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覚書と契約書はどう違うの？　覚書について再確認

公開日2019/03/23 更新日2019/03/24

ビジネス取引や外交の場面で、度々登場するのが “覚書（おぼえがき）”という用語です。ビジネスでは、覚書のほかに契約書や合意書、念書といった文書も使われますが、それぞれの違いを理解していますか？

重要な役割を果たすこともある“覚書”について、“契約書”との違いも含めて再確認してみましょう。

覚書と契約書の違い

“覚書”を広辞苑で調べてみると、「忘れないように書いておく文書、メモ」「国家間における情報伝達の一形式」とあります。

一方、“契約書”は、「契約の成立を証明する書面」とあり、メモである覚書と、契約成立を証明する契約書には、大きな違いがあるように思われます。

ところが、“契約書”も“覚書”も、基本的には契約の内容を記した文書の表題であり、表題のつけ方に、法的な制約があるわけではありません。したがって、契約にかかわる約束事が記された覚書と契約書の効力に、明確な違いがあるわけではありません。

重要なのは契約内容の明記

ここで、押さえておきたいのは、契約の定義です。契約とは「対立する複数の意思表示の合致によって成立する法律行為」であり、贈与や売買、交換、賃借、請負、雇用、委任、寄託などが含まれます。

法律行為ですから、契約による権利や義務関係は、民法や商法によって守られ、「裁判所によって契約の履行が保護されるもの」となっています。

契約の履行が、裁判所によって保護されるためには、契約締結時に、双方の意思が一致していることと、合意している事項が、それ相応の内容と認められるものでなければなりません。

契約時に交わす文書は、取引をする両者が合意していることを示すための証拠書類のようなもので、覚書であれ契約書であれ、表題よりも契約の基本的な内容が記されているかどうかが重要となります。

覚書と契約書の使い分け

では、実際のビジネス現場での契約は、どのように進められているかを見ていきましょう。契約そのものは、必ずしも覚書や契約書、つまり双方が合意していることを示す“文書”が必要なわけではありません。誰と、どのような方法で契約しても構いません。口頭でも、電話のやりとりやFAX、Eメールでも契約は成立します。

ではなぜ、多くの場合文書を交わしているのでしょう。

成立した契約が、事前に取り決めた約束通りに進んでいけば、文書は必要ありませんが、ときには、トラブルが発生することもあります。

そうしたリスク備え、より証拠能力を確保するために、契約書を2通（同一内容）作成し、双方が署名捺印してそれぞれが保管するようにしているようです。

一方、覚書は、正式な契約書を交わす前に、当事者が契約に関する合意事項、約束事を確認するために書面にしたり、あるいは、すでに作成した契約書の内容を一部変更したりする場合などに交わすというのが、一般的な使い方のようです。

イメージとしては、署名捺印のある契約書は正式なもので、覚書は、それよりも緩やかなものというものでなないでしょうか。しかし、契約内容が明確に記されている文書であれば、たとえ表題が“覚書”であっても、契約書と同じ扱いとなります。

契約成立を示す文書作成のメリット

リスクを回避するためには、契約書なり覚書なりに、契約内容を細かく記しておくことが重要です。ただ、双方が納得する文言の調整などには時間がかかります。

しかし、文書を作成することによって、「取引に対する双方の意思が明確になる」「口頭での契約よりも慎重に対応するようなり、約束を守るという意識が働く」「合意した内容が証拠として残る」などのメリットがありますので、多少時間をかけても、きちんとした文書を作成しておくことをおすすめします。

まとめ

覚書も契約書も “契約成立の証拠”となる文書ですから、法務担当者としては、後々のリスクを回避のためにも、用意しておくことが重要となります。特に、新規の取引などは、より、慎重さが求められますから、日ごろから、顧問弁護士とよく相談しながら、あらゆる取引を想定した準備をしておきましょう。

参考図書

「ビジネス契約書の基本知識と実務 第2版」（弁護士 花野信子著／民事法研究会）

「会社法・法令集」（中央経済社編／中央経済社）

「広辞苑」（岩波書店）

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