Gmailで外部メールが使えなくなる？2026年1月の仕様変更と管理部門が取るべき対策

管理部門や士業にとって、Gmailはもはや単なるメールサービスではありません。
日々届く顧問先や取引先からの連絡、代表メールの対応、過去のやり取りの検索まで、業務を支えるインフラとして欠かせない存在です。

しかし近年、その利便性を支えてきた「外部メール」の扱い方に、大きな転換点が訪れています。
Gmailでは近年、セキュリティ強化や仕様見直しが進められており、2026年1月以降、外部メールの「POP受信」およびGmailifyは、従来の仕様では利用できなくなる予定です。
そのため、従来の運用方法では今後継続できない可能性があります。

本記事では、Gmailにおける外部メールの基本から、仕様変更の正確な内容、そして管理部門・士業が今後取るべき現実的な対策までを、実務視点でわかりやすく整理します。

そもそもGmailで「外部メール」とは何を指すのか

Gmailにおける外部メールとは、Gmail（@gmail.com）以外のメールアドレス宛に届いたメールを指します。
たとえば、Gmailの受信トレイに表示されていても、そのメールが独自ドメインのアドレスや他社サービス宛に送られたものであれば、それは外部メールです。

「Gmailで読めている＝Gmailのメール」という認識は、実は正確ではありません。この認識のズレが、後述する仕様変更を理解しにくくしている原因でもあります。

Gmailにおける外部メールの代表的な受信方法

外部メールの代表例としてまず挙げられるのが、独自ドメインメールです。
info@company.co.jpやaccounting@office.jpといったアドレスは、多くの場合Gmailとは別のメールサーバーで運用されています。
そのほか、プロバイダが提供するメールアドレスや、Outlook.com、Yahoo!メール、iCloudメールなどの他社メールサービスも外部メールに該当します。
こうした多様なメールアドレスを、どのようにGmailで扱ってきたのでしょうか。

これまで主流だったのがPOP受信です。
Gmail側が外部メールサーバーに定期的にアクセスし、新着メールを取り込む仕組みで、「他のアカウントのメールを確認」という設定から利用されてきました。

加えて、特定の外部メールをGmailの操作画面で扱えるGmailifyも、利便性の高い方法として活用されていました。

ほかにも、外部メール側でGmailへ自動転送する方法や、IMAP対応のメールアプリで複数アカウントを並列管理する方法があります。
見た目は同じ「Gmailで読める」状態でも、内部の仕組みは大きく異なるのです。

【重要】Gmailの仕様変更で何ができなくなるのか

利便性の高かったGmailの外部メール管理ですが、近年Googleはセキュリティ強化の方針を明確に打ち出しています。
その影響を最も受けているのが、外部メール関連の機能です。

Googleが発表した変更内容の要点

Googleは公式ヘルプにおいて、2026年1月以降、Gmailにおける外部メール取り込み機能（POPとGmailify）について、提供を終了する予定であることを案内しています。

この結果、Gmail側の設定だけで外部メールを安定的に取り込む従来の運用は、今後も同じ形で継続できるとは限らない状況になっています。
影響が出るタイミングは利用状況によって異なりますが、利用環境や外部メールサービスによっては、新規設定が行えないケースが確認されています。

「外部メールが使えなくなる」は誤解？

ここで誤解を避けたいのは、すべての外部メールが受信できなくなるわけではないという点です。
影響を受けるのはあくまで特定の受信方法や設定であり、自動転送やIMAPなど、別の手段を使えば引き続き管理は可能です。

ただし、「特別な設定を意識せずともGmailに集約できる」という従来の感覚は、見直しが必要になります。

また、従来Gmail側からPOPを使って自動受信していたメールはWeb版Gmailで同期出来なくなりますが、過去の受信メールが突然消えることはありません。
ただし、新着メールが届かなくなることで、業務に支障が出る可能性は十分にありますので、注意が必要です。

影響を受けるのはどんな人？

今回の仕様変更で特に影響を受けやすいのは、Gmailの設定で「他のアカウントのメールを確認」を使っている人です。
また、複数の外部メールアドレスをGmailに集約し、1つの受信トレイですべて管理している場合も注意が必要です。

