規程の改定・管理・公開業務の効率化を支援し、組織のコンプライアンス・ガバナンスを強化する「規程管理システム」を提供する、株式会社システムディの高津 利彦氏にお話を伺いました。

「規程管理システム」はどんな想いで開発・提供されているのでしょうか。サービスの特長や、差別化のポイントなどと合わせてご紹介します。

規程管理の新たなスタンダード

Manegy編集部： このたび、Manegy編集部が“管理部門におすすめする本当に良いサービス”の一つとして、貴社の「規程管理システム」を選出させていただきました。ぜひ、サービスが誕生した経緯や、サービスにかける想いをお聞かせいただけますでしょうか。

高津氏： このような特集に選出されましたことを大変嬉しく思います。
規程管理業務というのは、多くの組織においてDX化が進んでいない部分です。いまだにWordでの改定作業を行い、PDFで組織内に公開するという運用をされている企業様がほとんどかと思います。そのた め、Wordでの改定作業が煩雑になっている、検索性が悪く規程の組織内周知が進まない、など課題が多く残っている状況です。そんな、規程管理業務の煩雑さや組織内での規程の周知不足などの課題を解決すべく、弊社の「規程管理システム」が誕生しました。

Manegy編集部： 規程管理業務の課題に気づくとは！？創業から40年以上の実績を持ち、バックオフィス業務に関する複数の管理サービスを提供している貴社だからこそですね。

高津氏： 2008年9月よりサービスを開始しましたが、リリースから幅広い業界、組織規模でご導入いただき、650以上の顧客様にご利用いただいております。企業を中心とする国内のさまざまな団体に、長期間にわたりご利用いただいており、非常に使い勝手が良くコストパフォーマンスの高いサービスに仕上がっていると自負しております。

Manegy編集部： サービスの提供開始から15年以上も経っているとは！長い実績の中で進化し続けてきたサービスなのですね。具体的にはどのような形でDXを実現できるのでしょうか？サービスの特長とともにお伺いしたいです。

高津氏： まずは改定時の新旧対照表自動作成機能、見出しルールの統一化・自動付番、組織変更対応時の文言置換などの機能により改定作業の手間を大幅に削減できるので、今までWordで作業していた業務が圧倒的に効率化できるようになります。
また、非常に高いセキュリティレベルを提供しながら、システムの利用を感じさせない専用の閲覧サイトでの最新規程の公開により、組織内での規程類の周知を支援し、閲覧状況を把握することも可能です。
「規程管理システム」の導入により、規程関連業務全般の業務改善を実現いただき組織のコンプライアンス・ガバナンス・組織力強化につなげていただけます。

規程管理システムが導くスムーズな業務航路

Manegy編集部： なるほど、ありがとうございます。作業においても周知においても大幅な業務改善ができることがよくわかりました。では、同一領域の競合サービスと比べて、「規程管理システム」が特に優れている点はズバリ、何でしょうか？

高津氏： ズバリ、汎用的な文書管理システムにはない、規程に特化した機能ですね。
前述したものもありますが、例をあげると以下のような機能になります。
■新旧対照表自動作成により改定作業を大幅に効率化
■見出しルールの統一化により規程間での見出しの不統一を解消
■規程改定時に見出しの追加削除にあわせて付番を調整する自動附
番機能により、作業負荷の軽減と対応漏れを解消
■規程単位での履歴管理を実現
■専用閲覧サイトでの公開により検索性の向上
■グループ会社規程の一元管理も可能
また規程だけでなく、製造業や金融機関などの業種において必要な、規定に関連するマニュアルや品質保証文書、事務取扱要領などの文書の専用システムでもあります。こういったシステムは他には無く、規程・マニュアルなどといった、規則類の一元管理を実現できるのは我々の「規程管理システム」ならではです。

Manegy編集部： まさに規程管理に特化したサービスですね。

高津氏： はい、さらに個々の団体様に対して、それぞれのニーズに合った導入支援を実施していることも強みです。どんなオーダーも一度ご相談頂ければと思っております。

お客様の声に真摯に向き合い、サービスの更なる発展へ

Manegy編集部： 規程のみならず、マニュアルなどの規則類の一元管理もできるなど、規程管理のサービスにおいて先駆者である貴社ならではの強みが非常によくわかりました。
具体的な活用事例もぜひ教えていただけますか？

高津氏： 化粧品メーカーのA社のケースがあります。A社では、規程の改定作業が煩雑で、規程の周知が十分進んでいないという課題がありました。「規程管理システム」を導入した結果、新旧対照表の自動作成、規程間リンク、文字置換などの機能による改定作業の効率化が実現しました。規程類の周知もスムーズに進み、規程に基づいたマニュアルが作成されるようになりました。総務部門での調整作業が不要になり、非常に好評をいただいております。

Manegy編集部： 規程の種類が多いと更新頻度も多くなりがちですが、そんな状況の総務担当者にとって、非常にありがたいサービスですね。最後に、貴社と「規程管理システム」の今後の展望について教えてください。

高津氏： 今後は、規程管理だけでなく、組織全体のコンプライアンスやガバナンスの強化に向けた、さまざまなシステムを開発し提供していきたいと考えています。規程管理の効率化のみならず、全体的な業務改善に貢献していき、課題を抱える企業様へ真摯に向き合っていく所存です。