会計事務所の業務を効率化する方法おすすめのITツール3選

公開日2020/02/02 更新日2020/02/03 ブックマーク数

1.なぜ会計事務所に業務効率化が必要なのか

仮に人件費をコスト（費用）であると捉えたとき、会社にとってはコストに見合った利益を出せていなければ赤字になってしまいます。そこで、費用対効果を最大限に引き出すためには、その職場で働いている一人ひとりの業務効率を引き上げることが重要な課題となります。

もともと、会計事務所に限らず、日本の職場は全体的に国際比較で業務効率がよくないとされています。その業務効率の悪さが、日本国内での残業の多さの一因になっていると考えられているのです。業務効率が慢性的に悪化している最大の原因が、業務に対するモチベーションの低さだといわれています。また、「労働が美徳だ」「ラクして稼ぐなんて、バチが当たる」と考えられている伝統も、合理性を考えず、残業代を稼ぐためにダラダラ職場に居残ってしまう傾向に影響しているとされています。

欧米諸国では、社会人でも1カ月以上のバカンス（長期休暇）をとることが一般的となっています。また、たとえ仕事が残っていても定時になれば帰社することも当たり前です。また、宗教などの影響で、労働は罰だという一般的な認識となっているため、徹底的に業務効率を考えるのです。

ただし、そのような認識の差が、ひとりあたりGDP（国内総生産）の差に表れているといえるのです。日本は世界第3位のGDP値を誇りますが、ひとりあたりGDP（名目）は、世界第25位となってしまいます（2017年統計）。

2.会計事務所ではどのような業務効率化を行うべきか

業務効率化には、おもに2つのアプローチがありえます。
それは「無駄を省くこと」と「組織のパフォーマンスを上げること」です。

まずは、会計事務所内における「無駄」を徹底的に探してみましょう。
ほとんどの会計事務所では、OA化され、会計ソフトが導入されていることでしょう。しかし、それだけで効率化・合理化が図られていると思いこむのは大間違いです。
肝心な最終許可を得る段階で、紙を回して稟議をはかったり、社内で余計な手続きを義務づけ、手続きを踏んでいなければやり直しを課されたりしていれば、それだけで大幅なロスです。

限られた労働力を、余計な業務に振り分けることなく、クライアントの喜びや利益向上のために何をすべきなのかを明確にした上で、その目的を達成するための業務に集中して労働力を投入する判断をしなければなりません。

形式的な手続きを踏んでいるかどうかを可視化するよりも、クライアントの利益を上げて、事務所の利益も向上できる仕事に集中しているか、その業務内容を可視化させるほうが、よっぽど有意義です。

そして、コスト改善の施策を採ったならば、必ず費用対効果が上がっているかどうかを数字に出して把握しましょう。数字のプロである会計事務所が、生産性の向上だけを「どんぶり勘定」にしてはならないのです。

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