クラウドシステムの賢い選び方｜後悔しないためにも機能・コスト・サポートを比較しよう

『評判の良いクラウドシステムを導入したものの、使いこなせていない』『価格の安さに惹かれたが、現場の業務に合わなかった』――このような悩みを抱える企業は少なくありません。

近年、働き方改革やDX推進の波を受け、多様なクラウドシステムが登場しています。
人事労務、経費精算、勤怠管理など、各業務に特化したシステムは、業務効率化の強い味方です。

一方で、「導入したものの、期待した効果が得られない」という声も耳にします。

特に最近は「一体型」「統合型」といった言葉が広まり、「統合型だから良さそう」「連携がラクそう」「評判が良いから」といった理由だけで選ばれるケースもあります。

しかしそれが本当に自社の課題を解決できるシステムなのかは、別問題です。

本記事では、クラウドシステム導入でありがちな失敗要因をひも解きながら、貴社にとって最適なシステムを選ぶための具体的なポイントをご紹介します。
後悔しないシステム選定で、業務効率化と生産性向上を実現するための一助となれば幸いです。

jinjer株式会社　CPO / ジンジャー人事DX総研 所長
松葉 治朗

2014年に新卒入社したベンチャー企業で、新規事業の企画、営業、管理など幅広い業務に従事。
2015年9月に大手人材企業に転職し、クラウド型人事労務システム「ジンジャー」の立ち上げに参画。
現在は最高プロダクト責任者として、統合型データベースを軸としたHRコンパウンドサービスのプロダクト戦略の立案と実行を行いながら、ジンジャー人事DX総研（旧：jinjer HR Tech総研）の所長として、人事DXに関する様々な発信をおこなっている。

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クラウドシステム導入の「よくある失敗」

評判がよいクラウドシステムでも生じる、現場とのミスマッチ

『あの会社が導入して成功したらしいから、うちも入れてみよう』『最近流行りの統合型だからシステムをまとめてみよう』――このような導入は、失敗の元凶となりがちです。
口コミやランキングサイトで評判のよいサービスをそのまま導入したものの、自社の業務フローや文化と合わず、現場から不満の声が噴出するというのはよくある話です。

他社の成功事例は参考になりますが、貴社の企業文化、既存の業務フロー、従業員のITリテラシーは、他社とは異なります。
特に人事・総務・経理など、業務の細部が企業ごとに異なる管理部門では、導入前の綿密なすり合わせが極めて重要になります。

“見栄え”や“上申のしやすさ”といった手段で選んでしまう

多機能であることはシステムを比較する上で一見魅力的ですが、実際の運用では、使いこなすまでに時間がかかったり、そもそも必要な機能が埋もれてしまったりと、機能過多が裏目に出ることがあります。

また上司受けや社内受けが良いからといって、単純な見栄えや従業員だけがラクになる機能で選んでしまうことも、結果として導入コストに見合う効果が得られないだけでなく、システムの運用が複雑化し、かえって現場の負担が増加につながる可能性があります。

サポート体制が不十分で定着しない

新しいシステムを導入しても、困った際に適切なサポートを受けられないと、システムは現場に定着しません。
特に、導入後の不明点やトラブル発生時に、迅速かつ的確なサポートが受けられないと、従業員の不満が募り、システムの利用が敬遠されてしまう可能性もあります。
導入ベンダーのサポート体制は、システム選定において非常に重要なポイントです。

今求められるのは「正しいデータ基盤」を持つ統合型クラウドシステム

前述したような失敗を避けるために、今注目されているのが統合型システムの中でも「正しいデータ基盤を持つ統合型クラウドシステム」です。

バラバラな業務を一元管理できる統合型クラウドシステム

従来のクラウドシステムは、人事、経理、勤怠など、各業務に特化したものがほとんどでした。
そのため、複数のシステムを導入すると、それぞれのシステムに情報を二重入力したり、部署間で情報共有が滞ったりするなど、かえって業務が非効率になるケースが見られました。

