券取引所｜2022年3月期決算会社の定時株主総会の動向について
テレワークナビ｜注目されるバーチャル株主総会とは？背景や注意点を解説
日経ESG｜バーチャルオンリー株主総会が解禁
月刊資本市場｜2022年株主総会の総括
経済産業省｜基準日変更に関する考え方
経済産業省｜日本及び諸外国における 株主総会プロセスの電子化等の状況