【無料資料も紹介】転勤などによる従業員の“引っ越し”で総務や人事がすべき手続きは？

3月は決算月の会社が多く、人事異動の辞令が増える時期でもあります。また、4月には新入社員や新たに転職してきた従業員が入社してきます。人事異動による転勤や遠方配属などで、2月に内示を受けて3月に引っ越しをする、というパターンが比較的多いようです。これに伴い、総務・人事担当者たちの業務もさらに増えます。

本記事では、従業員の転勤や遠方配属で総務・人事がすべき主な手続きを解説します。また、転勤や遠方配属先で済む住居（社宅を含む）の手配・手続きに役立つ資料や記事も、併せてご紹介しましょう。

従業員の転勤や遠方配属で総務・人事がすべき主な手続き

転勤や遠方配属などで従業員が引っ越しをすることになった場合、総務や人事の担当者はさまざまな手続きを行なう必要があります。ここでは、特に重要なものをピックアップしてみました。

（1）社会保険（健康保険・厚生年金保険）の手続き

従業員に住所の変更があった場合、企業は速やかに社会保険（健康保険・厚生年金保険）の変更手続きを行なわなければなりません。所轄の年金事務所に「健康保険・厚生年金保険 被保険者住所変更届」を、郵送か窓口に持参して提出します。

また、従業員の配偶者が国民年金第3号被保険者（被保険者に扶養されている20歳以上60歳未満の配偶者で、年収が130万円未満の人）で、一緒に引っ越しをする場合は、その配偶者の住所変更も一緒に行ないます。

一方、マイナンバーと基礎年金番号が紐付けされている人は、住所変更の手続きが不要です（マイナンバーを持っている人が住民票などを移動させると、社会保険の登録情報も自動的に更新されます）。

ただし、マイナンバーと基礎年金番号が紐付けされていない場合は、「被保険者住所変更届」を提出しなければなりません。該当従業員が、海外転勤などで非居住者となったことがあったり、住民票以外の場所で居住していたりする場合は、マイナンバーと基礎年金番号が紐付けされていない可能性があるので確認しましょう。

（2）税務関連の手続き

従業員の住所に関わる税では、住民税が該当します。事業所で働く人の住民税は基本的に、事業所が給与から天引きで徴収し、毎年1月1日時点でその従業員が住んでいた自治体へ、その年の分を全額納付します。

もし、年の途中で引っ越して居住自治体が変わった場合は、その年の給与支払報告書を旧住所の自治体に提出します。そのうえで、年末調整時に従業員が「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」で、新住所を申告します。

（3）各種名簿の変更

労働基準法第107条により、事業所は「労働者名簿」の作成および保管を義務づけられています。この名簿には従業員の氏名や生年月日などのほか、住所も記載されています。引っ越しなどで住所が変わったときは、必ず記載事項を更新しましょう。 また、社内で共有されているほかの社員名簿や緊急連絡先名簿なども同様に更新します。

（4）通勤手当の変更

住所が変わって通勤ルートも変更になると、通勤手当を見直さなければなりません。通勤で使う定期券は、使用期間の途中で通勤経路が変わると、払い戻しおよび再発行する必要があります。

あらかじめ社内ルールとして、定期券の経路が変更した場合の払い戻し方法や計算方法、交通費の日割払いの有無、新しい通勤経路での定期代支給月数などを決めておくと、従業員への案内もスムーズにできるでしょう。

以上が、転勤や遠方配属などで従業員が引っ越しをすることになった場合、総務や人事の担当者が行なう代表的な手続きです。

なお、企業によっては、総務や人事が従業員の新住居（社宅や社員寮を含む）探しや引っ越し業者の手配・手続きを行なうこともあります。これらの業務はさらに煩雑で、忙しい時期は特に混乱しがちです。そこでマネジーでは、企業による新住居探しや引っ越しの手配を効率よく進められるサービスを複数ご紹介しています。総務・人事ご担当の皆さんはぜひ、以下の記事や資料をご覧ください。

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