【完全無料あり】無料で使えるワークフローシステム6選

社内の経費申告や承認業務といった、一連の業務の効率化に効果的なワークフローシステム。大きく分けて2つの導入方法がありますが、それぞれにデメリットがあります。

・自作する場合…専門技術や大量の人的リソースが必要になる
・外部ツールを導入する場合…導入コストがかかる

本記事では外部ツールの導入に焦点を当て、「無料で使用できるシステム」を紹介します。システムを選ぶ際のポイントも2点解説しているので、参考にしてみてください。

⇒無料か有料で悩んでいる人はワークフローシステムの比較コンテンツで確認しよう！

無料のワークフローシステムを選ぶポイント

無料のワークフローシステムにも多くの種類があるため、まず確認すべきポイントが2つあります。

・ワークフローシステムに自社が求める機能が揃っているか
・想定する利用人数に対応できるか

それぞれについて下記で紹介します。

必要な機能が搭載されているか

無料のワークフローシステムは、機能が制限されている場合がほとんどです。カスタマイズ性も低く、運用の幅が狭いことも少なくありません。そのため、まずはシステムを導入する目的や、解決したい課題を洗い出したうえで、自社に必要な機能を明確にすることが必要です。

システムによっては、有料版にアップグレードすることで、自社に適した機能が使用できる場合もあります。その場合も無料版や無料トライアルで操作性を確かめたうえで、有料版のシステムに切り替えると、導入失敗のリスクを抑えられます。

自社の利用人数に対応しているか

無料のワークフローシステムには利用人数が制限されているものもあります。そのため、システムを利用する自社の人数に対応しているか確認することが大切です。

また、システムを利用する人数が多くなるほど、システムには柔軟性が求められます。無料システムでは対応しきれなくなる可能性もあるため、人数や使用方法によっては有料版の導入を念頭に置き、無料トライアルを試す方法も選択肢のひとつです。

無料で使えるワークフローシステム

ここからは無料で使えるワークフローシステムを紹介します。システムによって無料期間や機能が異なるため、自社に合ったものを選ぶために比較検討の材料にしてみてください。

ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローはITトレンドGood Product賞を受賞、シリーズ累計導入実績15万社以上の信頼性が高いシステムです。

50種類以上のテンプレートが用意されているので、社内の幅広い申請に対応できます。パソコンからだけでなく、スマホやタブレットでも申請や承認することが可能です。

紙のやり取りが発生しないのでペーパーレス化を図れるうえ、システムにデータが保存されているので過去の申請記録も容易確認できます。

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SmartFlow

シンプルな操作性で直感的に利用することができる次世代のワークフローシステム。80に及ぶテンプレートから申請フォームを作成でき、入力制限や必須項目機能などによって申請者の入力ミスを防いでくれるのが特徴です。

多様な申請フォームがあり、承認経路設計も充実しているので、既存の稟議申請にも劣らない柔軟さがあります。

GRIDYグループウェア

社内の情報共有のみならず、グループ会社や協力会社と情報共有できるシステムです。初期費用・月額費用が無料で、ユーザー登録数も制限がありません。

ワークフローをはじめとした23の機能を無料で使うことができます。社内業務の効率化と情報共有、スケジュール管理を一元化することが可能です。

無料トライアルのあるワークフローシステム

有料版の利用を考えているものの、まずは無料トライアルで試してみたいと考えている方にぴったりのワークフローシステムです。

X-point Cloud

X-point Cloudは国内シェアNo.1のクラウド型ワークフローシステムです。4,000社以上での導入実績があり、直感的な操作で稟議・申請の電子化を進められます。

紙の帳票をイメージした入力フォームであるため、直感的に操作することが可能です。ワンクリックで承認・決済ができ、スマホやタブレットでも利用できるので意思決定スピードが格段に速くなります。

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コラボフロー

ITreviewワークフロー部門で6期連続顧客満足度No.1を獲得しているのがコラボフローです。直感的に操作できるシステムで、申請・承認業務を簡単にデジタル化できます。

Excelなどで帳票フォームを作ることができ、誰でも修正や変更を容易にできるようになっているため運用・メンテナンスを社内で完結させられます。

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Create!Webフロー

Create!WebフローはITreviewワークフローシステム/中堅企業部門で顧客満足度No.1と評価されているシステムです。

紙による申請・承認・決済業務といったワークフローをそのままデジタル化しているのが特徴です。社内の誰でも簡単に使えるため円滑に業務を遂行できます。

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まとめ

ワークフローシステムの導入を検討しているなら、まずは無料版を利用して、操作感を確認しておくことが大切です。また、ひとつのシステムに絞らずに複数個のシステムを試すと、自社に適したシステムの特徴や機能を明確にできます。

ワークフローシステムを本格的に導入する際、使い勝手が良いのは有料版です。業務効率化のためにも費用対効果を考慮しつつ、有料版の導入も検討してみてはいかがでしょうか。

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