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社内文書の電子化方法を種類別に解説｜メリット・注意点・導入ステップ

公開日2025/10/04 更新日2025/10/03 ブックマーク数

近年、テレワークの普及や働き方改革、そして電子帳簿保存法・e-文書法といった法制度の改正により、企業における社内文書の電子化は避けて通れない課題となっています。

紙のままの文書管理では、検索や共有に時間を要したり、保管コストや改ざん・消失のリスクが課題として挙げられます。

こうした課題を解消できるのが電子化ですが、社内文書の種類によっては複数の方法があり、どれを選ぶかで効果も運用負荷も大きく変わります。

代表的な電子化方法は以下の4つです。

・スキャン＋PDF保存

・AI-OCRによるテキスト化

・メタデータ付与・タグ分類

・文書管理システムによる一元管理
これらは単独でも組み合わせても活用できますが、自社の業務内容や法令対応の必要性、予算、ITスキルによって最適解は異なります。

本記事では、この社内文書電子化種類をわかりやすく比較し、それぞれのメリット・注意点・導入ステップを解説します。最後まで読めば、自社に合った方法を選び、電子化の効果を最大化するための道筋が明確になるはずです。

【表1：社内文書の種類別の電子化方法と特徴比較表】

電子化方法	特徴	メリット	注意点	適したケース
スキャン＋PDF	書類をスキャンし、PDF形式で保存	画像で原本を保存できる	文字検索はできない	契約書や報告書など
AI-OCR	AI技術を用いて文字を自動認識	テキスト検索が可能になる	認識精度に限界がある	帳票類や手書き文書など
メタデータ付与	ファイルにメタデータを追加・管理	属性情報で文書を整理できる	手動でのメタデータ入力が必要	規程・規則や参考資料など
文書管理システム	文書やファイルを一元管理するシステム	権限管理や共有が容易	コストが高く、導入に時間がかかる	あらゆる文書を一元管理したい

目次本記事の内容

1. 社内文書を電子化する目的と得られる効果性
2. 社内文書の電子化における主な種類と特徴
3. 種類別メリット・デメリット比較
4. 社内文書の電子化方法の選び方
5. 種類別電子化の導入ステップ
6. 導入時によくある失敗と回避策
7. 業種別・文書種別おすすめ電子化パターン
8. まとめ

1. 社内文書を電子化する目的と得られる効果

1.1. なぜ社内文書の電子化が必要なのか

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記事提供元

株式会社オプティムは「ネットを空気に変える」を企業理念とし、AI、IoT、ロボティクス技術を活用したソリューションを提供しています。
主な事業として、農業・建設・医療分野向けのDX支援サービスや、AIを活用した文書・契約書管理のクラウドサービスを展開しています。
東証プライム市場に上場しており、企業や自治体など幅広い顧客への導入実績があります。