日常業務に深く組み込まれている仕組みほど、変更に気づきにくく、受信できなくなってから問題が顕在化しがちです。
「今も使えているから問題ない」と油断していると、ある日突然メールが届かなくなり、重要な連絡を見逃すリスクがあります。

Gmailで外部メールを使い続けるための現実的な対策

仕様変更によって従来の方法が使えなくなっても、Gmailで外部メールを管理する道が閉ざされたわけではありません。
ここでは、業務で使いやすい現実的な対策を三つ紹介します。

対策①：外部メール側でGmailへ自動転送する

もっともシンプルなのが、外部メール側でGmailへの自動転送を設定する方法です。
Gmail側の仕様変更の影響を受けにくく、設定も比較的容易です。

外部メールサーバーの管理画面から「受信したメールを自動的にGmailへ転送する」という処理を設定すれば、これまでと同じようにGmailの受信トレイで外部メールを確認できます。
設定方法の詳細は、Googleの公式ガイド「Gmailのメールを自動転送する」をご確認ください。

ただし、これらの方法には2点注意が必要です。

一つ目は返信時の送信元アドレスです。
Gmailから返信すると、意図せず個人のGmailアドレスが表示されることがあります。
管理部門で利用する場合は、「別のアドレスから送信」の設定や運用ルールを明確にしておくことが欠かせません。
相手に届くメールの送信元が統一されていないと、信頼性を損なう可能性もあります。

そしてもう一つは、受信拒否や迷惑メールフォルダへの隔離が起きかねない点です。
2024年以降、Googleはセキュリティ対策として「送信ドメイン認証（SPF/DKIM/DMARC）」が不十分なメールの受信を厳格化しています。
外部メールを単に転送するだけでは、Gmail側から「なりすましメール」と判定される事例が確認されていることにもよく留意してください。

対策②：IMAP対応メールアプリで一元管理する

IMAP対応のメールアプリを使えば、Gmailと外部メールを並列で管理できます。
Gmailアプリ、Outlookアプリ、Thunderbirdなどが代表的な選択肢です。

IMAPはサーバー上のメールと同期する方式のため、複数端末や複数人での管理に向いています。
POPのように「メールを取り込む」のではなく、「サーバー上のメールを見に行く」仕組みなので、既読・未読の状態やフォルダ構成が複数のデバイス間で同期されます。

Gmailにすべて集約するのではなく、「確認する場所をまとめる」という発想に切り替えることで、安定した運用が可能になります。
顧問先ごとにアカウントを切り替えながら確認する形になりますが、むしろメールの出所が明確になり、管理しやすいと感じる人もいるでしょう。

対策③：業務用ならGoogle Workspaceを検討

業務利用が前提であれば、Google Workspaceの導入も有力な選択肢です。
独自ドメインをGmail環境で直接運用できるため、そもそも外部メールを取り込む必要がなくなります。

権限管理やセキュリティ設定を組織単位で管理できる点は、管理部門・士業にとって大きなメリットです。
たとえば、退職者のメールアカウントを組織全体で引き継ぐ際の手続きが明確になりますし、アクセス権限を細かく設定することもできます。

また、有償サービスであるGoogle Workspaceは、業務利用を前提とした設計やサポートが用意されており、個人向けGmailと比べると、仕様変更の影響を受けにくい運用がしやすい点も特徴です。
無料版のGmailはGoogleの判断で機能が追加・削除される可能性がありますが、Google Workspaceのような企業向けサービスでは、安定性が重視されるため、急な変更の影響を受けにくくなります。

コストはかかりますが、業務の継続性や情報管理の確実性を考えれば、決して高い投資ではないと感じる企業や事務所も多いはずです。

まとめ｜Gmailを業務で使うなら今すぐ外部メール設計を見直そう

Gmailは業務利用にも十分耐え得る優れたツールですが、外部メールの設計を誤ると、仕様変更によって業務が止まるリスクを抱えます。

「今も使えているから問題ない」ではなく、「今後も使い続けられるか」という視点で、Gmailと外部メールの関係を見直すことが重要です。

外部メールの扱い方一つで、日々の業務の快適さは大きく変わります。
Gmail依存から一歩進んだメール管理設計を、今こそ考えてみてください。

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