【人事・経理の基本】給与計算のやり方、何から始める？必須準備から5ステップ、よくあるミスまで徹底解説

2025.12.08

新着【人事・経理の基本】給与計算のやり方、何から始める？必須準備から5ステップ、よくあるミスまで徹底解説

初めて給与計算を担当する際、何から手をつければいいか分からず不安に感じるかもしれません。給与計算は、従業員の生活を支え、会社の信頼に関わる重要な業務であり、多くの法律が関わる複雑な業務でもあります。

しかし、ご安心ください。給与計算には明確な「手順」と「ルール」があります。

この記事を読めば、給与計算の具体的な「やり方」、そのルールの背景にある「なぜ？」、そして実務で陥りがちな「ミスの防ぎ方」まで、一気通貫で理解できます。
給与計算のゴールは、従業員の「手取り額」を正確に算出することです。その基本構造は、非常にシンプルな式で表されます。

[総支給額 − 控除額＝差引支給額（手取り額）]

総支給額：基本給、残業代、手当など、会社が従業員に支払うすべてのお金
控除額：社会保険料、税金など、総支給額から差し引くお金
3差引支給額：従業員の口座に実際に振り込まれるお金（手取り額）

この記事では、この「総支給額」と「控除額」を正しく計算し、振込に至るまでのプロセスを解説します。

いきなり計算はNG！給与計算を始める前の必須準備 3ステップ

計算実務に入る前に、以下の情報を確認する必要があります。

Step1：会社のルールブック「就業規則・給与規程」の確認

給与計算の基礎となる、会社独自のルールを確認します。

労働基準法では、常時10人以上の労働者を使用する場合、就業規則の作成が義務付けられています。

就業規則には、以下の必要記載事項をはじめ、就業に関する様々な取り決めが記載されています。

始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇並びに交替制の場合には就業時転換に関する事項
賃金の決定、計算及び支払の方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項
退職に関する事項（解雇の事由を含む。）

（出典：厚生労働省「1 就業規則に記載する事項 2 就業規則の効力」）

まずは自社のルールを正確に把握することが大切です。

Step2：法律で定められた重要書類「法定四帳簿」の整備

労働基準法は、企業に以下の4つの帳簿を整備し、保存することを義務付けています。これらが整備されているか確認しましょう。

賃金台帳：給与計算の結果（労働日数、労働時間、控除額など）を記録する帳簿
労働者名簿：従業員の氏名や生年月日などを記載した名簿
出勤簿：タイムカードや勤怠システムのデータなど、労働時間数の根拠資料
年次有給休暇管理簿：従業員ごとの年休の取得日や日数などを管理する帳簿

これらの帳簿は、労働基準監督署の調査などで提示を求められる、非常に重要な書類です。

Step3：自社で利用しているツールの確認

給与計算をどのような手段で行うかを確認します。

以前はExcelを利用する企業も多くおりましたが、社会保険料率の変更や法改正に手動で対応する必要があり、ミスが起きやすいのが難点です。

そこで、近年では給与計算ソフトを利用する企業が増えています。
法改正に自動で対応し、計算ミスの大幅削減につながります。

まずは全体像をチェック！給与計算の年間＆月間スケジュール

給与計算は、毎月の定型業務であると同時に、年に数回、特別なイベントが発生します。

給与計算担当者の「年間イベントカレンダー」

毎月の計算以外にも、以下の業務が年間スケジュールに組み込まれます。

時期	主なイベント	概要
4月	入社手続・保険料率変更	新入社員の社会保険（健康保険・厚生年金）・雇用保険の加入手続きを行います。 ※3月頃に健康保険料率、4月に雇用保険料率が変更されることが多いため確認。
6月	住民税額変更	1月の報告に基づき、市区町村から「住民税決定通知書」が届きます。 6月分の給与から、新しい年度の住民税額での天引きを開始します。
6月～7月	労働保険の年度更新	前年度の労働保険料（労災保険・雇用保険）を確定させ、新年度の概算保険料を申告・納付する重要な手続きです。
7月	算定基礎届の提出	4月〜6月の平均給与（標準報酬月額）を年金事務所へ届け出ます。これにより、9月からの新しい社会保険料が決定されます。
10月～12月	年末調整の準備・実施	年末調整に必要な各種申告書（扶養控除等申告書など）を従業員に配布・回収し、12月の最終給与（または賞与）で所得税の過不足を精算します。
1月	給与支払報告書の提出	1年末調整の結果に基づき、「誰にいくら給与を支払ったか」を各従業員の住所地の市区町村へ報告します。（翌年度の住民税額決定のため）
通年（随時）	賞与支払届	賞与（ボーナス）を支払った都度、社会保険料計算のために、支払日から5日以内に年金事務所へ届け出ます。
通年（随時）	随時改定（月額変更届）	昇給などで給与が大幅に変動し、一定の条件を満たした場合、算定基礎届を待たずに社会保険料を見直す手続きです。

