【無料資料も紹介】社内規程の作成・管理をスムーズに！“納得できる”規程管理システムの選び方を解説

どの企業にも必ず存在するさまざまな規則は、法務や総務担当者にとって特になじみ深いものでしょう。 「社内規程」とは、これらの規則を取りまとめたものを指し、企業が事業を展開して活動していくうえで欠かせません。
社内規程を作成・管理・共有できるサービスが「規定管理システム」です。本記事では規定管理システムの基礎と選び方を解説し、おすすめのサービスをご紹介します。

社内規程を効率よく運用する「規程管理システム」

「規程管理システム」とは、各企業が独自に定める社内規程の作成・管理・共有を行うためのシステムのことです。 企業には多くの規程・規則があります。例えば、経営に関するものなら「定款」や「株主総会運営規程」など、組織運営に関するものなら「組織規程」「社内書類管理規程」など、人事労務に関するものなら「就業規則」「賃金規程」「育児・介護休業規程」「通勤手当支給規程」などです。

これらは法令に沿った運用が必要であり、法令が改正された際にはその改正に適した内容となっているかを判断し、修正すべき点を直すなど、随時確認しなければなりません。多岐にわたり数多くの規則を管理するのは、非常に煩雑な業務です。 そこで、規程管理システムを利用すると、各規則をテンプレートによって更新・編集することができ、社内で変更点などを共有しやすくなります。法務や総務担当者にとって、まさに心強いサービスなのです。

では、規程管理システムの代表的な機能を見てみましょう。製品ごとに違いはありますが、共通した機能は、規則の作成や改定、管理などの運用負担を軽減してくれます。

・テンプレート機能
社労士や弁護士が監修した雛形によって、社内規程を効率よく作成できます。

・エディター機能
文書編集に特化したエディター機能によって、編集作業をスムーズに行なうことができます。

・共有機能
共有が必要なメンバーに限定し、データにアクセスできる権限を設定できます。

以上が、規程管理システムの代表的な機能です。

規程管理システムの選定ポイント

規程管理システムは、社内の規則を一元的に管理し、適切な運用を実現するためのツールです。従業員の行動や意志決定をサポートする重要な役割を担います。 そこで、規程管理システムを導入する際は、自社に合った製品を選ぶように慎重に検討しましょう。ここでは、選定にあたって注意したいポイントを解説します。

自社に合った機能を搭載しているか確認する

規程管理システムを選ぶ際にまず確認したいのが、各システムに搭載された機能です。自社がどのような機能を求めているかを、事前に把握しておきましょう。 アクセス制御、過去のバージョン管理、変更履歴の管理、ドキュメントの種類別の管理、通知機能など、さまざまな機能があります。部署ごとの特徴も踏まえて検討することが必要です。また、不要な機能は余計なコストとなるため、機能の要不要をしっかり見極めましょう。

サポートが手厚いベンダーを選ぶ

規程管理システムを提供しているベンダーも、選定ポイントのひとつになります。サポートが手厚いベンダーを選びましょう。規程管理システム導入後のトラブル時やカスタマイズの要望など、細かく対応してもらえるベンダーが理想的です。

また、システムの更新頻度や保守の体制も重要です。システムを長期的に利用するうえで、ベンダーが新しい法令や法改正にいち早く対応してくれるか、保守体制が万全であるかをしっかり確認しておきましょう。

導入実績と評価を確認する

規程管理システムの導入実績と評価も、ぜひ確認しておきましょう。自社と同じ業界や同規模の企業で導入実績があるシステムなら、その製品は自社に合う可能性が高いと言えます。

また、システム導入後の満足度や改善点、問題点を、すでに導入しているユーザー企業の評価によって知ることもできます。サードパーティの評価や口コミサイトを活用し、しっかり確認しましょう。

以上が、規程管理システムの選定ポイントです。
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