企業の契約書に関する全情報を集約し、一元管理することができる「契約書管理システム」を提供する鈴与株式会社のデータソリューション事業部長である原 健二氏に、こだわりのポイントやサービスにかける想いについて伺いました。

「契約書管理システム」はどんな想いで開発・提供されているのでしょうか。サービスの特長や、差別化のポイントなどと合わせてご紹介します。

創業から220年以上！総合物流企業から「契約書管理システム」が誕生したワケ

Manegy編集部： このたびManegy編集部では、“管理部門におすすめする本当に良いサービス”の一つとして、貴社の「契約書管理システム」を選出させていただきました。本日は、サービスにかける想いや提供に至った経緯などについて、お話をお伺いできればと思います。他のSaaS系企業様と違って、貴社は物流をメイン事業とされていらっしゃるので、特にサービス誕生の経緯は気になるところです。

原氏： このたびはご選出いただき、ありがとうございます。
おっしゃる通り、我々鈴与株式会社は、創業220年を超える総合物流企業です。「なぜ、老舗の物流企業が契約書の管理サービスを展開しているのか？」と疑問に感じる方が多いと思います。
実は弊社は30年近く前から、さまざまな企業の重要書類をセキュリティ環境が整った倉庫でお預かりするという「文書保管サービス」を展開しています。約20年前に、お預かりした書類を画像データにするスキャニングサービスを始めたところ、多くの企業様から契約書のスキャニングに関するご相談が寄せられたのです。そこで、契約書に特化したサービスを構築して、原本管理とシステムを融合させた独自性の高いサービスを展開するに至りました。
このような経緯もあり、弊社の「契約書管理システム」は、管理に特化しています。現在は、紙の契約書の原本やPDFデータだけでなく、WordやExcel、画像データなどの電子契約により締結された契約書、そのほか契約業務に関する全情報を一元的に管理できるサービスになっています。

Manegy編集部： もともとは文書保管サービスから始まり、利用企業様の声をもとに契約書に特化した管理サービスが誕生したとのことですが、現在では企業からの問い合わせや相談では、どのような内容のものが多いのですか？

原氏： 「契約書の管理を改善したいが、どうしたらよいか分からない」「紙契約書の量が多く、紛失しないか心配」「契約書の画像データや、管理データを大量に作成する手間をかけたくない」「契約書以外の書類も同じデータベースで管理したい」といったお声が多いですね。
この20年で気づいたことですが、契約書管理の方法は、企業ごとに大きく異なるのです。請求書や見積書などとは違って、契約書はどの企業にも共通するような管理方法がありません。それには、主に3つの理由があります。
1つ目は、契約書の管理目的が企業によって異なるから。2つ目は、契約書の発生プロセスやファイリング方法が企業ごとに異なるから。そして3つ目は、契約書とセットで管理したい書類が企業によって異なるからです。
そのため弊社では、まず最初にクライアント企業様に「契約書を管理する目的」をお聞きし、実際にファイリング状態も拝見して、現状を徹底的にヒアリング・分析します。そのうえで、最善の方法を企業様と一緒に考えていきます。

安心のセキュリティと使いやすさを追求する鈴与の進化形システム

Manegy編集部： 企業ごとにニーズが違うのですね。貴社のように寄り添って併走してくださる契約書管理サービスであれば新規で導入する企業でも安心です。

原氏： 人手不足の時代、貴重な戦力である従業員が形式的な作業に携わることは、どの企業にとっても本来避けたいことですよね。「契約書管理システム」ならば、契約書管理にまつわるすべての作業と負担を、まるごと取り去ることができますので、ぜひご相談いただければと思います。
操作が簡単なことやユーザーに合わせて台帳項目や権限設定を自由にカスタマイズできること、さらに導入しやすい価格と契約体系であることがポイントです。事前に無料トライアルできることも好評を頂いています。

Manegy編集部： ほかに、競合サービスと一線を画した、「契約書管理システム」ならではの特長や優れている点を教えてください。

原氏： 弊社では、「契約書管理システム」と併せて書類管理にも力を入れています。具体的には、書類のスキャニング・データ入力・文書保管・廃棄の各種サービスを展開しています（「データ入力サービス」「文書スキャニングサービス」など）。そのため、一貫した体制で最適なソリューションを提案できるのが最大の強みです。
また、セキュリティ環境が非常に優れている点も、弊社のサービスならではですね。
弊社は総合物流企業ですので、災害に強い文書専用のドキュメントセンターを保有しています。そこでは、専門作業員によるデータ入力サービスや、大量の書類をデータ化するスキャニングサービスなど、文書情報管理にまつわるサービスを行なっています。
このドキュメントセンターは監視カメラとレーザーセンサーが設置されていて、24時間監視対応しているんです。文書保管エリアやデータ作業エリアには、許可されたスタッフのみが通過できる生体認証システムを導入しています。また、外部に契約書を出さず、センター内のみで作業するので、原本の紛失や情報漏えいを防ぎ、お預かりした重要書類をしっかり守ることができます。 実際、セキュリティ要件の厳しい金融機関様を筆頭に、年間400万件以上の取扱い実績があるのですよ。

契約書の未来を、鈴与が担う！信頼と進化を継続させる「契約書管理システム」

Manegy編集部： 年間400万件以上！1日1万件以上とはすごい数です（笑）最後に、貴社サービスの今後の展望について教えてください。

原氏： 私たち鈴与株式会社は、物流企業として今後も「契約書の原本を厳重に管理」し、「契約書から管理に必要なデータを抽出する」サービスを提供していきます。
企業様に代わり、契約書原本の保管と、契約管理に必要なデータの作成およびシステムへのセットアップ、という役割を果たしつつ、「契約書管理システム」の機能をより高度化していきます。契約書を管理する方々から、お仕事をまるごと安心してお任せいただける存在となるように、今後も進化を続けてまいります。