請求書発行代行サービスとは？導入するメリットやデメリット、選び方について解説

請求書の発行に慣れていない方の中には、以下のようにお悩みの方も多くいるのではないでしょうか。

「請求書発行にかかる時間や負担を減らしたい」
「インボイス制度の変更に対応できない」

コスト削減やインボイス制度への対応のために知っておきたいのが「請求書発行代行サービス」です。

本記事では、請求書発行代行サービスについて、導入するメリットや、代行会社を選ぶポイントについて解説します。

上手に活用することで、業務の効率化や業績アップにつながるため、ぜひ参考にしてください。

請求書発行代行サービスとは？

請求書発行代行サービスとは、請求書業務を自社に代わって対応してもらえるサービスです。

主に、以下のような業者が代行しています。

●アウトソーシング会社
●弁護士事務所
●司法書士事務所
●税理士事務所
●経理事務所

委託できる業務としては、以下のようなものがあります。

●請求書の作成
●未払いの掛け金がある取引先に対しての催促や回収
●与信審査

請求書のような金銭に関わる業務は時間がかかる上にミスが許されません。

未払いの掛け金を催促・回収する作業は、心理的にも大きなストレスがかかります。

とくに個人事業主やフリーランス、小規模の会社はリソースが少ないため、負担の大きい業務です。

請求書代行サービスでは、請求書に関係する業務を幅広く代行してもらえるため、コア業務に注力できるようになります。

請求書発行代行サービスの対応業務

請求書発行代行サービスの対応業務は、大きく分けると以下の3つです。

●請求書発行
●代金回収
●与信審査

サービスによっては「請求書の発行のみ」や「代金回収と与信審査のみ」という具合に、個別に業務を依頼することも可能です。

それぞれの対応業務について解説しますので、自社で代行したい業務があるかどうか知りたい方はぜひ参考にしてみてください。

請求書発行

請求書発行代行サービスでは、請求書の作成から取引先への送付まで委託できます。

請求書以外にも、以下の書類の作成や送付にも対応してもらえます。

●見積書
●納品書
●注文書
●領収書

また、業者に委託するだけでなく、請求書発行システムを導入する方法もおすすめです。

請求書発行システムは、システム内のフォーマットに沿って情報を入力していくだけで、請求書の作成から発行まで完了できます。

取引先の情報や請求書の内容を登録できるため、一度作成するだけで使い回せるようになり、業務の負担を減らせます。

請求書発行代行サービスのように、見積書や納品書などの作成も可能です。

請求書発行システムで書類を一元管理できるため、書類整理の手間も省けます。

電子帳簿保存法にも対応しているため、インボイス制度が始まっても問題なく利用できます。

請求書の発行については以下の記事で詳しく記載しておりますので、参考にしてください。

代金回収

請求書発行代行サービスの中には、代金の回収まで請け負う業者もあります。

支払期限を過ぎても支払われていない掛け金の催促や回収の代行が可能です。

回収業務は精神的な負担がかかるため、業務負担が減ったり時間に余裕が生まれたりするなどの効果が期待できます。

また、代金回収の代行業者の中には、未回収になってしまった場合の保証をするサービスがついている場合もあります。

保証があることで貸し倒れのリスクを避けることが可能です。

貸し倒れで掛け金を回収できなくなると、利益が無くなるだけではなく、自社の取引先に対する管理の甘さを露呈してしまうことにつながります。

信頼の低下にもつながるので、代金回収はプロに代行することをおすすめします。

与信審査

与信審査は取引先の業績や経営状況などを調査した上で返済能力や信用度を図る作業です。

売掛金をスムーズに回収するために行われます。

与信審査は売掛金での取引を行う際に、貸し倒れによって未回収とならないために必要な作業です。

審査には専門的な分析や適格な調査が必須となる上、取引先の業績を定期的かつ継続的に行わなければなりません。

規模の大きい企業の場合は、与信審査についてを自社内で行うことも可能ですが、事業をはじめたばかりの企業にとっては負担の大きい業務となります。

自社に与信審査を担当できる社員がいない場合は、専門性のある代行サービスを利用することを検討しましょう。

請求書発行代行サービスを導入するメリット5選

請求書発行代行サービスを導入するメリットは以下の5つです。

●業務を効率化できる
●コスト節約につながる
●人為的なミスを削減できる
●多様な支払いに対応できる
●インボイス制度に対応できる

自社の求めているメリットを享受できなければ、不要なコストを支払うこととなります。

自社の問題を解決できるかという視点で、請求書発行代行サービスを検討しましょう。

