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文書管理の目的と効率化のポイント｜分類方法と整理術を徹底解説

公開日2025/11/09 更新日2025/11/07 ブックマーク数
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文書管理の目的と効率化のポイント｜分類方法と整理術を徹底解説

目次本記事の内容

  1. 1. 文書管理とは「文書を整理してすぐに活用できるようにすること」
  2. 2. 文書管理の目的は大きく2つ
  3. 3. 適切な文書管理で得られる効果
  4. 4. 文書管理に取り組むデメリット
  5. 5.【実際の事例】文書管理を行わないことによるリスク
  6. 6. 文書管理をまだやっていない場合は今すぐ取り組むべき
  7. 7. 文書管理を進める基本ステップ
  8. 8. 効率的な文書管理を進めるポイント

「文書管理したほうがいいのはわかるが、自社も取り組むべきなのかわからない」

「自社はあまり文書管理できていないけど、そもそも文書管理とは何をすることなのか？」

文書管理がきちんとできていないと認識しながらも、取り立てて大きな問題が起こっていないために実践に踏み出せていない企業も多いかもしれません。

そもそも文書管理とは、必要な文書を必要な時に活用できるように、適切な状態で管理しておく活動のことです。

業務の効率を高め、会社を守り成長させるには、こうした適切な文書管理は欠かせません。

コクヨ株式会社が2017年に行った調査によると、週に書類を5日以上検索する有識者は、1日のうちの20分を書類探しに費やしていることがわかりました。

コクヨ株式会社「書類を探す時間は“1年で約80時間”」

コクヨ株式会社「書類を探す時間は“1年で約80時間”」

つまり1年間の労働日数に合わせて年換算すると、1年間で約80時間が書類探しのために失われていることになります。従業員一人ひとりに発生している「書類探し」の時間を、もっと本質的な業務に充てることができたなら、会社全体の生産性は大きく高まるでしょう。

さらに、適切な文書管理ができていない状態は、コンプライアンスリスクを抱えているといえます。多額の費用負担が発生したり、会社の信頼を失ったりする事態に陥る危険性が高い状態なのです。

こういった事態を回避するためには、文書を活用しやすく、法的に問題のない状態に整えておく仕組みづくりをしていかなければなりません。その手段となるのが文書管理です。

本記事では、文書管理の目的や効果、文書管理を行わないことのリスクなどを解説し、文書管理に取り組む基本ステップやポイントをまとめました。

文書管理の重要性をしっかりと理解できるため、あなたの会社で文書管理を推進するかどうかを自信をもって判断し、一歩踏み出せるようになります。

会社を守る役割を担う文書管理について、理解を深めていきましょう。

1. 文書管理とは「文書を整理してすぐに活用できるようにすること」

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