電子帳簿保存法義務化！業界の仕組みと最新対策を徹底解説

電子帳簿保存法の基本知識

電子帳簿保存法は、企業の財務状況の透明性を高め、デジタル化に対応するための重要な法律です。この法律により、企業の帳簿や書類を電子データとして保存することが合法化され、紙ベースの経理作業から電子化への大きな一歩が踏み出されたのです。

以下では、この電子帳簿保存法の概要や、施行される背景、導入された経緯について詳しく解説していきます。

電子帳簿保存法の概要

電子帳簿保存法とは、2002年に施行された法律で、企業が取引の記録を電子的に保存することを認める内容となっています。具体的な内容としては、取引等の帳簿や書類を電子的に保存し、不正な取引の防止や業務の効率化を図ることを目指しています。

大きな特徴としては、紙ベースの帳簿ではなく、電子データで保存することが可能となり、それにより、物理的な保管場所や紙ベースに伴う手間が大きく減少します。

この法律により、企業は事業活動をより効率的に行うことが可能となり、経済全体の活性化に寄与するとされています。

電子帳簿保存法が施行される背景

電子帳簿保存法が施行された背景には、デジタル化とグローバル化の波があります。その一つ目が、情報化社会の進展です。IT技術の発展により、情報の流通が紙からデジタルへと大きくシフトし、企業活動においてもデータのデジタル管理が常識となっていきました。

このデジタル化に対応するため、既成の法律を改正し、データを電子的に管理することを法的に認める必要が出てきました。その結果、電子帳簿保存法が制定されたのです。

二つ目の背景としては、経済の国際化です。国際的なビジネスの活況化を反映して、データの管理も国際基準に準じた形で行うことが求められ、それがこの法律の導入に影響を与えました。

電子帳簿保存法の対象となる企業

電子帳簿保存法とは、経済産業省が設けた法律で、企業の帳簿や関連資料を電子媒体で保存できることを認めた制度です。この法により、ビジネスのDXは大いに進むことでしょう。しかし、この法律の対象となる企業は何と言っても特定の条件を満たしている企業に限られます。

対象となる企業の範囲と条件

電子帳簿保存法の対象となる企業は、所得税または法人税の納税義務者です。つまり、すべての法人と個人事業主が対象となります。企業の規模や売上、業種などの条件は関係ありません。

なお、紙の書類のみを取り扱い、電子データがない場合は電子帳簿保存法の対象外となります。
2022年1月に改正された電子帳簿保存法では、以下の条件を満たす場合に、電子帳簿保存の承認申請を省略することができます。

・電子データの真実性、可視性、保存の容易性を確保するための措置を講じていること
・検索条件を満たしていること
・電子取引の記録を保存していること

これらの条件を満たす場合は、電子帳簿保存法の要件を満たした電子帳簿保存システムを導入することで、承認申請を省略することができます。

電子帳簿保存法の義務と適用条件

21世紀のこれ以上ないデジタル進化の時代、電子化が進んだ企業の経営において、法的な義務として忘れてはならない問題が「電子帳簿保存法」です。この法律は企業の会計や税務に直結した重要な法律で、正しく理解と準備が求められます。

ここでは、電子帳簿保存法における主要な義務とその法的な適用条件を解説していきます。規模や業種を問わず適用される法律なので、経営者、経理担当者はもちろん、社員一人ひとりが理解しておくべきポイントです。

電子帳簿保存法で義務付けられる事項

電子帳簿保存法には、国税関係帳簿、国税関係書類、電子取引の3つの文書を電子データで保存する義務が課せられています。具体的には、以下の帳簿・書類が電子帳簿保存法の対象となります。

【国税関係帳簿】
・仕訳帳
・総勘定元帳
・現金出納帳
・固定資産台帳

【国税関係書類】
・請求書
・契約書
・領収書

【電子取引】

ただし、作成方法や受領方式によって保存方法が異なるため、対象書類を正しく理解し、適切に保存することが重要です。

電子化のメリットとデメリット

電子化には多くのメリットがあります。まず、物理的なスペースを必要としないため、経理書類の保管場所に困ることがありません。また、時間と場所を問わずに情報にアクセスでき、業務効率の向上を期待できます。

一方、デメリットも無視できません。セキュリティが最大の課題と言えます。重要な経理情報が流出した場合、企業の信用失墜に繋がる恐れがあるため、対策を怠るわけにはいきません。また、システムトラブルなどでデータが消失するリスクも存在します。そのため、適切なバックアップ体制の構築が求められます。

義務違反時のペナルティ

電子帳簿保存法は厳格な法律であり、違反した場合には重大なペナルティがあります。まず、税務調査に必要な帳簿・書類を電子化して保存することが義務付けられていますが、これを怠った場合、罰金が科せられます。

・電子帳簿保存法に基づく保存義務を怠った場合:
税務署からの指導に従わなかった場合：最高で50万円以下の罰金
保存期間を満たさなかった場合：最高で50万円以下の罰金
保存したデータが改ざんされた場合：最高で100万円以下の罰金

・電子帳簿保存法に基づく保存要件を満たさなかった場合:
最高で50万円以下の罰金

・電子帳簿保存法に基づく保存要件を満たすための措置を講じなかった場合:
最高で50万円以下の罰金

・電子帳簿保存法に基づく保存要件を満たすための措置を講じたが、不十分だった場合:
最高で50万円以下の罰金