旅費交通費とは？交通費との違いや仕訳方法を解説

営業担当者の出張や取引先訪問に伴う宿泊費など、旅費交通費は企業活動のさまざまな場面で発生します。
そのため、経理担当者が日常的に扱う経費項目であり、正確な処理が求められます。

本記事では、旅費交通費の定義や交通費・通勤費との違い、具体的な仕訳例を解説します。

旅費交通費とは？

旅費交通費とは、従業員や役員が業務命令によって通常の勤務地とは異なる場所へ移動するために必要となる費用を処理するための勘定科目です。具体的には、出張の際の移動費や宿泊費、出張手当などがこれに該当します。

これらの費用の根本的な目的は「業務の遂行」にあります。
会社の利益を生み出すために必要な移動であり、その際に発生する従業員の経済的負担を会社が補填するという考え方が基礎となっています。そのため、個人的な旅行や観光にかかる費用は、当然ながら旅費交通費として経費計上することはできません。

旅費交通費と交通費との違い

「旅費交通費」と「交通費」は、移動の範囲や宿泊の有無で区別されます。
交通費は、日帰りで完結する近距離の移動にかかる費用、一方で旅費交通費は出張のような長距離移動や宿泊を伴う場合を指し、宿泊費や出張手当も含まれます。

明確な法的規定はありませんが、多くの企業は旅費規程で区分を定めています。

旅費交通費と通勤費との違い

通勤費は、自宅から勤務地までの移動にかかる費用で、給与と一緒に「通勤手当」として支給されます。
非課税限度額が設けられているのも特徴です。

一方、旅費交通費は業務命令による出張や取引先訪問など、業務遂行に直接必要な移動費用を指します。
処理方法も異なり、通勤費は給与計算で、旅費交通費は経費精算で処理されます。

旅費交通費に該当するもの

旅費交通費に計上できるのは、業務との関連が明確な費用に限られます。
ここでは、旅費交通費に該当する代表的な項目を紹介します。

電車・バス・新幹線・飛行機

出張時の公共交通機関の運賃は旅費交通費の基本例です。
電車・バス・新幹線・飛行機の利用料が含まれ、役職や距離に応じた利用基準を社内規程で定めるのが一般的です。
回数券や定期券も業務利用分であれば旅費交通費として処理できます。

宿泊費

出張に伴うホテルや旅館の宿泊費も対象です。
朝食込みの宿泊プランは含まれますが、ルームサービスやバーでの飲食は対象外です。
多くの企業は役職や地域に応じた上限額を規程で設け、宿泊費とその他費用を分けて精算します。

出張手当（日当）

領収書で精算しにくい食費や雑費を補うのが出張手当です。
一定額なら非課税で、会社側は全額を損金算入できます。
支給には「出張旅費規程」が必要で、社会通念上の範囲を超える金額は課税対象になる点に注意が必要です。

海外渡航費・赴任旅費

海外出張では航空券やビザ代、保険料などが旅費交通費に含まれます。
赴任時は家族の渡航費や荷物輸送費も対象ですが、長期赴任は税務上の取り扱いが複雑になるため専門家への確認が望まれます。

ガソリン代・高速道路・駐車場代

車を業務利用した際のガソリン代や高速料金、駐車場代も対象です。
ガソリン代は実費または距離単価方式で精算し、高速料金や駐車場代は領収書に基づいて処理します。

旅費交通費の仕訳例

基本的な仕訳例と特殊なケースについて確認していきましょう。

基本的な旅費交通費の仕訳

領収書がない場合の処理

電車やバスをICカードで利用した場合や、領収書を受け取り忘れた場合でも経費精算は可能です。
その際は「出金伝票」を作成し、日付・利用区間・金額・目的などを記載します。

出金伝票が領収書の代わりとなり経費計上できますが、精算書や報告書に利用区間や金額を正確に記載することが必要です。

インボイス制度による旅費交通費への影響

2023年10月1日から始まったインボイス制度は、旅費交通費の精算にも影響を与えています。
仕入税額控除には原則インボイス保存が必要ですが、立替経費の中には入手が難しいものもあります。

そこで設けられているのが「出張旅費等特例」と「公共交通機関特例」です。
前者は出張旅費・宿泊費・日当など通常必要と認められる部分について、後者は3万円未満の電車・バス・船舶の運賃について、インボイスがなくても控除が認められます。

これらを適用するには、旅費精算書など帳簿への記録が必要です。
一方、タクシー代やレンタカー代はインボイス対応領収書が必須となるため、従業員への周知徹底が欠かせません。

参考：インボイス制度における特例②（出張旅費等特例）｜国税庁

参考：公共交通機関特例の対象｜国税庁

FAQ｜旅費交通費に関するよくある質問

Q. 取引先との会食場所までのタクシー代は、旅費交通費？接待交際費？

ケースバイケースですが、会食という「接待」が主目的であるため、「接待交際費」として処理するのが一般的です。
ただし、遠方の取引先へ出張し、その一環で会食が行われた場合など、出張という大きな枠組みの中で発生した移動費用であれば、旅費交通費に含めても問題ないでしょう。

Q. 従業員がマイカーで出張した場合のガソリン代の精算方法は？

最も一般的なのは、社内規程で定めた距離単価（例：1kmあたり15円など）に、業務で走行した距離を乗じて支給する方法です。
この方法であれば実費を客観的に計算でき、従業員間の公平性も保てます。

Q. 出張を延泊して観光した場合の宿泊費や交通費の扱いはどうなりますか？

業務に必要な日数分の宿泊費と、自宅から出張先までの往復交通費のみが旅費交通費として認められます。
観光目的で延泊した分の宿泊費や、観光地への移動費用は完全に個人的な支出となるため、経費として精算することはできません。

まとめ

旅費交通費は、企業の経済活動において必要不可欠な経費です。
その範囲は広く、処理方法も多岐にわたるため、経理担当者にとっては正確な知識と柔軟な判断力が求められる分野でもあります。

まずは、交通費や通勤費との違いを正しく理解することから始めましょう。
そのうえで、出張手当や領収書のない経費の処理方法など、自社の状況に合わせたルール（出張旅費規程）を整備することが、トラブルを防ぎ、経費精算業務を効率化する第一歩となります。
また、旅費交通費を含む経費精算業務の効率化を図るためにも、経費精算システムの導入や見直しも有効な手段です。

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