文書管理にAI OCRを導入すべき理由とは？

文書管理業務において、紙文書の取り扱いやデータ入力作業が非効率になっている企業が多く存在します。

この記事では、文書管理の課題を明確化し、AI技術を搭載した「AI OCR」を導入することで得られるメリットを詳しく解説します。実際の企業がAI OCR導入によってどのような成果を出しているのか、具体的な成功事例も交えてご紹介します。

1.文書管理の現場が抱える課題

現代の企業活動では、取引先との契約書や請求書、社内の稟議書や報告書といった紙文書を日常的に扱っています。多くの企業で、こうした紙文書の「文書管理」が業務効率のボトルネックとなっているケースが少なくありません。

本章では、企業が直面している文書管理の課題を詳しく見ていき、なぜAI OCRの導入が求められるのかを具体的に解説します。

まず、文書管理の現場で頻繁に直面する課題として、「膨大な紙文書による作業負担」が挙げられます。 多くの企業では、業務で発生する紙文書の量が非常に多く、保管や管理に多くの人的リソースが割かれています。

特に契約書や注文書、請求書など取引に関係する重要書類は、紛失や破損が許されないため、整理やファイリング、保管場所の確保に日常的に人員やスペースが必要です。

例えば、ある中規模企業※では月に約3,000枚もの紙文書が発生し、それを社員が手作業で整理・保管しています。これらをファイリングする作業だけでも、毎月20～30時間が費やされているとのことです。

さらに、保管スペースが不足して別途倉庫を借りている企業も多く、無駄なコストを抱えています。 このような背景から、「文書管理」の効率化は多くの企業にとって喫緊の課題となっています。

次に挙げられる課題は「手入力作業によるミスや非効率性」です。多くの企業では、紙文書から必要な情報をデータベースやExcelなどに手入力しています。

例えば請求書のデータを会計ソフトへ転記したり、契約書の情報を顧客管理システムへ入力したりといった作業は、多くの場合、人間が目視で確認しながら入力するため、多くの時間がかかり、ミスも発生しやすくなります。

具体的な例として、請求書の入力作業を考えてみましょう。1枚の請求書の情報を手入力でデジタル化するためには、社員1人あたり約5分～10分かかります。これが月に1,000枚となれば、単純計算で月間100時間近くもの作業時間が入力作業に費やされます。

加えて、人間が行う以上、転記ミスは避けられません。一つの入力ミスが後工程での誤請求や入金ミスを引き起こし、企業の信用を損ねたり、クレーム対応に追われたりすることになります。

また、こうしたミスを防ぐためにダブルチェックやトリプルチェックを実施する企業もありますが、そのためにさらなる人的リソースが消費されるという悪循環に陥ります。

上記の図で示したように、多くの企業では文書管理のプロセスの各段階で問題が生じています。特に「手入力」と「確認作業」のフェーズは、時間もミスも発生しやすく、業務効率化の障壁となっています。

さらに深刻なのが「文書の検索性の低さ」という課題です。紙文書をファイルや倉庫で管理している場合、目的の書類をすぐに見つけ出すことが難しくなります。

例えば、監査や税務調査の際に過去の書類を提出する必要があった場合、どこに保管されているかを探すだけで多くの時間が失われることがあります。

実際に、税務調査対応で必要書類を探すために丸1日を費やした企業のケースもあり、これが業務遅延やストレスの原因となっています。書類を探すためだけに社員が何時間も拘束され、本来の業務に支障をきたすことは少なくありません。

上記の表のように、文書管理に関連した課題は単なる作業効率の問題だけにとどまらず、企業の業務全体に深刻な影響を与えています。

このような課題を解決するために、近年注目されているのがAI技術を搭載した「AI OCR」です。従来型のOCR（光学文字認識技術）とは異なり、AI OCRはAI（人工知能）が紙文書に記載された文字を読み取るだけでなく、文脈を理解し、高い精度でデジタルデータへ変換できる技術です。

次章以降では、この「AI OCR」が文書管理の課題を具体的にどのように解決できるのか、その詳細を解説していきます。本章では文書管理の現場が抱える課題の深刻さを理解することで、なぜAI OCRが必要なのかという疑問を解くきっかけになったかと思います。ぜひ次章を引き続き読み進めてください。

※オプティム調べ

2.AI OCRとは？文書管理における役割

記事提供元

株式会社オプティムは「ネットを空気に変える」を企業理念とし、AI、IoT、ロボティクス技術を活用したソリューションを提供しています。
主な事業として、農業・建設・医療分野向けのDX支援サービスや、AIを活用した文書・契約書管理のクラウドサービスを展開しています。
東証プライム市場に上場しており、企業や自治体など幅広い顧客への導入実績があります。

管理部門で働かれている方の業務課題を解決する資料を無料でプレゼント！

経理・人事・総務・法務・経営企画で働かれている方が課題に感じている課題を解決できる資料をまとめました！
複数資料をダウンロードすることで最大3,000円分のギフトカードもプレゼント！