毎月の業務フローチャート（締日〜支払日まで）

例：毎月15日締め、25日払いの場合

15日（締日）:勤怠データを回収・確定。
16日〜21日:勤怠集計、変動情報（入退社など）の確認、給与計算（総支給・控除・手取り）の実行。
22日〜24日:計算結果のチェック、給与明細の作成、銀行振込データの作成・送信。
25日（支払日）:給与振込。
月末:社会保険料の納付。
翌月10日:源泉所得税・住民税の納付。

給与計算の基本をマスター！具体的な5ステップ

ここからは、実際の計算業務を5つのステップに分けて具体的に解説します。

Step1：勤怠データを集計する（＝全ての土台）

タイムカードや勤怠管理システムから、「労働日数」「労働時間」「残業時間（時間外・休日・深夜）」「欠勤日数」などを従業員ごとに正確に集計します。
このデータは、残業代（Step2）や雇用保険料（Step3）の計算に直結します。また、残業時間の上限（36協定）を遵守しているかを確認するためにも、勤怠集計は法的にも非常に重要です。

Step2：総支給額を計算する（＝会社が支払う全額）

Step1の勤怠データと給与規程に基づき、会社が支払う「総支給額」を計算します。

固定給:基本給、役職手当など、毎月変動しない給与。
変動給:残業代（割増賃金）や、欠勤控除など、勤怠によって変動する給与。
非課税手当:通勤手当など、税金がかからない手当。

割増賃金の計算方法

残業や休日出勤には、労働基準法で定められた割増率で賃金を支払う義務があります。これは、長時間労働の抑制と労働者保護のためのルールです。

1時間あたりの基礎賃金 × 法定割増率 × 時間数

労働の種類	法定割増率	該当条件
時間外労働	25%以上	1日8時間・週40時間を超えた分
（月60時間超）	50%以上	2023年4月より中小企業も適用
休日労働	35%以上	法定休日（週1回）の労働
深夜労働	25%以上	22時〜翌5時の労働

（例：時間外労働＋深夜労働＝ 25% + 25% = 50%以上）

Step3：控除額を計算する（＝給与から天引きする額）

Step2の「総支給額」から、法律に基づき天引き（控除）する金額を計算します。これらは、源泉徴収制度を支えるために、会社が従業員に代わって納付するものです。

(1) 社会保険料

原則として会社と従業員で半分ずつ負担

健康保険料:病気やケガの治療費のため。料率は都道府県ごとに異なります。
厚生年金保険料:将来の年金や障害・死亡時の保障のため。
介護保険料:介護が必要になった場合のサービス利用のため、満40歳から徴収が始まります。
雇用保険料:失業手当や育児休業給付金のため。

(2) 税金

原則として会社と従業員で半分ずつ負担

源泉所得税:国に納める税金。国税庁の「源泉徴収税額表」に基づき、その月の給与（社会保険料控除後）と扶養親族の数に応じて算出します。
住民税:都道府県・市区町村に納める税金。前年の所得に基づき市区町村が決定した額を、通知書通りに控除します。

Step4：差引支給額（手取り）を確定する

冒頭の式に、計算した数値を当てはめます。

Step2（総支給額） - Step3（控除額）＝差引支給額（手取り額）

計算が完了したら、必ず前月の給与データと比較し、大きな変動がないかを確認することで、ミスを未然に防ぐことができるでしょう。

Step5：明細発行・振込・納付

計算が確定したら、支払業務に移ります。

給与明細の作成・発行:
法律（所得税法）で交付が義務付けられています。支給額、控除額の各項目を正確に記載します。
給与の振込:
会社の給与支払日に間に合うよう、銀行の振込手続を完了させます。
【重要】税金・社会保険料の納付:
Step3で控除したお金は「預かり金」です。
社会保険料: 月末までに、日本年金機構などに納付します。
源泉所得税・住民税: 原則、翌月10日までに税務署・市区町村に納付します。

毎月の正確な計算が、12月の「年末調整」（所得税の精算）や、7月の「算定基礎届」（社会保険料の決定）といった年間の重要業務の土台となります。