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書類管理の基本と実践ステップ｜効率化に役立つ社内ルール作成術

公開日2025/06/29 更新日2025/06/27 ブックマーク数
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書類管理の基本と実践ステップ｜効率化に役立つ社内ルール作成術

「社内での書類の管理ができていなくて、こんな状態で良いのだろうか？と危機感を感じている」

「デスクが煩雑になっている従業員が多く、書類の管理ルールを作ろうと思っている」

契約書や請求書、議事録、顧客や取引先から届いた封書、採用関連の書類など、会社で取り扱う書類は多岐に渡り、整理しても整理しても日々増えてしまうものです。

自分の書類は整理できていても、書類の管理を適切に行えていない人がいれば、書類を紛失したり必要な時に見つからなくなったりして、業務が滞ってしまう原因になりかねません。

この記事では、社内の書類管理を理想的に行うための「書類管理ルール」の作成ステップについて詳しく解説していきます。

社内の書類管理ルールの作成ステップ

書類管理が難しいポイントとして、最終的に保管する前の「一時的な保管（一次保管）」のタイミングでの管理が難しい点にあります。

この記事では、一次保管を含めて、書類ごとに理想的な管理方法を策定するためのポイントを解説していきます。また後半では、書類管理を効率化する方法についても解説します。

「社内での書類管理をしっかりと行いたい」「どのように進めていけばいいかわからない」という方はぜひ最後までお読みください。

目次本記事の内容

  1. 1. 適切な書類管理には社内ルール作りが必須
  2. 2. 社内の書類管理ルールの作成ステップ
  3. 3.【書類の種類別】理想的な書類管理のポイント
  4. 4. 書類の管理を効率化するポイント3つ
  5. 5. 書類管理の効率化ならAIで登録を自動化できる「OPTiM 文書管理」がおすすめ
  6. 6.まとめ

1. 適切な書類管理には社内ルール作りが必須

社内で適切に書類を管理するためには、社内で書類管理のルールを決めて、そのルールを遵守して業務を進めていく必要があります。

書類管理で社内ルールが重要な理由

・理由1：書類の管理方法が多岐に渡るから

・理由2：保存期限やルールが決まっている書類もあるから

・理由3：書類管理ルールがないと紛失・改ざんのリスクがあるから

それぞれ理由を説明していきます。自社での書類管理の状況をイメージしながら、読み進めてみてください。

1-1. 社内ルールが重要な理由1：書類の管理方法が多岐に渡るから

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主な事業として、農業・建設・医療分野向けのDX支援サービスや、AIを活用した文書・契約書管理のクラウドサービスを展開しています。
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