それぞれ詳しく解説していきますので、自社が本当に必要としているかをチェックする際の参考にしてください。

業務を効率化できる

請求書発行代行サービスを導入すると、請求書の作成や発行といった業務を削減し、他の業務へリソースを割けられます。

月末や年度末に大量の事務作業がたまり、メインの業務を行う時間が取れないという方も少なくありません。

事業をはじめたばかりの企業や個人事業主、フリーランスにとってはコア業務を行い、業績を上げていくことが大切です。

請求書発行代行サービスは、時間や人材のリソースを確保する際に有効な手段です。

コスト節約につながる

請求書発行代行サービスによって、以下のようなコストを削減できます。

●人件費
●消耗品費
●発送費

大・中規模企業の場合は経理の担当者が行ってくれますが、小規模の企業や個人事業主、フリーランスの方は、他の業務と兼任して作業しています。

一人あたりの業務が増加すると残業時間が発生するので、人件費の増加につながります。

代行サービスを利用することで、担当者の業務負担を軽減できるので、人件費を抑えることが可能です。

また、消耗品費や発送費を削減できるのも嬉しいポイントといえます。

紙代やインク代、封筒代や切手代など、一つひとつは小さい金額ですが継続的にかかると無視できない金額です。

購入する手間も減らせるため、工数削減にもつながります。

人為的なミスを削減できる

代行サービスは請求書の発行の経験が豊富なスタッフが担当するため、人為的なミスを減らせます。

請求書発行システムは、取引先の情報や取引の内容を登録できるため、宛名や金額などの記入作業における細かいミスの削減が可能です。

また、継続的に同じ内容の取引をしている相手の場合、請求書の自動発行サービスが使えます。

請求書の自動発行サービスは、同じ取引内容のものを毎月自動で発行するシステムです。

システムをうまく活用することで、入力ミスや記入漏れなどを防止できます。

多様な支払いに対応できる

請求書発行サービスを利用することで、幅広い決済方法に対応できるようになります。

今まで主流だった現金払いや振り込みだけではなく、以下の決済もメインの支払い方法となっています。

●クレジットカード払い
●コンビニ払い
●電子マネー

サービスによって対応できる支払い方法が異なるため、各サービスの対応した支払方法をチェックしておきましょう。

とくに個人に向けて販売している場合は、多様な決済方法に対応できるサービスを選ぶことをおすすめします。

取引先や顧客に便利だと印象を与えられ、さらなる業績アップにつながる可能性があります。

インボイス制度に対応できる

インボイス制度（適格請求書等保存方式）へ対応できる点も請求書発行代行サービスのメリットです。

インボイス制度とは複数の税率に対応した請求書の作成を求める制度です。

制度がはじまると、取引先に対して適用税率や消費税の額を正確に伝える必要があります。

2023年10月からはじまる制度の変更に伴い、請求書に記載しなければならない必要事項が増えました。

引用：インボイス制度の概要｜国税庁

記載が必要になった項目として以下のようなものがあります。

インボイス制度によって、今まで使用していたフォーマットに上記の項目を追加しなければなりません。

新しいフォーマットを作成するのは時間がかかり、作成してもインボイス制度に適した請求書になっているかがわからず不安を感じることもあります。

しかし、多くの請求書発行代行サービスで、インボイス制度への対応が進められているため、利用してすぐに最適な請求書を作成できます。

フォーマットに沿って入力していくだけで簡単にインボイス制度へ対応できるため、安心して請求書を発行することが可能です。

請求書発行代行サービスを導入するデメリット4選

請求書発行代行サービスには、以下のようなデメリットがあります。

●社内全体での情報共有が必要となる
●ノウハウを蓄積できない
●請求書の修正や変更が難しくなる
●継続的にコストがかかってしまう

サービスを導入する前には長所と短所を天秤にかけ、しっかりと検討した上で依頼することが大切です。

また、サービスによって得意不得意があるため、業者選びも慎重に行わなくてはなりません。

それぞれ詳しく解説していきますので、サービスの導入に悩んでいる方は参考にしてください。

社内全体での情報共有が必要となる

請求書発行代行サービスを導入した際には、システムの使い方や業務の流れを刷新する必要があります。

会社の中での意識を統一するために、新たな業務フローを作成し、社内に向けて周知しなくてはなりません。

マニュアルの作成から全社へ考え方を浸透させるには、長期間かける必要があります。

また、今までの業務の流れが体に染みついている社員にとっては、新たな流れを受け入れずに、批判する声が出てくる可能性もあります。

