経費精算システムの選び方ガイド

経費精算システムとは、経費の申請や承認を効率化するためのシステムです。 具体的な機能として、領収書のOCR読み取りや交通系ICカードとの連携、クレジットカードとの連携などがあり、これらの機能を通じて経費申請の工数を削減します。

また経費精算システムにはワークフロー機能が備わっているものが多く、承認作業の進捗状況をリアルタイムで確認することができ、承認の滞りによる精算業務の滞りを改善することができます。

また、会計ソフトとの連携やFBデータ自動作成機能などにより、経理担当者の作業時間を圧縮します。

本記事では、経費精算導入のメリットからおすすめの導入サービスまで網羅して紹介しています。ぜひ参考にしてください。

経費精算システム導入のメリット

経費精算システムの導入は、起業に多くのメリットをもたらします。 以下に、従業員・経理担当者・管理職、それぞれの立場にとっての具体的なメリットを解説します。

従業員：
申請の手間を削減：経費精算システムを使用すると、申請内容を手動で入力する代わりに、写真を撮るだけでデータを読み取ることができる「OCR読み取り機能」を使用してレシートのデータを自動的に入力することができます。これにより、従業員がこれまで経費申請のために使っていた時間を大幅に削減することができます。

経理担当者：
業務の効率化：経費精算システムは、経理担当者が経費申請を一元的に管理し、迅速に処理することを可能にします。これにより、経理業務の効率が大幅に向上します。

人的ミスの削減：
自動化とデジタル化により、手入力ミスや重複した経費申請などのヒューマンエラーが減少します。

会計ソフトとの連携：
多くの経費精算システムは会計ソフトと統合することができます。また自動仕訳や振込データ作成機能によって、これまで入力にかけていた作業時間を大幅に削減できます。

管理職：
スムーズな承認：Webブラウザやスマートフォンを介して簡単に経費申請・承認ができるようになります。また承認が遅延した際にアラート通知が送信される製品もあります。

経費精算システム導入の注意点

経費精算システムを導入する際の注意点として以下の点を挙げることができます：

初期費用とランニングコスト：
経費精算システムの導入には初期費用や運用費用がかかります。クラウド型の製品であれば、一人あたり数百円のランニングコストが発生します。各社のプランを比較し、自社にあったサービスを選びましょう。

経費精算システムの選定のポイント

経費精算システムを選定する際のポイントは以下の通りです。

会計ソフトとの連携機能：
経費精算システムを選ぶ際、会計ソフトとの連携機能について確認が必要です。会計ソフトの連携といっても製品によって、連携の形態が異なります。自動で同期されるものもあれば、CSVファイルで出力して会計ソフトへ取り込むタイプもあります。自社に必要な連携機能をチェックしましょう。

従業員の使いやすさ：
直感的に理解しにくいインターフェースは、社員がシステムを活用する障壁になります。企業全体の業務効率化を図るためにも、従業員が使いやすく、浸透しやすいシステムを選ぶことが大切です。

コスト：
経費精算システムの導入・運用には初期費用とランニングコストがかかります。予算内で運用でき、結果的にコスト削減や生産性向上につながるシステムを選ぶことが重要です。

以上のポイントを踏まえて、自社にとって最適な経費精算システムを選びましょう。

おすすめの経費精算システム

TOKIUM経費精算

「TOKIUM経費精算」は、たった2ステップで精算が完了する経費精算システムです。領収書をスマホで撮って、あとは専用ポストに投函するだけ。申請者・経理担当者の作業時間を約90.1%削減することができます。電子帳簿保存法にも対応しており、法対応と同時に経費精算のペーパーレス化を実現します。

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GO BUSINESS

タクシーアプリGOの法人向けサービス「GO BUSINESS」 経費精算・タクシー配車・利用管理などビジネスシーンにおけるタクシー利用での課題を解決します。

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マネーフォワードクラウド経費

「現場・経理・経営の三方よし」を実現する 経費精算プラットフォーム「マネーフォワード クラウド経費」 生産性向上だけではなく、リモートワーク対応したクラウドサービス。
1.交通費・出張旅費の申請処理から会計ソフトへの仕訳連携まで対応
2.購買申請・住所変更・出張申請など柔軟な電子ワークフロー機能
3.請求書（受領）の電子処理機能も搭載。電子帳簿保存法にも対応

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HRMOS経費

販売開始から20年以上の実績を持つ経費精算システムのパイオニア 「HRMOS（ハーモス）経費」は、社内の経費旅費交通費精算や立替経費精算、請求書処理を効率化するクラウド経費精算システムです。

申請のみならず、経理担当者の振込データ作成や会計ソフトへの転記、振替伝票作成の煩雑さも解消します。 電子帳簿保存法に完全対応し、インボイス制度にも対応予定。 経理実務や法改正に精通した担当者が、お客様の運用に合った導入をサポートします。

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経費の獅子

経費の獅子は、交通費や出張費・旅費、接待交際費精算など、経費業務にまつわる処理をまとめて効率化する、クラウド型の経費精算システムです。

毎月の経費精算業務を電子化することで、これまで煩雑となっていた紙・Excelなどのわずらわしい管理から解放されペーパーレスに。面倒な仕訳作業も申請時の選択項目に応じスマートに自動化し、ご利用の会計ソフトにそのままデータ連携が可能です。

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まとめ：自社に必要なサービスを選ぶには？

経費精算業務の効率化のためには様々な種類から、自社にあった製品を選ぶことが大切です。そのため以下の内容を確認して、経費精算システムを比較・検討しましょう。

経費精算システムを使って解決したい課題を確認： まず、自社が抱える経費精算に関する課題を踏まえ、解決したい内容を考えておきましょう。

トライアルの実施：可能であれば、トライアル期間を設けてシステムを実際に使用してみて、導入後のパフォーマンスや利便性を確認します。

現在、経費精算システム導入を検討中の方は、まず資料請求から始めてみましょう。各サービスの詳細を確認し、自社にあったシステムを検討しましょう。

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