勤怠管理システムの打刻方法ってどういうものがある？

従業員の出退勤を正確に管理する上では、勤怠打刻は欠かせません。給与状況にも関連してくるため、企業・従業員双方にとって、勤怠管理を適切に行うことはトラブルを避けるためにも重要です。

最近では、打刻方法が簡単で、「打刻のし忘れ」などのミスもなくせる勤怠管理システムが多数開発されています。導入により労働時間の把握が容易になり、給与計算も効率化できることが多いです。そこで今回は、最新の勤怠管理システムの打刻方法について詳しく解説します。

タイムカードを使った勤怠管理にはミスや不正が起こり得る

従来のタイムカードを使った打刻による勤怠管理だとどうしても起こってくるのが従業員による打刻忘れのミスです。出勤時と退勤時に打刻するものと頭では理解していても、会議・打ち合わせなどでオフィスを頻繁に出入りしていると、いざ退勤するというときに打刻を忘れてしまう従業員も出てきます。

また、古い打刻システムだと、打刻を完了するまでに手間がかかることも多いです。打刻を終えるまでに複数のステップを踏む必要があったり、完了までに時間がかかったりすると、打刻を行うことが面倒になる従業員もいます。

さらに、企業側にとってはダメージとなるのが、不正打刻です。例えば、遅刻しそうな場合に、自分に代わって同僚の従業員にタイムカードを打刻してもらう、退社時刻を打刻せずに労働時間を数時間上乗せして申告する（またはその逆）といった行為です。

従業員が数百名、数千名もいる企業になると、手作業で日々管理することは困難といえます。何年も不正行為が行われてから、ようやく発覚するという事態も多いです。その間、企業はずっと不当な損失を受けてしまいます。

勤怠管理システムを導入して問題を解決

勤怠管理システムとは、社員の出退勤の管理を自動で行うシステムのことで、入力されたデータをもとに、欠勤、休暇、給与といった計算もシステムの側で行ってくれます。

典型的なシステム導入例としては、入退室管理システムと併用するタイプです。オフィスの入り口に認証装置を設置して従業員の出退勤を管理するシステムで、各従業員はカードをかざす、手をかざすといった簡単な動作をするだけで、出勤・退勤時の打刻を行えます。

こうした勤怠管理システムにおける最大特徴は、先に挙げたようなミスや不正を防止しやすい、という点です。認証を受けなければオフィスに入れない環境を作れば、打刻のし忘れは生じ得ないでしょう。

また、勤怠管理システムは労働時間や残業時間の計算も瞬時に行ってくれるので、労務にかかわる事務作業の軽減化も図れます。システム導入には一定のコストはかかりますが、活用することで得られるメリットは大きいといえるでしょう。

多様化する勤怠管理システムの打刻方法

現在、勤怠管理システムは日々進化しつつあり、打刻方法も多様化しつつあります。打刻方法には大きく分けて、パソコンを使用するものと、パソコンを使用しないものの2種類があるので、それぞれご紹介しましょう。

・パソコンを必要とする機器による打刻方法

パソコンを使った打刻方法としては、ICカードあるいは静脈認証による打刻を行えるUSB機器を接続する場合、あるいはインターネットを用いたものがあります。ICカードを使った打刻は、カードを機器に触れさせると出退勤の記録が残るというシステムです。

打刻に用いられるICカードの読み取り機は対応力が高いものが多く、SuicaやPASUMOのような通勤時に使用する交通系ICカードも使用できます。そのため、機器専用の社員証などを別途作る必要がありません。

一方、静脈認証機器も、専用機器に指を入れれば出退勤の打刻ができるので、社員証などの発行が不要です。静脈認証は指の静脈における血管のパターンを読み取るので、厳格な本人認証を行えます。

インターネットを用いた方法は多くの場合クラウド型の勤怠管理を指し、機器やソフトを導入する必要がなく、最も手軽に企業に導入できる打刻方法です。具体的な使用法については、勤怠システムを開発、提供している企業によって違います。この場合、従業員個人が保有するパソコンから打刻を行うのが基本です。

・パソコンを必要としない機器による打刻方法

近年、パソコンではなくスマホから打刻を行える勤怠管理システムも登場しています。スマホにはGPS機能が付いているため、システム上どこから打刻を行ったのかすべて把握できるようになっているので、基本的に不正は行えません。スマホから各自打刻を行うので、建設現場やイベント会場など、屋外で活動する従業員の打刻にも適しています。

また、ICカードや指紋認証、静脈認証などによる打刻をパソコンがなくても運用できる機器もあります。出入り口にパソコンを置いておく必要がないので、小さな職場などに適している打刻方法といえるでしょう。

まとめ

打刻は日々行う単純作業であるため、従業員から面倒に思われることも多いです。しかし、公的な出退勤の記録であり、決して疎かにできる業務ではありません。

従来では、従業員が出社・退社のたびに専用のカードや社員証で打刻するというのが一般的でした。しかし近年では、交通系のICカードや指の静脈パターンで打刻できるもの、各人が持つスマホで打刻できるものなど、打刻方法は多様化しています。打刻ミスや不正が多発している企業の場合、確実に打刻を行える勤怠管理システムを導入することも必要かもしれません。