できるだけ社員に納得してもらえるよう、事前に周知し、サービスの導入のメリットを解説しましょう。

導入する際に負担がかかってしまいますが、一度体制を整えることでサービスのよい面を享受できます。

ノウハウを蓄積できない

すべての業務を代行サービスへ外注してしまうと、請求書周りの業務を代行業者へ頼り切ってしまうため、自社のノウハウが蓄積できません。

サービスに依存しすぎてしまうと、社内で新しく経理部門を立ち上げる際の妨げとなってしまいます。

将来的には、すべて自社で対応しようと考えている場合は、範囲を限定した代行の委託がおすすめです。

限定的な対応であっても、自社で対応することにより、自社でノウハウを蓄積し、将来的な経理業務の内製化につながります。

ノウハウを蓄積するためには、サービスに依存しすぎないことが大切です。

請求書の修正や変更が難しくなる

請求書の急な修正や変更に対応できない可能性があるのも代行サービスのデメリットです。

取引の関係で、発行日ギリギリに請求書の内容に変更が起こるケースもあります。

しかし、代行業者がすでに請求書を作成されている場合は、修正が間に合わなくなり追加で費用が発生してしまう事態も考えられます。

急な内容の変更が見込まれる場合には、事前に変更がある旨を伝えたり、ギリギリの修正変更ができたりするサービスを選ぶことが大切です。

継続的にコストがかかってしまう

請求書発行代行サービスは、コストがかかってしまう点も理解しておきましょう。

請求書発行にかかる費用は以下のとおりです。

●初期費用
●取引ごとの手数料
●スタッフの人件費
●サービスやシステムの月額料金

業者やサービスのプランによっても料金体系が異なります。

取引ごとに手数料がかかる従課金制のサービスや、月額料金で契約できるサービスなどによって、発生する費用はさまざまです。

お試しで導入したいと考えている場合は、初期費用やシステムの月額料金があまりかからないサービスを利用してみましょう。

自社の業務と照らし合わせ、費用対効果を考慮した上で、代行サービスを導入するようにしましょう。

請求書発行代行サービスを選ぶ際のポイント

請求書発行代行サービスは、以下の観点から選ぶことをおすすめします。

●対応業務の幅広さ
●セキュリティの高さ
●未回収金保証の有無
●取引可能額の上限
●定額自動請求への対応の有無
●自社システムとの連携のしやすさ

選択に迷った際のポイントについて解説していきますので、自社に適したサービスを選ぶためにも参考にしてください。

対応業務の幅広さ

請求書発行サービスは、サービスごとに対応できる業務の範囲が異なるため、どの範囲まで対応してくれるかという基準で選びましょう。

はじめに対応範囲の狭い業者に依頼してしまうと、他の業務を依頼できなくなり、他の業者に依頼する必要が出てきます。

たとえば「最初は請求書の発行だけを頼むつもりだったけど、他の業務もお願いしたい」というケースも考えられます。

事前に自社で依頼したい業務の範囲を明確にした上で、幅広い業務に対応できる業者に依頼しましょう。

セキュリティの高さ

請求書発行代行サービスを選ぶ際は、セキュリティの高さを重視する必要があります。

請求書は、以下の情報が記載されている書類です。

●取引金額
●取引先の情報
●自社の情報

不正アクセスやハッキングの被害に遭ってしまうと、取引先や顧客の情報が漏れ、自社の信用の低下につながってしまいます。

セキュリティ対策を重視してサービスやシステムを選びたい方は、以下のような点を確認しましょう。

●アクセス認証の制限がある
●システムの権限を設定できる
●IPを制限できる
●第三者によって監査している
●脆弱性のモニタリング機能がある

できるだけさまざまなセキュリティ対策を実施しているサービスを選ぶことをおすすめします。

未回収金保証の有無

代金回収を代行する場合は、未回収金の保証のついているサービスがあります。

未回収金の保証によって、取引先の倒産で掛け金を回収できない「貸し倒れ」を防ぐことが可能です。

取引額の大きい取引先の場合、掛け金を回収できないことにより、自社にも大きな損害を与えてしまいます。

ただしサービスによっては追加オプションとなっていることもあり、利用金額が増加することもあるため事前に料金形態を確認しましょう。

取引可能額の上限

請求書発行代行サービスには、取引可能額に上限が定められているため、上限額を基準にサービスを選択しましょう。

1件ごとの請求額が大きい場合は、上限額の大きいサービスを選ぶ必要があります。

全社にシステムが浸透してきたにもかかわらず、取引可能額の上限が足りなくなったことでシステムを変更する事態にならないよう、前もって上限額を決めておきましょう。

定額自動請求への対応の有無