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法務業務のスタートライン！「契約審査受付」フロー整備の重要性

公開日2024/12/25 更新日2024/12/25 ブックマーク数

現代の企業活動において、契約はビジネスの重要な基盤です。企業が他の企業または個人と何らかの取引をするとき、ほとんどの場合、そこには契約があります。そして、企業活動においては、口約束のみで契約をすることは稀であり、契約書を作成するのが通常です。そのため、契約書を作成し、または契約締結の是非や内容を審査するプロセスである契約審査のプロセスは、法務部門の主要な業務と位置付けられています。

しかし、多くの企業では、契約審査のプロセスを重視する一方で、契約審査の入口である「契約審査受付」のプロセスが軽視されがちです。結果として、不適切な依頼、案件の把握漏れなどにより法務部門の負担が増大し、全体的な業務効率が低下している事例も見られます。

この記事では、契約審査受付のフローが未整備であることの問題点と、これを整備するメリットを考察するとともに、効果的な運用を実現するための具体的な手法やツールについて解説します。

目次本記事の内容

フロー未整備の弊害
フロー整備の意義と効果
フロー整備の具体的方法
おわりに
おすすめ電子契約のサービス一覧

▼この記事を書いた人

今野悠樹（こんの・ゆうき）

株式会社 LegalOn Technologies
法務開発グループ／弁護士（東京弁護士会所属）

早稲田大学法学部卒業、東北大学大学院法学研究科総合法制専攻修了。2015年弁護士登録。ヤフー株式会社にてインハウスローヤーとして、ビジネス法務・政策渉外等に従事した後、国会議員政策担当秘書を経て、2021年から株式会社LegalOn Technologiesに参画。社内では法務開発、法律コンテンツ制作等を担当。

フロー未整備の弊害

契約審査受付のフローが未整備のままだと、以下のような弊害が生じます。

1.　案件の把握漏れ
依頼がメール、チャットツール、電話、口頭と分散してしまい、法務部門が全体としてどのような案件をどのぐらい受任しているのかや、進行状況を正確に把握することが難しくなります。これにより、案件が放置されるリスクが生じるほか、法務担当者ごとに抱えている案件数や難易度にばらつきが生じることがあります。

2.　依頼内容の不備が発生
依頼元が法務部門への依頼方法を十分に理解せずに依頼することで、契約の内容や背景情報が不足することがあります。この場合、法務担当者側の情報の不足により誤った見立てで契約審査をスタートさせてしまったり、何度も追加の情報を確認したりする必要が生じ、対応の誤りや遅延が発生することがあります。

3.　ナレッジの蓄積・共有ができない
受付フローが未整備で、依頼がばらばらなまま放置されていると、案件から得られる知見やノウハウも管理されずに放置されることになりがちです。その結果、過去に似たような案件があるにもかかわらず、その時のナレッジが活かされず、再度無駄なコストをかけて契約審査を行うこととなってしまう可能性があります。

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