効率的な会議の進め方

公開日2019/01/16 更新日2019/01/16

効率的な会議では議題を確認し参加者全員で共有する

会議に参加していて、「このダラダラした雰囲気いつまで続くんだろう…。そういえば今日の会議は何のために集まっているんだっけ？」なんてことを思うことはないでしょうか。
そんなときにちょっと考えてほしいのですが、会議の冒頭で、議論すべきポイントがいくつあり、何時に終了するのかを参加者と共有しているでしょうか。

これらを確認せずに、いきなりスタートしてしまう会議は少なくありません。このような場合、会議の終了時間が見えないだけでなく、その場で報告したいテーマを持っている人は「果たして、自分の発表時間はとれるのだろうか」と、ソワソワしながらタイミングを待つことになってしまいます。

それを避けるためにまず、「話すべき議題がいくつあるか」と「各議題をどのぐらいの時間配分で進めるか」について、全員で理解してから会議をスタートするようにしてみましょう。言ってみれば「会議の地図」を示すのです。今日の会議という「旅」を、どのような道筋で進むのか全員で共有ということです。

「会議の地図」を書き進捗を可視化する

では「会議の地図」は、どのように書けばよいのでしょうか。
まずは、ホワイトボードの左端でいいので、今日会議の開始時間と終了時間を記載しましょう。「今日の会議は13:00～14:30の90分ですね」と書きながら声に出すだけで参加者に時間の意識を植えつけることができます。

そして、この会議が、ディスカッション中心の「創造会議」なのか、または報告や調整がメインとなる「定形会議」なのか、会議の目的を明確にしましょう。「えっと、今日は来月ある展示会のイベント企画会議つまりディスカッションが中心ですね」と、主目的を明示していきます。

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