タスク管理は必要？業務効率化のコツも紹介

ビジネスシーンで重要視されることも多いタスク管理ですが、「タスク管理って本当に必要なの？」「タスク管理でどこまで業務効率化できるの？」といった声があるのも事実です。

また、近年はさまざまなタスク管理ツールが登場しており、「何を選んだらいいのかわからない」という悩みもあるようです。

そこでこの記事では、効果的なタスク管理の方法やツール導入のポイントなどについて解説します。

2種類のタスク管理

タスク管理とは文字通り、抱えている仕事（タスク）のスケジュールや進捗などを管理することを指します。
タスク管理には「個人タスク管理」と「チームタスク管理」の2種類があります。

個人タスク管理

個人タスク管理は、自分が行うタスクの管理を指します。TO DOリストと混同されることもありますが、TO DOリストは「やらなければならないことの一覧」であり、メール対応などの雑務も含まれます。

また、個人タスク管理では納期や進捗具合などをより詳細に管理するという違いもあります。

チームタスク管理

チームタスク管理は複数人で取り組んでいるタスクをプロジェクト単位などで管理する手法です。
「このタスクは今、誰がボールをもっているのか」「今はどのようなタスクが動いていて、何が完了しているのか」などをメンバー全員で管理します。

タスク管理で業務効率化はできるのか？

正しいタスク管理を行えば、業務効率化が実現する可能性は大いにあります。タスク管理によって各タスクの優先順位が明確になり、それぞれの作業に割く時間配分なども明確になるでしょう。
その結果、無駄な作業が減るため、業務効率化が期待できます。

効果的なタスク管理のポイント2選

先ほどタスク管理は業務効率化につながるという説明をしましたが、これは必ずというわけではありません。
正しく行わなければ、「タスク管理そのものが新たなタスク」となり、かえって業務の負担が増えてしまいます。
効果的なタスク管理のポイントは「フレームの導入」と「タスクの優先度の把握」です。
それぞれを解説します。

タスク管理のフレームワークを導入する

タスク管理をやり始めた頃は、「そもそもどうやって管理すればいいのか？」と悩んでしまう方も少なくありません。そこでおすすめしたいのが、タスク管理のフレームワークの導入です。

たとえば、1日のタスクを、大きなタスク1つ、中くらいのもの3つ、小さなもの5つにわける「1-3-5ルール」などがあります。

自分が管理しやすいフレームを見つけることで、タスク管理がグッと楽になるでしょう。

タスクの優先度を把握する

タスク管理を行ううえで、各タスクの優先度を把握しておくのは非常に重要です。タスクの優先度は、「業務にどれだけの影響を与えるか」という重要度と、「対応期限がどれだけ迫っているか」という緊急度の2軸で判断できます。

これらを基準に、タスクに優先度を付けることで、管理のしやすさが向上します。

タスク管理を始める前に

タスク管理を始める前に、現状の把握をすることをおすすめします。
まずは「なぜタスク管理が必要なのか？」を考えましょう。

すると「業務量が多く、残業が発生している」もしくは「マルチタスクになりすぎて、状況把握が難しくなった」などの課題が見えてくるはずです。

これらを解決するためにはどのようなタスク管理が適切かということを考えれば、自分に合った方法が見つけやすいでしょう。

タスク管理ツールは効果的？

タスク管理の方法として、ツールの導入は非常に効果的です。ただし、多機能すぎて使いこなせないものや、反対に機能が少なすぎて利用時にストレスが溜まるものなどを選んでしまうと、逆効果になることもあります。

どのようなツールが合っているかはタスクの種類や各人の課題、業務量などによって異なるため、自分に合ったものを選びましょう。

タスク管理ツールの選び方

タスク管理ツールは「使いやすさ・共有機能・通知機能」の観点で選ぶと失敗しにくいです。
それぞれ説明します。

シンプルで使いやすい機能か？

タスク管理ツールは毎日のように使うものなので、使いやすさが大切です。シンプルで直感的に使えるUIやタスクの登録・編集がやりやすいものなどを選ぶとよいでしょう。

タスク状況をほかの人に共有できるか？

個人タスク、チームタスクに関わらず、ほかの人に自分のタスクを共有したり、他人の進捗確認が必要になったりするシーンは多いものです。
組織全体でツールを導入する際は、ほかの人とタスク状況を共有しやすいものが適しています。

通知機能やアラート機能か？

誰かがタスクを更新した際や、メッセージが送られてきた時、期日が近づいてきた時など、通知機能・アラーム機能が役に立つ場面は多くあります。

これらの機能が揃っているツールは、日々のタスク管理をよりスムーズにしてくれるでしょう。

できる人のタスク管理の方法を真似してみる

ここまで、効果的なタスク管理の方法やツール選びのポイントなどについて紹介しましたが、ほかにも「できる人の方法をまねしてみる」という方法があります。
とくに同じ部署の先輩や憧れのビジネスパーソンなど、まねすることで自分の仕事のモチベーションが上がる人を参考にするのがおすすめです。

まとめ

タスク管理を始める際は、タスク管理の必要性や現状の課題を把握し、自分に合った方法を選ぶことが重要です。
その際、タスク管理ツールの導入も効果的です。使いやすさや共有機能と通知機能の有無などを基準にツールを選ぶと失敗しにくいでしょう。 正しい方法でタスク管理ができれば、大きな業務効率化が期待できます。

参考サイト）
LIFEHACKER「定時で帰る仕事術」入門編。すぐできるタスク管理の基礎まとめ
slack│タスク管理が上手い人とは？その特徴や方法を解説
MoneyForward クラウド｜【最新版】無料のタスク管理ツールおすすめ8選！個人・仕事向けを紹介
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