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定時株主総会を成功させるために、経理部門が担当する事前準備と当日後の業務

公開日2024/04/09 更新日2024/04/08


企業の経理部門にとって忙しい決算後には、重要なイベントである株主総会が控えています。経理担当者はこうした業務を同時にこなさなければなりません。この記事では株主総会における経理部門の役割と、株主総会前後の業務について解説します。

決算書作成と株主総会

株主総会の内容を大きく2つに分けると、前半は報告事項、後半は決議事項を中心に進行されます。経理部門では主に前半の報告事項に携わり、資料作成が大部分を占めます。しかし、決算書の作成と同時に進めなければならないため、この時期の経理業務はかなりハードです。


多くの企業の営業年度末は3月です。営業年度末が3月の企業は3月以降から5月いっぱいで決算処理と納税処理を済ませ、6末日までには株主総会を開催することになります。決算は経理部門を中心に進められ、その過程で作成した事業データと財務データをもとに、株主総会用の資料を作成する必要があります。

報告事項に関わる準備

株主総会前半の報告事項で必要になるのが、計算書類と事業報告書です。ここで、それぞれの内容について再確認しておきます。


計算書類とは

計算書類として準備が義務づけられているのは以下に挙げる4種類です。


・貸借対照表（財務関連資料）
・損益計算書（経営実績関連資料）
・個別注記表（上記2つの補助資料）
・株主資本等変動計算書（純資産の変動額とその事由）


これらの書類はほとんどが決算報告書と共通しているため、決算処理と同時に準備を進めると効率的です。


事業報告書とは

事業報告書は決算書類の内容とは異なり、会社の事業において株主に報告すべき重要事項をまとめたものです。1年間の事業内容をわかりやすく整理した資料や、役員・従業員に関する報告事項などが該当します。数値では表しきれない、具体的な経営状況を説明するための資料です。経理部門が主体で作成するものではないですが、作成サポートする可能性も考えられます。


計算書類と事業報告書は会社法で規定されており、株主総会では必ず株主に配布しなければなりません。通常は株主総会の招集通知と合わせて株主に送付します。そのため、株主総会の14日前までには完成させる必要があり、実際にはそれ以前に監査などを済ませて準備を完了させておきます。

株主総会後の経理部門の業務

株主総会が無事に終了し、ほかの部門がほっとしている間にも、経理にはまだするべき業務が残っています。それが、株主総会にかかった費用の会計処理です。以下に基本的な仕訳をまとめます。


弁当やお茶などを提供した場合は会議費で計上し、懇親会や交流イベントの費用は原則的に交際費として計上します。ほかに記念品を渡す場合も交際費扱いですが、記念に自社製品を配布する場合は宣伝広告費で計上するケースもあります。

まとめ

株主総会は、1年間の事業結果を公表する大切なイベントです。その前半の構成は、経理部門の準備が成否を分けるといってもよいでしょう。決算処理を正確に仕上げて、その結果をわかりやすくデータとして株主に説明しなければなりません。この時期はハードな業務が続きますが、経理にとっては腕の見せどころでもあるのです。


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