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履歴書の適切な管理方法｜保存期間・法律対応・実務ポイントを解説

公開日2025/06/29 更新日2025/06/27 ブックマーク数

「履歴書を管理して保管する必要はあるのか？」
「履歴書を適切に管理するにはどうすればいいのか？」

履歴書の管理方法が定まっていなかったり、管理業務が煩雑になっていたりすることでお悩みの人もいらっしゃるでしょう。

履歴書の管理方法には、以下の2つがあります。

【紙で保存する】

向いているケース	・履歴書の数が少ない
管理方法	・五十音順でファイリングするなどのルールを決める・鍵付きのキャビネットなど、鍵のかかる場所に保管する
注意点	・退職者や不採用者の履歴書は在職者と分けてファイリングする

【データ化して保存する】

向いているケース	・履歴書の数が多い
管理方法	・拡張子、ファイルの命名規則、ファイルのパスワード設定などのルールを決める・クラウドやシステムに保存する
注意点	・紙の原本も保管が必要・退職者や不採用者の履歴書は在職者と分けてファイル保存する・破棄時はデータと原本の両方を破棄する

それぞれの管理方法については後ほど詳しく解説しますが、それぞれ気を付けるポイントも異なるため、適切な管理方法や定めるべきルールを知っておくことが大切です。

この記事では、履歴書の管理に関するルールや、適切な管理方法について解説します。
お読みいただくことで、自社にはどのような管理が適しているかがわかります。

また、履歴書の破棄方法や大量の履歴書を効率的に管理する方法も解説していますので、ぜひ最後までお読みください。

目次本記事の内容

1.履歴書の管理は法律で定められている｜3つのルール
2.履歴書の管理方法は「紙」と「データ」の2つがある
3.「3年間」の保管期間が過ぎた履歴書の処分方法
4.大量の履歴書は文書管理システムでの管理がおすすめ
5.まとめ

1.履歴書の管理は法律で定められている｜3つのルール

履歴書の管理については、法律で定められています。

具体的には、以下の通りです。

退職や死亡から5年間（3年間）保存しなければならない
違反した場合、30万円以下の罰金となる
雇用形態に関係なく保管しなければならない

まず、労働基準法の第109条には以下のように、退職、または死亡後5年保存しなければならないとされています。

記録の保存）
第百九条　使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。
引用：「労働基準法（昭和二十二年法律第四十九号）」（e-Gov 法令検索）（https://laws.e-gov.go.jp/law/322AC0000000049#Mp-Ch_12-At_109）

これに違反した場合、労働基準法の第120条により、30万円以下の罰金が科せられる可能性があるため、必ず守らなければなりません。

また、正社員やパート・アルバイトなど、雇用形態に関係なく保管する必要があります。

なお、労働基準法では保管期間が「5年」とされていますが、現状は「3年」で破棄しても問題ありません（2025年1月時点）。
なぜなら、2020年の法改正によって保管期間が5年に延長されたものの、企業の負担を考慮し、経過措置として当面は3年でもいいとされているからです。

履歴書の保管期間

現状ではいつから5年保管になるか明確になっていません。
しかし、将来的に5年に変更になることを考慮して管理することが大切です。

【不採用者の履歴書については、保管義務はない】
不採用者の履歴書については、保管義務はありません。
そのため、すぐに破棄や返却をしても問題ありません。

ただし、多くの企業は不採用者の履歴書も、6か月～1年ほど保管しています。
なぜなら、採用選考において後日何らかのトラブルが発生した際、履歴書が証拠となる可能性があるからです。

そのため、不採用者の履歴書に関しても、処分日や処分方法などのルールを定めておくことが大切です。

また、履歴書は個人情報が記載されているため、いつ処分されるかわからないと、「悪用されないか」と不安に思う応募者もいます。

あらかじめ、不採用となった場合の履歴書の取り扱いについて説明しておき、事前に了承を得ておくと、トラブルになりにくいでしょう。

2.履歴書の管理方法は「紙」と「データ」の2つがある

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