統合型クラウドシステムは、これら個別の業務システムを一つにまとめ、情報を一元管理できるのが最大のメリットです。

重要なのは、単なる統合型ではなく「データ基盤を持つ」統合型システム

失敗を避ける上で“統合型”は有効な解になり得ますが、単なる統合型では実際の業務はまとめられません。

「情報の一元管理」と前述しましたが、一元管理は「1つのシステムで管理できる」ことを指します。
ですが、1つのシステムの中でデータをバラバラに管理してしまうシステムが多いのもまた事実です。

だからこそ、単一のデータ基盤で、正しい情報管理ができる統合型でなければ、「統合型」という言葉の見栄えに引っ張られてしまい、自社の要件に適合できないケースも多くあるのです。

データ連携・分析・承認フローも一体化

正しいデータ基盤を持つ統合型クラウドシステムでは、各業務のデータを軸に業務が連携されるため、より高度なデータ分析が可能になります。
例えば、勤怠データと人事データを組み合わせることで、残業時間の多い従業員へのフォローアップや、特定の部署の生産性分析などが容易になります。

また、申請・承認フローもシステム内で一元化できるため、紙での申請や複数のシステムを跨いだ承認作業が不要となり、承認スピードの向上や内部統制の強化にもつながります。
これにより、管理部門の業務効率は飛躍的に向上し、より戦略的な業務に時間を使えるようになるでしょう。

クラウドシステムの“正しい選び方”とは

では、実際にクラウドシステムを選ぶ際に、どのような点に注目すれば良いのでしょうか。
ポイントは以下の3点です。

①期待する効果や目的を先に定義し、目的をブレさせない

まずは、クラウドシステムを導入する「目的」と導入後に得たい「効果」を明確にしましょう。
『何のために導入するのか』『どのような課題を解決したいのか』を具体的に洗い出すことが重要です。
その際、実際にシステムを利用する実務の担当者の声を聞き、現状の業務フローや課題を把握することが欠かせません。
どんなに見栄えが良くても、実務担当者のニーズに合わないシステムは使われず、目的や効果が得られません。

②スモールスタート可能か／スケーラビリティはあるか

システム導入は、一気にすべてを完璧にしようとすると、かえって失敗のリスクが高まります。
まずは一部の機能や部門からスモールスタートし、段階的に導入を進められるかどうかも重要なポイントです。

また、企業の成長に合わせて利用者数が増えたり、必要な機能が増えたりすることも想定されます。
将来的に事業規模が拡大しても、柔軟に機能やユーザー数を追加できる『スケーラビリティ』があるかどうかも確認しておきましょう。

③ベンダーのサポート・改善対応の柔軟性も重視

システムの導入はゴールではなく、スタートです。
導入後も、システムを使いこなしていく上での疑問点や、業務の変化に伴う機能追加の要望などが出てくるでしょう。

そうした際に、ベンダーが迅速かつ丁寧なサポートを提供してくれるか、また、利用者の声を吸い上げてシステムの改善に柔軟に対応してくれるかどうかも、長期的にシステムを活用していく上で非常に重要です。
導入実績や、導入後のサポート体制、システムのアップデート頻度なども確認しておきましょう。

まとめ

クラウドシステムの導入は、企業の生産性を向上させ、競争力を高めるための重要な投資です。
しかし、価格や評判といった見栄えや、導入をしがらみなく進めたいといった安易な考えで選んでしまうと、期待した効果が得られず、かえってコストや労力の無駄になってしまう可能性があります。

本記事でご紹介した『よくある失敗』を避け、貴社の目的や課題、そして現場の声をしっかりとヒアリングした上で、単なる統合型ではなく自社にあった要件を叶えられる正しい統合型システム、そして手厚いサポート体制を持つベンダーを選ぶことが、後悔しないシステム選定のポイントとなります。

ぜひ、この機会に貴社のクラウドシステム選定を見直し、業務効率化と生産性向上を実現してください。
もし、既存のシステムに不満がある方や、これからクラウドシステムの導入を検討されている方がいらっしゃいましたら、ぜひ統合型クラウドシステムの選択肢も視野に入れてみてください。

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